podpis elektroniczny

czy ksero to dokument elektroniczny

Czy papierowe pełnomocnictwo zeskanowane i podpisane elektronicznie można uznać za oryginalny dokument?

Pełnomocnictwo do złożenia oferty jest kluczowym dokumentem przesądzającym o  ważności złożonej oferty. W jakiej formie należy je sporządzić, aby uniknąć odrzucenia oferty? Czy zeskanowane pełnomocnictwo, podpisane następnie podpisem elektronicznym przez reprezentantów wykonawcy, jest prawidłowe? Jak postąpić w sytuacji, gdy członkowie zarządu złożyli swoje podpisy elektroniczne na pełnomocnictwie w różnym czasie? Tekst dostarcza odpowiedzi na te pytania, bazując na orzecznictwie KIO.  

  • W przypadku formy pełnomocnictwa do złożenia oferty znajduje zastosowanie konstrukcja tzw. formy pochodnej pełnomocnictwa wynikająca z wynika z art. 99 kc w zw. z art. 14 ust. 1 Pzp. Oznacza to, że pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej, która dla swej ważności wymaga formy szczególnej, powinno być udzielone w tej samej formie.
  • Złożenie podpisów elektronicznych przez członków zarządu wykonawcy na skanie nieważnego dokumentu pełnomocnictwa pisemnego należy tłumaczyć w świetle art. 65 kc jako chęć udzielenia osobie elektronicznego pełnomocnictwa do złożenia oferty w imieniu wykonawcy.
  • Opatrzenie podpisem elektronicznym pełnomocnika zeskanowanego do postaci elektronicznej pełnomocnictwa udzielonego mu przez mocodawcę w formie pisemnej nie czyni zadość wymogowi złożenia pełnomocnictwa w oryginale.
  • Skoro sądy powszechne dopuściły możliwość złożenia kopii pełnomocnictwa w formie pisemnej poświadczonej przez notariusza własnoręcznym podpisem, zaś ustawodawca krajowy i europejski uznaje kwalifikowany podpis elektroniczny za równoważny podpisowi własnoręcznemu, to nie ma podstaw, aby odmówić skuteczności poświadczenia notariusza opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Oferta w formie skompresowanego pliku opatrzonego podpisem elektronicznym nie zachowuje właściwej formy

Pytanie:

Zgodnie z art. 92 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp zamawiający poinformował moją firmę, że nasza oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy Pzp z uwagi na sposób złożenia przez nas oferty. Przekazaliśmy ją mianowicie, składając dokument elektroniczny w formacie poddającym dane kompresji, podpisany podpisem kwalifikowanym pracownika X. Rozpakowany dokument zawierał formularz ofertowy podpisany własnoręcznie przez członka zarządu mojej firmy oraz pełnomocnictwo dla pracownika X także podpisane własnoręcznie przez członka zarządu. Członek zarządu posiada pełne prawo do reprezentacji firmy zgodnie z KRS. Zamawiający odrzucił naszą ofertę, ponieważ stwierdził, że oferta i załączone pełnomocnictwo nie posiadają waloru oryginału a stanowią jedynie kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem. Zamawiający powołał się na to, iż w przypadku przekazywania przez wykonawcę dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku.

W jaki sposób mogliśmy w tym wypadku dostarczyć dokumenty w formie oryginału, skoro platforma wymusza skompresowanie plików? Chcę odwołać się od tej decyzji zamawiającego.