Czego może wymagać od Ciebie zamawiający – warunki udziału w postępowaniu krok po kroku

1. Czy zamawiający musi określić warunki udziału w postępowaniu?

Zamawiający nie ma obowiązku określania szczegółowych warunków udziału w każdym postępowaniu. Może zrezygnować z ich ustanawiania zarówno w postępowaniach krajowych, jak i unijnych. W takim przypadku wykonawca nie musi wykazywać spełniania nieustanowionych warunków. Nadal jednak, zgodnie z zasadami właściwymi dla danego postępowania, składa wymagane oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu.

2. Jakie warunki udziału w postępowaniu może określić zamawiający?

Zgodnie z art. 112 ust. 2 ustawy Pzp warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć czterech obszarów:

• zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
• uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej;
• sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
• zdolności technicznej lub zawodowej.

Zamawiający powinien określić warunki proporcjonalnie do przedmiotu zamówienia, tak aby umożliwiały ocenę rzeczywistej zdolności wykonawcy do jego należytego wykonania.

3. Czy zamawiający może określić dowolne warunki udziału w postępowaniu?

Nie. Warunki muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do jego zakresu. Zamawiający nie może stawiać nadmiernych wymagań, które nie są niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia. Powinien określać minimalne poziomy zdolności pozwalające ocenić, czy wykonawca będzie w stanie należycie wykonać zamówienie.

4. Kiedy zamawiający może wymagać od wykonawcy koncesji, zezwolenia lub licencji?

Zamawiający może wymagać posiadania koncesji, zezwolenia, licencji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli obowiązek posiadania takich uprawnień wynika z odrębnych przepisów i jest niezbędny do wykonania zamówienia. Nie może natomiast ustanowić takiego wymogu wyłącznie na podstawie własnego uznania.

5. Czy brak odpowiedniego kodu PKD wyklucza wykonawcę z przetargu?

Nie. Brak kodu PKD odpowiadającego przedmiotowi zamówienia we wpisie do CEIDG nie oznacza, że wykonawca nie może realizować danego zamówienia. Wpis kodów PKD ma charakter deklaracyjny, statystyczny i informacyjny. Jeżeli określona działalność nie wymaga szczególnych uprawnień, brak odpowiedniego kodu PKD nie uniemożliwia jej wykonywania. Potwierdza to wyrok KIO z 28 lutego 2022 r. (sygn. akt KIO 128/22, KIO 152/22).

6. Jak zamawiający powinien określić warunek dotyczący zdolności zawodowej w zakresie doświadczenia wykonawcy?

Warunek dotyczący doświadczenia powinien być jednoznaczny i zrozumiały dla wszystkich wykonawców. Zamawiający musi precyzyjnie wskazać, jakie doświadczenie uznaje za wystarczające do realizacji zamówienia. Niejasności w opisie warunku należy interpretować na korzyść wykonawcy. Zamawiający nie może na etapie oceny ofert stosować bardziej restrykcyjnej interpretacji niż wynikająca z literalnego brzmienia dokumentów zamówienia.

7. Czy zamawiający może wymagać określonego wykształcenia i doświadczenia personelu?

Tak, pod warunkiem że wymagania dotyczące wykształcenia, doświadczenia, kwalifikacji zawodowych lub uprawnień osób skierowanych do realizacji zamówienia są związane z jego przedmiotem i nie wykraczają poza niezbędne minimum. Zamawiający nie może żądać kwalifikacji, które nie są potrzebne do prawidłowego wykonania określonych czynności.

8. Czy wykonawca musi być właścicielem sprzętu wymaganego w SWZ?

Nie. Wykonawca nie musi posiadać sprzętu na własność. Istotne jest, aby dysponował narzędziami, urządzeniami i wyposażeniem technicznym niezbędnymi do wykonania zamówienia. Może korzystać z nich m.in. na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Zamawiający nie powinien narzucać określonej formy prawnej dysponowania sprzętem.

9. Czy osoby wskazane do realizacji zamówienia muszą być zatrudnione na umowę o pracę?

Nie zawsze. Na potrzeby wykazania spełniania warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej wykonawca może dysponować personelem na różnych podstawach prawnych, np. na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub zobowiązania do podjęcia współpracy.

Należy jednak uwzględnić art. 95 ust. 1 ustawy Pzp. Zgodnie z tym przepisem w zamówieniach na usługi lub roboty budowlane zamawiający ma obowiązek określić wymagania dotyczące zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, które mają cechy stosunku pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Oznacza to, że wykonawca lub podwykonawca musi zatrudniać na podstawie stosunku pracy osoby wykonujące wskazane przez zamawiającego czynności, jeżeli ich charakter uzasadnia takie zatrudnienie. Obowiązek ten dotyczy etapu realizacji zamówienia i należy go odróżnić od warunku udziału w postępowaniu dotyczącego dysponowania odpowiednim personelem.

10. Czy wykonawca musi posiadać środki finansowe odpowiadające całej wartości zamówienia?

Nie. Wykonawca nie musi co do zasady dysponować środkami pieniężnymi odpowiadającymi całej szacunkowej wartości zamówienia. Zamawiający powinien określić wymagany poziom środków finansowych lub zdolności kredytowej proporcjonalnie do przedmiotu zamówienia.

Przy robotach budowlanych zamawiający powinien uwzględnić m.in. harmonogram prac, terminy płatności, zaliczki i płatności częściowe, tak aby wymagany poziom zdolności finansowej odpowiadał rzeczywistym potrzebom związanym z realizacją zamówienia.

11. Jak zamawiający sprawdza sytuację ekonomiczną i finansową wykonawcy?

Zamawiający może oceniać sytuację ekonomiczną lub finansową wykonawcy na podstawie m.in.:

• minimalnych rocznych przychodów;
• informacji wynikających ze sprawozdań finansowych, w szczególności stosunku aktywów do zobowiązań;
• posiadania odpowiedniego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej;
• określonej zdolności kredytowej lub posiadanych aktualnie na koncie firmowym środków finansowych.

Wymagania te muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i umożliwiać ocenę zdolności wykonawcy do jego realizacji.

12. Jakiej wysokości przychodów może wymagać od wykonawców zamawiający?

Zgodnie z art. 115 ust. 2 ustawy Pzp minimalne roczne przychody wymagane od wykonawcy nie mogą przekraczać dwukrotności wartości zamówienia. Wyjątek dotyczy należycie uzasadnionych przypadków związanych z przedmiotem zamówienia lub sposobem jego realizacji. Zamawiający musi wówczas wskazać w dokumentach zamówienia powody zastosowania wyższego wymagania.

13. Czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej musi mieć wpis do CEIDG, aby móc ubiegać się o zamówienie?

Nie. Zamawiający nie może wymagać wpisu do rejestru przedsiębiorców od osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Warunek dotyczący zdolności do występowania w obrocie gospodarczym pozwala wymagać wpisu do odpowiedniego rejestru zawodowego lub handlowego od wykonawców prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową.

4. Jak certyfikacja wykonawców wpływa na określanie warunków udziału w postępowaniu w 2026 i 2027 roku?

Od 12 lipca 2026 r. obowiązują przepisy dotyczące certyfikacji wykonawców zamówień publicznych. Wprowadzono również regulację zobowiązującą zamawiających do stosowania określonych w przepisach wykonawczych poziomów zdolności technicznej lub zawodowej, z przewidzianymi wyjątkami.

W przypadku zamówień na roboty budowlane rozporządzenie określające poziomy zdolności zostało opublikowane 23 października 2026 r., ale wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu zamawiający nie mają obowiązku stosowania poziomów zdolności określonych w tym rozporządzeniu.

Przepisy dopuszczają odstępstwo od ich stosowania również wtedy, gdy charakter zamówienia na to nie pozwala albo dla danego przedmiotu zamówienia nie określono odpowiednich poziomów zdolności. Zamawiający musi wskazać taką okoliczność w dokumentach zamówienia.

Katalog dokumentów, których zamawiający może żądać od wykonawców, aby sprawdzić, czy spełniają warunki, znajdziesz tutaj:

Podmiotowe środki dowodowe w przetargach – jakie dokumenty składa wykonawca z ofertą i kiedy zastąpić je certyfikatem?