Teresa Andrysiak

Od 1 lipca 2026 r. obsługa Centralnego Rejestru Umów JSFP stanie się stałym elementem kontroli zarządczej w jednostce, a nie tylko technicznym wpisywaniem danych do systemu. Zamawiający musi ustalić, jakie informacje o umowie ujawnić, jak prawidłowo określić jej wartość i kiedy zastosować ograniczenia jawności. Należy także uregulować kwestie tego, kto będzie odpowiadać za wprowadzanie, publikowanie i aktualizowanie danych w rejestrze. W poniższej, drugiej części przewodnika pokazujemy, jak zorganizować ten proces w praktyce: od kont i ról użytkowników, przez terminy i korekty, po wzór testu kwalifikacyjnego, raportowanie oraz mechanizmy kontroli, które ograniczą ryzyko błędów przy obsłudze CRU JSFP. Załączamy także praktyczne wzory dokumentów, jakie warto wykorzystać przy wdrażaniu nowych przepisów w praktyce: procedurę obsługi CRU JSFP w danej jednostce zamawiającego wraz z niezbędnymi załącznikami. Pierwsza część opracowania dostępna jest tutaj: Centralny Rejestr Umów JSFP – wszystko, co musisz wiedzieć, aby prawidłowo wdrożyć przepisy (cz. I)

Centralny Rejestr Umów JSFP to nie tylko nowy obowiązek publikacyjny, ale także zadanie organizacyjne, które wymaga uporządkowania obiegu informacji w jednostce. Od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych będą musiały zapewnić terminowe przekazywanie, wprowadzanie, publikowanie, aktualizowanie, korygowanie i archiwizowanie informacji o umowach w CRU JSFP. Aby prawidłowo wdrożyć nowe przepisy, nie wystarczy samo założenie konta w systemie. Konieczne jest ustalenie, kto odpowiada za identyfikację umów, kto przygotowuje dane do publikacji, kto ocenia ograniczenia jawności, kto publikuje informacje w rejestrze oraz kto nadzoruje terminy i dokumentuje wykonane czynności. W tej zakładce znajdziesz praktyczne wzory dokumentów, które pomogą przygotować jednostkę do obsługi Centralnego Rejestru Umów JSFP. Materiały mają charakter ramowy i można je dostosować do struktury organizacyjnej, regulaminu zamówień publicznych, instrukcji obiegu dokumentów, systemu finansowo-księgowego oraz wewnętrznych procedur ochrony danych osobowych.

Od 1 lipca 2026 r. każda jednostka sektora finansów publicznych musi realizować obowiązek publikacji określonych umów w Centralnym Rejestrze Umów (CRU JSFP). CRU nie jest wyłącznie nowym systemem teleinformatycznym, ale również nowym zadaniem organizacyjnym, które wymaga uporządkowania sposobu identyfikowania umów, zakupów, aneksów, faktur, zamówień e-mailowych i tych składanych przez platformy zakupowe. Przedstawiamy kompleksowy przewodnik wdrożenia CRU w jednostkach zamawiających. Z tej części opracowania dowiesz się, czy Twoja jednostka podlega nowym przepisom, jak ocenić formę umowy podlegającej publikacji (dokumentowa, elektroniczna i in.) oraz jak zakwalifikować dany wydatek do rejestracji (np. co z abonamentem na telefonię komórkową, zwrotem kosztów delegacji pracownika, zakupem w sklepie online, zamówieniem przez telefon i in.). W drugiej części przewodnika publikujemy pełną procedurę wdrożeniową nowych obowiązków w jednostce wraz z niezbędnymi wzorami dokumentów m.in., wewnętrznym regulaminem związanym z obowiązkami dotyczącymi CRU oraz instrukcją krok po kroku, jak obsługiwać rejestr: CRU JSFP – wzór procedury obsługi CRU w jednostce, organizacja procesu publikacji, kontrola i nadzór nad realizacją (cz. II)

Sama umowa ramowa zawarta z kilkoma wykonawcami nie podlega wpisowi do Centralnego Rejestru Umów JSFP. Obowiązek ujawnienia może jednak dotyczyć zleceń cząstkowych realizowanych na jej podstawie, jeżeli w praktyce stanowią one umowy wykonawcze – konkretyzują przedmiot świadczenia, wykonawcę, termin realizacji i wynagrodzenie. Sprawdź, kiedy zlecenie cząstkowe należy traktować jak odrębną umowę podlegającą wpisowi do CRU.

Czy zamawiający musi zgodzić się na waloryzację wynagrodzenia z powodu wzrostu cen? Niekoniecznie. Nie musi on akceptować wniosku o podwyższenie wynagrodzenia tylko dlatego, że wykonawca powołuje się na wzrost kosztów. Wykonawca powinien najpierw wykazać realne podstawy do zmiany umowy. W tym celu musi przedstawić dowody, kalkulację oraz wpływ wzrostu kosztów na realizację konkretnego zamówienia. Jeżeli wykonawca przy braku zgody na waloryzację odmawia dalszej realizacji umowy, zamawiający powinien działać zgodnie z postanowieniami kontraktu. W szczególności powinien ocenić możliwość naliczenia kar umownych, skorzystania z zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wyboru właściwego trybu dokończenia robót. Poniższe omówienie opiera się na konkretnym case study dotyczącym robót budowlanych prowadzonych w trybie podstawowym bez negocjacji.

Prawo opcji nie pozwala na zamawianie dowolnego, nowego asortymentu, który nie został wcześniej wskazany w dokumentach zamówienia. Może ono obejmować jedynie zwiększenie ilości przewidzianych produktów lub – wyjątkowo – dodatkowy asortyment, ale tylko wtedy, gdy został on jednoznacznie opisany wraz z zasadami wyceny. Odwołanie się do przyszłej, nieokreślonej oferty wykonawcy narusza przepisy Pzp i prowadzi do nieporównywalności ofert.

Nie. Sama informacja o wykluczeniu wykonawcy w innym postępowaniu z powodu zmowy cenowej nie stanowi automatycznej podstawy wykluczenia w nowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający musi najpierw wezwać wykonawcę do wyjaśnień (art. 128 ust. 4 Pzp) oraz samodzielnie ocenić, czy istnieją wiarygodne przesłanki zawarcia porozumienia zakłócającego konkurencję w rozumieniu art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp. W artykule wyjaśniamy: kiedy informacja o zmowie z innego postępowania może mieć znaczenie, jak interpretować art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, jakie stanowisko zajmują KIO i TSUE, oraz kiedy zamawiający może rzeczywiście wykluczyć wykonawcę.

Nie. Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie nakładają obowiązku wypowiedzenia umowy zawartej kilka lat wcześniej na czas nieoznaczony. Jeżeli została ona zawarta zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami, może nadal obowiązywać. Jednocześnie jednak zamawiający jako jednostka sektora finansów publicznych ma obowiązek oceniać gospodarność i efektywność wydatkowania środków publicznych. Jeżeli analiza wykaże, że warunki umowy odbiegają od aktualnych realiów rynkowych, racjonalnym działaniem może być wypowiedzenie umowy i przeprowadzenie nowego postępowania zgodnie z ustawą Pzp.

Rozbieżności w dokumentacji zamówienia ujawnione po otwarciu ofert – zwłaszcza dotyczące kluczowych parametrów, takich jak termin realizacji zamówienia – rodzą pytanie o właściwą reakcję zamawiającego: czy wystarczy korekta omyłki w ofertach, czy też postępowanie należy unieważnić z uwagi na niemożliwą do usunięcia wadę. Problem omawiamy na podstawie case study, gdzie termin wykonania został wskazany niespójnie: w ogłoszeniu o zamówieniu i formularzu ofertowym jako 12 miesięcy, natomiast w SWZ i wzorze umowy jako 6 miesięcy. Sprawdź, dlaczego w tym przypadku błąd zamawiającego mógł być usunięty poprzez korektę ofert w trybie art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp oraz dlaczego unieważnienie postępowania nie było właściwym rozwiązaniem.

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę paliwa. Zgodnie z postanowieniami SWZ wykonawcy zobowiązani byli w formularzu ofertowym wskazać hurtową cenę paliwa producenta lub importera na ściśle określony dzień oraz stały upust od tej ceny. Dwóch wykonawców jako producenta/importera paliwa wskazało Orlen. Oznacza to, że wskazane przez nich ceny hurtowe – przed zastosowaniem upustu – powinny być identyczne, ponieważ ceny te są oficjalnie publikowane i jednolite dla wszystkich podmiotów. Mimo to wykonawcy podali różne wartości. Zamawiający, mając dostęp do publicznie dostępnych tabel cen hurtowych Orlen, jest w stanie jednoznacznie ustalić, który z wykonawców wskazał cenę prawidłową, a który błędną. Czy w takiej sytuacji można poprawić błędnie wskazaną cenę hurtową w ofercie w trybie art. 223 ust. 2 pkt 1 lub art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, czy też należy odrzucić ofertę jako zawierającą błąd w obliczeniu ceny, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp?