Zamówienia publiczne dla wielu osób brzmią jak hermetyczny świat pełen przepisów, procedur i zawiłości prawnych. Tymczasem w praktyce to codzienność tysięcy urzędów, szkół, szpitali czy ministerstw, które wydają publiczne pieniądze, oraz firm starających się o kontrakty. Kluczowe jest jedno – wydatkowanie środków publicznych musi odbywać się w sposób przejrzysty, konkurencyjny i zgodny z ustawą Prawo zamówień publicznych. Ten poradnik został stworzony z myślą o początkujących – osobach, które po raz pierwszy spotykają się z Prawem zamówień publicznych i chcą zrozumieć, czym są przetargi, jakie obowiązki ciążą na stronach postępowania i jak wygląda cały proces – od ogłoszenia, przez przygotowanie oferty, aż po wybór wykonawcy i podpisanie umowy. Dzięki praktycznym wskazówkom, checklistom i przykładom unikniesz błędów na starcie i szybciej odnajdziesz się w świecie zamówień publicznych.

W postępowaniach o zamówienie publiczne zarówno zamawiający, jak i wykonawcy często mierzą się z wyzwaniem badania i wyjaśniania oferty w kontekście rażąco niskiej ceny. Dla zamawiających kluczowe jest, by wezwania do wyjaśnień nie były kierowane bez uzasadnienia, a wyjaśnienia wykonawcy precyzyjnie odnosiły się do składników oferty budzących wątpliwości. Z kolei wykonawcy muszą zadbać o to, by ich wyjaśnienia były spójne i odpowiednio uzasadniały obniżoną cenę bez ogólnikowych stwierdzeń, które nie potwierdzą kalkulacji. W artykule omawiamy 13 najczęstszych błędów w badaniu i wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny, w tym m.in. błędną decyzję o wezwaniu do wyjaśnień, narzucanie metodyki kalkulacji wykonawcy oraz pomijanie wyjaśnień dotyczących podwykonawców. Dowiesz się, jak unikać tych pułapek, by ocena ofert przebiegła sprawiedliwie i zgodnie z przepisami ustawy Pzp.

Umowa Pzp to fundament każdej transakcji w zamówieniach publicznych. Jej zapisy muszą być zgodne z ustawą, ale także chronić interesy stron. Określenie terminu realizacji, zasady wynagrodzenia, kary umowne czy zakres odpowiedzialności wykonawcy – to kluczowe aspekty, które mogą wpłynąć na przebieg wykonywania kontraktu. Sprawdź, jakie zapisy są obowiązkowe, czego unikać i jak zabezpieczyć się przed sporami.

Oferta w postępowaniu o udzielenie zamówienia to nic innego jak oświadczenie woli wykonawcy co do realizacji konkretnego zamówienia publicznego. Spośród złożonych w danym postępowaniu, szansę wyboru ma wyłącznie taka oferta, która nie podlega odrzuceniu. Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że jakość zaoferowanego świadczenia będzie miała znaczenie i będzie podlegać ocenie z zastosowaniem kryteriów oceny ofert przyjętych w postępowaniu, tylko wówczas, gdy oferta spełni minimalne wymogi nakreślone przez zamawiającego w treści SWZ oraz opisane w ustawie Pzp. W tym artykule, przyjrzymy się najczęściej popełnianym błędom w toku składania ofert, których skutkiem będzie odrzucenie oferty. Ich popełnienie spowoduje automatyczną dyskwalifikację z postępowania. Poznaj zasady, których trzeba przestrzegać, aby oferta miała szansę wygrać przetarg.

Wadium chroni zamawiającego przed bezpodstawną odmową podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie wykonawcy. Jeżeli wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczenia, przekazuje zamawiającemu oryginał dokumentu w postaci elektronicznej. Czy jednak zamawiający może żądać, aby wadium było opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli oryginał nie był w ten sposób sporządzony? W artykule przeczytasz także o tym, jak i kiedy zamawiający zwróci wykonawcy wadium w przetargu. Dowiesz się ponad to, na co uważać, wnioskując o oddanie wadium przed ostatecznym wyborem oferty.

Prawo zamówień publicznych stanowi, że w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne zamawiający może żądać wniesienia wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia (zgodnie z art. 97 ust. 2 ustawy Pzp). Ile procent wadium można ustalić dla procedur krajowych? Przy mniejszych zamówieniach zamawiający może określić kwotę wadium w wysokości maksymalnie 1,5% wartości zamówienia.

Zamawiający dokonuje wyboru oferty spośród tych niepodlegających odrzuceniu. Tylko takie oferty zostaną dopuszczone do etapu oceny ofert, co oznacza, że cena i dodatkowe parametry jakościowe zaoferowanego świadczenia będą miały znaczenie wyłącznie wówczas, gdy oferta zostanie pozytywnie zweryfikowana podczas badania ofert. Etap ten następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert. Polega on na zestawieniu treści oferty oraz załączonych do niej dokumentów, a także okoliczności złożenia oferty z 18 przesłankami odrzucenia, enumeratywnie wymienionymi w art. 226 ust. 1 ustawy Pzp. Wydaje się, że świadomość w zakresie okoliczności dyskwalifikujących złożoną ofertę jest szczególnie istotna dla wykonawcy. Z tego powodu w artykule przedstawiamy  najistotniejsze kwestie mające wpływ na dokonaną przez zamawiającego weryfikację.

Jakie działania – w praktyce – musi podjąć zamawiający, gdy otrzyma odwołanie od wykonawcy? Czy zawsze powinien przesłać kopię innym uczestnikom postępowania, czy może wystarczy opublikować ją na stronie WWW? Czy koniecznie jest przesunięcie terminu składania ofert? W jakich terminach podjąć kolejne kroki? Odpowiedzi znajdziesz w artykule. Sprawdź je, aby bez stresu i potknięć przejść przez ten proces.

Platforma e-Zamówienia to kompleksowy system do przeprowadzenia elektronicznych zamówień publicznych. Zamawiający za jej pomocą dokonuje wszelkich czynności formalnych w postępowaniu, jakich wymagają od niego przepisy ustawy Pzp. Mowa chociażby o publikacji planu postępowań oraz ogłoszeń, odbieraniu i otwieraniu ofert, komunikacji z wykonawcami w toku postępowania, jak i przesyłaniu informacji do prezesa UZP. Wykonawcy z kolei za pośrednictwem platformy przekazują zapytania do treści dokumentu zamówienia, składają oferty oraz inne wymagane w toku postępowania dokumenty. Skorzystaj z praktycznych instrukcji, jak dokonać tych czynności na platformie e-Zamówienia. Polecam Twojej uwadze także pierwszą część artykułu dotyczącą platformy: „Platforma e-Zamówienia – wskazówki dotyczące rejestracji” (LINK).

W postępowaniach tzw. krajowych wykonawcy mogą zamiennie używać kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego bądź podpisu zaufanego. Podpis zaufany i podpis osobisty w zamówieniach publicznych funkcjonuje od 1 stycznia 2021 r., kiedy to weszła w życie nowa ustawa Pzp a wraz z nią elektronizacja wszystkich procedur. Sprawdź, o czym pamiętać, korzystając z różnego typu podpisów. O regułach używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w przetargach przeczytasz w artykule „Kwalifikowany podpis elektroniczny w zamówieniach publicznych”.