Odrzucenie oferty Pzp – katalog przesłanek wraz z praktycznymi wskazówkami

FAQ – odrzucenie oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia

1. Kiedy zamawiający odrzuca ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne?

Zamawiający ma obowiązek odrzucić ofertę, jeżeli wystąpi co najmniej jedna z sytuacji określonych w art. 226 ust. 1 ustawy Pzp. Katalog przesłanek odrzucenia ofert jest zamknięty, co oznacza, że zamawiający nie może odrzucić oferty z innych powodów, według własnego uznania.

2. Jakie są powody odrzucenia oferty?

Do przykładowych powodów odrzucenia oferty należą m.in. niezgodność jej treści z warunkami zamówienia, rażąco niska cena, błędy w obliczeniu ceny, nieprawidłowe wniesienie wadium czy złożenie oferty po terminie.

3. Czy zamawiający musi uzasadnić odrzucenie oferty?

Tak, powiadomienie o odrzuceniu oferty musi zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, w tym wskazanie odpowiedniej przesłanki z art. 226 ust. 1 ustawy Pzp. Zamawiający powinien przedstawić wszystkie faktyczne przyczyny odrzucenia oferty. Niedopuszczalne będzie wskazywanie nowych powodów dopiero na etapie postępowania odwoławczego.

4. Kiedy zamawiający zawiadamia o odrzuceniu oferty?

Zamawiający informuje wykonawców o odrzuceniu ofert niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej (zgodnie z art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp).

5. Jakie są warunki odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp? Kiedy oferta jest niezgodna z SWZ i podlega odrzuceniu?

Podstawą odrzucenia oferty zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp jest niezgodność jej treści z warunkami zamówienia.

Oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia, jeżeli oferowane świadczenie nie odpowiada wymaganiom określonym przez zamawiającego, np. w zakresie ilości, jakości, sposobu realizacji lub innych istotnych elementów zamówienia. Niezgodność może również wynikać z braku wymaganych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia lub z przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających niespełnienie wymagań.

6. Czy zamawiający może poprawić ofertę zamiast ją odrzucać?

Tak. Jeżeli stwierdzona niezgodność oferty z warunkami zamówienia stanowi omyłkę, której poprawienie nie spowoduje istotnej zmiany treści oferty, a sposób dokonania poprawy można ustalić na podstawie jej treści, zamawiający dokonuje korekty na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. W takim przypadku oferta nie podlega odrzuceniu. Jeżeli jednak wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionuje poprawienie omyłki, zamawiający odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 11 ustawy Pzp.

7. Czy brak wymaganych dokumentów powoduje odrzucenie oferty?

Nie zawsze. Jeżeli wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów, które podlegają uzupełnieniu, zamawiający powinien wezwać go do ich uzupełnienia. Dopiero brak uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie może skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp. Obowiązek uzupełniania nie obejmuje jednak dokumentów stanowiących treść oferty ani określonych przedmiotowych środków dowodowych, w sytuacjach gdy ich uzupełnienie jest niedopuszczalne.

8. Czy oferta złożona po terminie podlega odrzuceniu?

Tak. Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp oferta złożona po upływie terminu składania ofert podlega odrzuceniu. Dla oceny dochowania terminu znaczenie ma godzina wpływu oferty na platformę zakupową zamawiającego. Nawet jednosekundowe przekroczenie terminu stanowi podstawę odrzucenia oferty.

9. Czy błędna stawka VAT w ofercie jest podstawą jej odrzucenia?

Tak, jeżeli zastosowanie niewłaściwej stawki VAT stanowi błąd w obliczeniu ceny i nie może zostać poprawione w trybie art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. W takim przypadku zamawiający odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp. Przed podjęciem decyzji powinien jednak zweryfikować możliwość poprawienia stwierdzonej nieprawidłowości.

10. Kiedy zamawiający odrzuca ofertę z rażąco niską ceną?

Zamawiający odrzuca ofertę z rażąco niską ceną, jeżeli wykonawca nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie albo przedstawione wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają zaoferowanej ceny lub kosztu. Podstawą odrzucenia jest art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp. Przed odrzuceniem oferty ze względu na rażąco niską cenę zamawiający powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

11. Czy brak wadium powoduje odrzucenie oferty?

Tak, jeżeli zamawiający wymagał wniesienia wadium, a wykonawca go nie wniósł, wniósł w sposób nieprawidłowy albo nie utrzymywał nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą, oferta podlega odrzuceniu. Wadium pieniężne musi zostać zaksięgowane na rachunku zamawiającego – samo zlecenie przelewu w terminie nie wystarcza. Odrzuceniu podlega także oferta, w przypadku której wykonawca przedłożył kopię dokumentu gwarancji zamiast wymaganego elektronicznego oryginału. Podstawę odrzucenia stanowi art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp. Wadium nie można uzupełnić po terminie składania ofert.

12. Czy brak zgody na przedłużenie terminu związania ofertą powoduje jej odrzucenie?

Tak. Jeżeli zamawiający zwróci się do wykonawcy o przedłużenie terminu związania ofertą, a wykonawca nie wyrazi wymaganej pisemnej zgody, oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp. Odrzucenie następuje również wtedy, gdy wykonawca nie wyrazi pisemnej zgody na wybór jego oferty po upływie terminu związania ofertą, w przypadku wezwania na podstawie art. 252 ust. 2 ustawy Pzp.

13. Kiedy oferta podlega odrzuceniu ze względu na cyberbezpieczeństwo?

Oferta podlega odrzuceniu m.in. wtedy, gdy obejmuje produkt ICT, usługę ICT lub proces ICT wskazane w odpowiedniej rekomendacji dotyczącej ich negatywnego wpływu na podstawowy interes bezpieczeństwa państwa. Podstawą odrzucenia może być również objęcie określonego produktu, usługi lub procesu ICT decyzją dotyczącą dostawcy wysokiego ryzyka. Przesłanki te określają art. 226 ust. 1 pkt 17 i 19 ustawy Pzp. Zamawiający powinien ustalić, jakie rozwiązania ICT obejmuje oferta, a następnie zweryfikować je na podstawie właściwych źródeł urzędowych oraz oświadczeń wykonawcy.

14. Czy ofertę wykonawcy z państwa spoza UE trzeba odrzucić?

Co do zasady zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy pochodzącego z państwa trzeciego niebędącego stroną odpowiedniej umowy międzynarodowej, chyba że zachodzą wyjątki określone w art. 16b ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy Pzp. Zamawiający może dopuścić takich wykonawców do postępowania, zamieszczając odpowiednią informację w SWZ. Jeżeli nie przewiduje takiego dopuszczenia, nie musi dodatkowo regulować tej kwestii w dokumentach zamówienia.