podpis elektroniczny

Podpisanie skanu oferty podpisem elektronicznym − przegląd orzecznictwa

Kwestia przygotowania oferty w postaci elektronicznej zgodnie z art. 10a ust. 5 ustawy Pzp, a w zasadzie „techniki” jej przygotowania, to przedmiot wielu wyroków KIO. Spory sprowadzają się głównie do oceny sytuacji, w której wykonawca:

sporządza ofertę „na papierze”,
podpisuje ją własnoręcznie, a następnie
skanuje i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zdarza się, że zamawiający odrzucają wówczas ofertę, traktując ją jak kopię. Sprawdź aktualną linię orzeczniczą KIO w tym temacie.

Artykuł 10a ust. 5 ustawy Pzp jest sankcjonowany nieważnością czynności wykonawcy, tym samym oferta będąca oświadczeniem woli w rozumieniu art. 60 kc, sporządzona w postaci papierowej jest nieważna. W związku z tym nie może ona wywoływać żadnych skutków prawnych, w tym także być uznana za oryginał oferty.
Oryginał oferty zostaje sporządzony dopiero po spełnieniu wymogów określonych w art. 10a ust. 5 ustawy Pzp, tj. po nadaniu ofercie postaci elektronicznej i opatrzeniu jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Żaden przepis prawa nie wskazuje, że oferta powinna stanowić formularz ofertowy uzupełniony za pomocą edytora tekstu oraz nie wyłącza możliwości konwertowania oświadczenia woli wyrażonego w formie pisemnej na formę elektroniczną.
Okoliczność, że oświadczenie woli wykonawcy zostało również złożone w wersji papierowej, nie może zabraniać wykonawcy złożenia go również w postaci elektronicznej. Brak jest przepisu prawa, który uniemożliwiłaby funkcjonowanie oświadczenia woli danego podmiotu w dwóch odmiennych formach.

Praktyczne wskazówki, jak dokonywać walidacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Pytanie:

Zamawiający sprawdzając, czy złożona elektronicznie oferta wykonawcy została prawidłowo podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, musi dokonać walidacji podpisu przy użyciu odpowiedniego oprogramowania. Zgodnie z art. 33 rozporządzenia eIDAS usługę walidacji kwalifikowanych podpisów elektronicznych może świadczyć wyłącznie kwalifikowany dostawca usług zaufania, który spełnia wymogi wskazane w tym artykule. KIO w wyroku z 13 sierpnia 2019 r. (sygn. akt 1479/19) wskazała iż „jak wynika z oficjalnej unijnej listy podmiotów zaufanych, jako kwalifikowany dostawca usług zaufania uprawniony do świadczenia usług walidacji kwalifikowanych podpisów wymieniony wymieniono m.in. podmiot Asseco Data Systems S.A. (https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/PL/9). Asseco Data Systems S.A. okazał się zatem podmiotem, o którym mowa w art. 33 rozporządzenia elDAS”.

Na polskim rynku istnieje obecnie 5 podmiotów upoważnionych do wystawiania i odnawiania kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które są wpisane do rejestru dostawców usług zaufania Ministerstwa Cyfryzacji prowadzonego przez Narodowe Centrum Cyfryzacji tj.:

1) Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych Spółka Akcyjna (Sigillum),

2) Krajowa Izba Rozliczeniowa Spółka Akcyjna (Szafir),

3) Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z. o.o. (CenCert),

4) EuroCert Sp. z. o.o. (EuroCert),

5) Asseco Data Systems Spółka Akcyjna (Certum).

Czy prawidłowy będzie proces walidacji podpisu przeprowadzony podczas badania ofert za pomocą programu udostępnianego przez ww. wystawców (kwalifikowanych dostawców usług zaufania), czy zmoże zamawiający jest zobligowany do prowadzenia walidacji wyłącznie za pomocą narzędzia wskazanego w ww. wyroku KIO? Jak powinna odbywać się walidacja kwalifikowanego podpisu elektronicznego podmiotu zagranicznego? Czy należy wówczas dokonywać walidacji podpisów za pomocą programów wskazanych na liście dostawców usług zaufania w danym kraju?

Zamawiający może samodzielnie ocenić podpis pod kątem kwalifikowanego certyfikatu

Zamawiający posługując się narzędziem do walidacji podpisu elektronicznego pochodzącego od kwalifikowanego podmiotu uprawnionego do dokonywania walidacji takich podpisów jest w stanie zweryfikować, czy złożony podpis jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie czy też nie. Nie ma on przy tym obowiązku wzywania wykonawcy do złożenia wyjaśnień (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 13 sierpnia 2019 r., sygn. akt KIO 1479/19).

Agata Hryc-Ląd
21 października 2019 r.
Nowości

Problemy ze stwierdzeniem kwalifikowalności podpisu elektronicznego

Pytanie:

Zgodnie z wymogami siwz ofertę należało − pod rygorem nieważności − podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W trakcie weryfikacji podpisu wykonawcy, status podpisu został zweryfikowany poprawnie, natomiast pojawił się komunikat, że certyfikat nie jest certyfikatem kwalifikowanym (w kontekście eIDAS). Czy w związku z tym oferta podlega odrzuceniu? W trakcie weryfikacji ustalono, iż certyfikat osoby podpisującej ofertę jest ważny, natomiast ważność stracił certyfikat podmiotu wydającego powyższy certyfikat.

Czy papierowe pełnomocnictwo zeskanowane i podpisane elektronicznie można uznać za oryginalny dokument?

Pełnomocnictwo do złożenia oferty jest kluczowym dokumentem przesądzającym o ważności złożonej oferty. W jakiej formie należy je sporządzić, aby uniknąć odrzucenia oferty? Czy zeskanowane pełnomocnictwo, podpisane następnie podpisem elektronicznym przez reprezentantów wykonawcy, jest prawidłowe? Jak postąpić w sytuacji, gdy członkowie zarządu złożyli swoje podpisy elektroniczne na pełnomocnictwie w różnym czasie? Tekst dostarcza odpowiedzi na te pytania, bazując na orzecznictwie KIO.

W przypadku formy pełnomocnictwa do złożenia oferty znajduje zastosowanie konstrukcja tzw. formy pochodnej pełnomocnictwa wynikająca z wynika z art. 99 kc w zw. z art. 14 ust. 1 Pzp. Oznacza to, że pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej, która dla swej ważności wymaga formy szczególnej, powinno być udzielone w tej samej formie.
Złożenie podpisów elektronicznych przez członków zarządu wykonawcy na skanie nieważnego dokumentu pełnomocnictwa pisemnego należy tłumaczyć w świetle art. 65 kc jako chęć udzielenia osobie elektronicznego pełnomocnictwa do złożenia oferty w imieniu wykonawcy.
Opatrzenie podpisem elektronicznym pełnomocnika zeskanowanego do postaci elektronicznej pełnomocnictwa udzielonego mu przez mocodawcę w formie pisemnej nie czyni zadość wymogowi złożenia pełnomocnictwa w oryginale.
Skoro sądy powszechne dopuściły możliwość złożenia kopii pełnomocnictwa w formie pisemnej poświadczonej przez notariusza własnoręcznym podpisem, zaś ustawodawca krajowy i europejski uznaje kwalifikowany podpis elektroniczny za równoważny podpisowi własnoręcznemu, to nie ma podstaw, aby odmówić skuteczności poświadczenia notariusza opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

9 października 2019 r.
Top tematy

Komunikat przy otwarciu dokumentu oferty „podpis posiada błąd odwracalny” – jak ocenić ofertę?

Pytanie:

Wykonawca podpisał dokument podpisem elektronicznym, przy którym widnieje zapis, że podpis posiada błąd odwracalny. Nasze programy weryfikacyjne nie mogą zweryfikować podpisu a dodatkowo pojawia się komunikat, że dokument nie został podpisany. Dokument nie posiada zewnętrznego podpisu z rozszerzeniem XADES, jednak po wejściu w szczegóły podpisu pojawia się informacja, że plik ma typ XADES. Dzwoniliśmy już nawet do firmy certyfikującej, ale nikt nie jest w stanie udzielić nam jednoznacznej odpowiedzi, co można w tej sytuacji zrobić.

Najczęściej popełniane błędy w podpisie elektronicznym

Obowiązkowa elektronizacja zamówień publicznych obowiązująca w postępowaniach powyżej progów unijnych rodzi kolejne problematyczne zagadnienia. Wiele z nich związanych jest z podpisem elektronicznym. Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Jak sprawdzić jego ważność? Jakie są najczęstsze błędy związane z podpisem elektronicznym skutkujące koniecznością odrzucania ofert? Dowiedz się z poniższego omówienia.

Agata Smerd
3 lipca 2019 r.
Top tematy

Uwaga! Nie każdy podpis elektroniczny można uznać za kwalifikowany

Celem wymogu złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest to, aby możliwe było traktowanie takiego podpisu równorzędnie z tym złożonym własnoręcznie. Jednym z elementów kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest możliwość jego walidacji przez niezależną instytucję, wydającą kwalifikowane certyfikaty i potwierdzającą przynależność uprawnień wynikających z tych certyfikatów do konkretnych osób, tj. przez figurującego w rejestrze dostawcę usług zaufania. Warto wiedzieć, w jaki sposób dokonać takiej weryfikacji, aby w konsekwencji upewnić się, że dokumenty złożone przez wykonawcę są prawidłowe. Sprawdź, na czym polegała istota sporu wokół walidacji złożonego przez wykonawcę podpisu i jakie stanowisko w tej sprawie zajęła Krajowa Izba Odwoławcza (wyrok KIO z 8 stycznia 2019 r.; sygn. akt KIO 2639/18).

Czy wiesz, jak ocenić ofertę złożoną w formie pliku .zip opatrzonego jednym podpisem elektronicznym?

Pytanie:

W postępowaniu powyżej progów unijnych pierwszy w rankingu wykonawca złożył w jednym pliku .pdf formularz ofertowy, formularz cenowy i JEDZ i podpisał je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Formularz cenowy, ofertowy oraz JEDZ to oświadczenia a nie dokumenty. Czy można je łączyć i podpisać jednym podpisem kwalifikowanym? Czy ofertę należy odrzucić? Jeśli tak to na jakiej podstawie prawnej? W siwz był następujący zapis: „(...) Oferta i załączniki do niej (tj. wymagane oświadczenia i dokumenty) powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę zgodnie z zasadami jego reprezentacji lub przez jego pełnomocnika. (...) Do oferty należy dołączyć Jednolity Europejski Dokument Zamówienia w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum (.zip). (...) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych .pdf i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.

Oferta w formie skompresowanego pliku opatrzonego podpisem elektronicznym nie zachowuje właściwej formy

Pytanie:

Zgodnie z art. 92 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp zamawiający poinformował moją firmę, że nasza oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy Pzp z uwagi na sposób złożenia przez nas oferty. Przekazaliśmy ją mianowicie, składając dokument elektroniczny w formacie poddającym dane kompresji, podpisany podpisem kwalifikowanym pracownika X. Rozpakowany dokument zawierał formularz ofertowy podpisany własnoręcznie przez członka zarządu mojej firmy oraz pełnomocnictwo dla pracownika X także podpisane własnoręcznie przez członka zarządu. Członek zarządu posiada pełne prawo do reprezentacji firmy zgodnie z KRS. Zamawiający odrzucił naszą ofertę, ponieważ stwierdził, że oferta i załączone pełnomocnictwo nie posiadają waloru oryginału a stanowią jedynie kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. Zamawiający powołał się na to, iż w przypadku przekazywania przez wykonawcę dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku.

W jaki sposób mogliśmy w tym wypadku dostarczyć dokumenty w formie oryginału, skoro platforma wymusza skompresowanie plików? Chcę odwołać się od tej decyzji zamawiającego.

Co z podpisami kwalifikowanymi złożonymi przy wykorzystaniu algorytmu SHA-1?

Na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji widnieje komunikat dotyczący możliwości stosowania algorytmu funkcji skrótu SHA-1 w podpisach kwalifikowanych.

11 marca 2019 r.
Nowości

Czy do sprawozdania należy wpisać umowę o zamówienie podpisaną w jednym a realizowaną w kolejnym roku?

Pytanie:

Czy jeśli udzielenie zamówienia miało miejsce w grudniu 2018 roku (umowa została więc zawarta w 2018 roku), ale dotyczyło usług, które będą realizowane w 2019 roku, to takie zamówienie należy wpisać do sprawozdania za rok 2018?

Czy zamawiający ma obowiązek sprawdzić prawidłowość podpisów na ofercie w procedurze odwróconej?

Pytanie:

Jak zweryfikować, czy oferta została podpisana przez umocowaną do tego osobę, skoro na etapie składania ofert wykonawcy przedstawiają jedynie JEDZ? Czy w świetle nowych przepisów należy z góry przyjąć, że oferta została poprawnie podpisana? Ofertę złożył państwowy bank powołany na mocy prawa, nie przedkładając jednocześnie JEDZ (procedura odwrócona). Zamawiający nie jest w stanie zweryfikować reprezentacji wykonawcy, bo bank nie podlega rejestracji w KRS. Do oferty dołączono pełnomocnictwa dla podpisujących ją osób, natomiast zamawiający nie wie, czy pełnomocnictwa podpisały osoby właściwe do reprezentacji wykonawcy. Czy zamawiający powinien to wyjaśnić lub wezwać do uzupełnienia dokumentów, czy założyć, że wszystko jest w porządku?

Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest tożsamy z podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP

W Informatorze UZP nr 2/2018 opublikowano opinię prawną pt. „Czy podpis profilem zaufanym e-PUAP może być uznany za równoważny podpisowi kwalifikowanemu (w kontekście składania JEDZa po 18.04.2018 r.)?”. Wynika z niej, że JEDZ podpisany profilem zaufanym jest traktowany jak złożony w niewłaściwej formie.

Justyna Rek-Pawłowska
22 października 2018 r.
Nowości