Pytanie: Zamawiający podpisał umowę z wykonawcą na usługę organizacji wyjazdów wypoczynkowych z zajęciami sportowymi, wyżywieniem i noclegami dla określonych uczestników. Wyjazdy nie miały być zorganizowane w konkretnej dacie, tylko realizowane przez 6 miesięcy na podstawie bookowania miejsc przez zamawiającego z 7 dniowym wyprzedzeniem. Kryteriami oceny ofert było m.in. dodatkowe wyposażenia ośrodka. W formularzu ofertowym wykonawca miał podać dokładny adres ośrodka, w którym będzie realizowana usługa. Zamawiający stawiał oczywiście różne wymagania graniczne, które ośrodek musi spełniać. Wykonawca oświadczył w umowie, że posiada odpowiedni budynek, aby wykonać zamówienie. W umowie wpisano też dokładnie podany przez wykonawcę adres ośrodka. Po podpisaniu umowy przy rezerwacji pokoi wykonawca zasygnalizował problem z ich dostępnością (z różnych przyczyn) i zaproponował dostępność pokoi i zajęcia sportowe w innym ośrodku, który spełnia wszystkie wymagania z SWZ, w tym także te które oceniano w ramach kryteriów oceny ofert na nie gorszym poziomie. Ośrodek należy do tego samego wykonawcy. Jeśli zamawiający chciałby zaakceptować taką propozycję, to czy można po prostu zacząć rezerwować miejsca w tym innym ośrodku, czy też potrzebna jest zmiana umowy poprzez wpisanie obok dotychczasowego adresu dodatkowego adresu usługi z zaznaczeniem, że usługa może być wykonywana w obu ośrodkach zgodnie z dostępnością przy spełnieniu wszystkich wymogów SWZ? Umowa i SWZ nie dają wprost możliwości ani nie zakazują realizacji zamówienia w dwóch ośrodkach (wykonawca miał podać po prostu adres). W umowie nie przewidziano też takiej sytuacji jako upoważniającej do zmiany umowy. Wskazano jedynie inne przypadki zmian oraz wpisano, że zmiana może być dokonana w przypadku wystąpienia przesłanek z art. 455 ustawy Pzp. Nie wskazano wprost w umowie możliwości zmiany umowy, w przypadku gdy zmiana ta będzie nieistotna. Czy wobec tego taka zmiana może być dokonana w świetle przepisów ustawy Pzp (np. jako nieistotna, gdyż będzie to ten sam wykonawca i tożsama jakość usługi) mimo braku wpisania takiej możliwości w umowie, ale z powołaniem się na art. 454 ustawy Pzp lub na innej podstawie? A może bezpieczniejszym prawnie rozwiązaniem byłoby podpisanie przez wykonawcę umowy na podwykonawstwo z innym hotelem spełniającym wymagania w zakresie tylko noclegów?

Pytanie: Czy dopuszczalny jest zapis w umowie na dostawę leków o treści: „Strony dopuszczają możliwość przesunięć ilościowych pomiędzy pozycjami wyrobów wyszczególnionych w danym pakiecie formularza cenowego, który stanowi załącznik nr 1 do umowy, przy zachowaniu maksymalnej wartości danego pakietu (części)”? Reasumując, czy można w trakcie realizacji umowy robić „przesunięcia” ilościowe między pozycjami i np. jednego leku zamówić więcej, a innego mniej, niż to wynika z formularza cenowego, przy zachowaniu wartości sumarycznej całego pakietu (zadania częściowego)?

Pytanie: Proszę o weryfikację klauzuli waloryzacyjnej do umowy dla zamówienia w trybie Pzp poniżej progów unijnych na dowóz dzieci. Jesteśmy w trakcie opracowywania dokumentacji do zamówienia i prosimy o analizę zapisów dotyczących waloryzacji. Kiedy może nastąpić pierwsza waloryzacja? Umowę podpisano na rok (z czego 10 miesięcy dowóz, 2 miesiące wakacji bez dowozu). Klauzula brzmi: „1. Strony umowy przewidują możliwość waloryzacji wynagrodzenia prowadzącej do dokonywania zmian jego wysokości w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, zgodnie z art. 439 ust. 1 Pzp. Waloryzacja ta będzie dokonywana z zachowaniem poniższych zasad: jeżeli w czasie trwania umowy hurtowe ceny netto paliwa (oleju napędowego Ekodiesel), publikowane przez PKN Orlen S.A. na https://www.orlen.pl/dla-biznesu/hurtowe-ceny-paliw zmienią się o co najmniej 5% względem hurtowej ceny paliwa netto przyjętej w dniu składania oferty, każda ze Stron ma prawo wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia za zakupywane bilety; Strona żądająca zmiany wynagrodzenia na tej podstawie przedłoży dowody na wpływ zmiany ceny paliwa na ceny biletów; waloryzacja wynagrodzenia następuje po raz pierwszy po upływie pierwszych 6 miesięcy realizacji przedmiotu umowy, a początkowym terminem ustalenia zmiany wynagrodzenia jest pierwszy dzień kolejnego miesiąca w danym roku kalendarzowym, w którym waloryzacja przysługuje i następuje po raz pierwszy; waloryzacji będzie podlegać część wynagrodzenia należnego Wykonawcy pozostała do wypłaty, tj. część wynagrodzenia należna za realizację przedmiotu umowy w okresie, w którym waloryzacja następuje; waloryzacji podlegać będą jednostkowe ceny biletów określone w § 7, w wyniku zastosowania postanowień związanych z waloryzacją wynagrodzenia; maksymalna zmiana wysokości wynagrodzenia całkowitego, jaką dopuszcza zamawiający, nie może przekroczyć wysokości 15% wynagrodzenia całkowitego określonego w § 7 ust. 1 umowy; w przypadku złożenia wniosku o zmianę wysokości wynagrodzenia z powodów, o których mowa w ust. 1, druga Strona jest zobowiązana w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku do ustosunkowania się do niego, w szczególności poprzez: a)     zaakceptowanie wniosku o zmianę, b)     wezwanie Strony wnioskującej o zmianę do uzupełnienia wniosku lub przedstawienia dodatkowych wyjaśnień wraz ze stosownym uzasadnieniem takiego wezwania, c)     zaproponowanie podjęcia negocjacji treści umowy w zakresie wnioskowanej zmiany, odrzucenie wniosku o zmianę z podaniem uzasadnienia. Dokonanie zmian wysokości wynagrodzenia wymaga podpisania aneksu do umowy. Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy. Nowe wynagrodzenie będzie obwiązywało od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie zawarcia aneksu”.

Pytanie: Zamawiający wysłał do dostawcy energii elektrycznej aneks do umowy w związku ze zmianą ceny energii elektrycznej dla odbiorców uprawnionych (oświadczenie prawidłowo złożone w terminie). Wykonawca odpisał, że nie podpisze aneksów zmieniających ceny, ponieważ obowiązek stosowania ceny maksymalnej jest obowiązkiem ustawowym, niezależnym od zapisów umowy. Musi go zatem realizować wobec odbiorców uprawnionych, którzy złożyli prawidłowe oświadczenia odbiorcy uprawnionego. Co w takiej sytuacji powinien zrobić zamawiający, jeżeli zakup prądu realizowany był w ramach postępowania, a wykonawca (pomimo monitów) nie chce podpisać aneksu do umowy?

Pytanie: Prowadzimy równocześnie kilka postępowań w trybie podstawowym i przetargu nieograniczonego. Problem w tym, że procedury te są jeszcze w toku, są to postępowania z dużą liczbą części a co za tym idzie dużą liczbą ofert do zbadania. Nie zdążymy w kilku sprawach zawrzeć umów na czas, czyli od 1 stycznia 2023 r. Jesteśmy szpitalem i wiele umów bezwzględnie musi zacząć obowiązywać od tego dnia. W SWZ i ogłoszeniu mamy zapisy, że na wypadek przedłużającej się procedury umowa będzie obowiązywała od dnia jej zawarcia. Czy ze względu na fakt, że nie zdążymy zakończyć postępowań i zawrzeć umów od 1 stycznia 2023 r. – bo procedury będą jeszcze trwały – możemy udzielić dotychczasowym wykonawcom zamówień na ten czas przejściowy, tzn. do zakończenia trwających postępowań? W jakim trybie i na jakiej podstawie? Czy należy podpisać nową umowę czy zawrzeć aneks? W poprzednich umowach nie ma przewidzianych takich zmian.

Pytanie: Proszę o radę w kwestii możliwości waloryzacji umowy o roboty budowlane. Umowa została zawarta 11 października 2022 r., termin wykonania to 13 miesięcy. Przewiduje ona możliwość zmiany wynagrodzenia zgodnie z art. 436 ustawy Pzp: zmiana ustawowej stawki VAT – czy ten zapis dotyczy zmiany stawki VAT tylko na roboty budowlane, czy dotyczy też zmiany stawki VAT na materiały, w tym powrotu 23% VAT na paliwo? czy zgodne z prawem są zapisy: „Roszczenie waloryzacyjne można zgłosić po upływie 12 miesięcy od daty otwarcia ofert”, „Waloryzacji podlegają tylko roboty wykonane po dacie zgłoszenia roszczenia”, „Wartość umowy podlega waloryzacji maksymalnie o roczny wskaźnik cen towarów i usług określony w miesiącu poprzedzającym zgłoszenie roszczenia (np. wskaźnik w stosunku sierpień 2022 do sierpień 2023)”? Czy zamawiający może uzależniać waloryzację od rocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług, biorąc pod uwagę choćby art. 48 pkt 2 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli z 7 października 2022 r.?

Pytanie: Przez kolejne 1,5 roku jesteśmy związani umową, ale musimy rozszerzyć zakres świadczonych usług. Umowę zawarto bez zastosowania ustawy Pzp. Obecnie jej wartość wzrasta ponad 130.000 zł i należałoby rozpisać przetarg. Jakich formalności dopełnić, skoro jesteśmy już związani umową na tę samą usługę?

Pytanie: Zamawiający zawarł umowę na zaprojektowanie budynku. Postępowanie przeprowadzono w trybie podstawowym. W umowie wyznaczono etapy realizacji zadania: I etap, który miał być – zgodnie z umową – zakończony w terminie 6 miesięcy od podpisania umowy. Miał on polegać na dostarczeniu dokumentów niezbędnych do wydania pozwolenia na budowę; II etap, który miał być zakończony w terminie 9 miesięcy od podpisania umowy na dostarczenie dokumentów potrzebnych do organizacji postępowania na roboty budowlane (STWOiRB, projektu wykonawczego, kosztorysu inwestorskiego, przedmiaru robót, zbiorczego zestawienia kosztów itp). W umowie wprowadzono też zapis, że terminy mogą ulec zmianie z uwagi na przyczyny niezależne od stron np. przekroczenie czasu wydawania niezbędnych uzgodnień przez organy administracji lub inne instytucje czy podmioty zewnętrzne. Po zakończeniu etapu I wykonawca wystąpił do operatora energetycznego o wydanie warunków przyłączenia, które są potrzebne do zakończenia etapu II. Na moment upływu terminu realizacji etapu nr 2 warunki nie zostały wydane i mimo monitów operator nadal ich nie wydaje. Opóźnienie z tej przyczyny w zakresie etapu nr 2 trwa już 6 miesięcy i nadal nie ma informacji, kiedy operator wyda warunki przyłączenia. Wykonawca wystąpił o aneksowanie umowy o zamówienie publiczne w zakresie przesunięcia terminu etapu nr 2, powołując się na zapis, że nie pozyskano niezbędnych uzgodnień od podmiotu zewnętrznego. Problem polega na tym, że nie wiadomo, o ile przesunąć termin. Czy można aneksować umowę w ten sposób, że zmianie ulegnie zapis umowny dotyczący terminu wykonania etapu nr 2 i otrzyma on brzmienie, że etap nr 2 zostanie przez wykonawcę ukończony w terminie 7 dni od dnia wydania ostatecznych warunków przyłączenia przez operatora (a zatem termin powiązany będzie ze zdarzeniem wydania warunków przez operatora)? Pierwotna treść tego postanowienia mówi, że etap zostanie zakończony w terminie 9 miesięcy od podpisania umowy. A może lepiej podpisać aneks przedłużający ten etap o aktualny stan opóźnienia plus np. 1 miesiąc i zastrzec, że termin może ulec ponownie przesunięciu, jeśli do jego upływu warunki nadal nie zostaną wydane?

Pytanie: Zamawiający dokonał zmiany umowy, powołując się na art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp tj.: konieczność zmiany umowy spowodowana była okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć. Zmieniono przy tym tylko wartość ceny za konkretny produkt objęty umową. Czy dopuszczalna jest zmiana umowy poprzez zwiększenie ceny za konkretny produkt objęty umową, jeżeli nie prowadzi to do zmiany wartości pierwotnej umowy? Czy powyższa zmiana może zostać dokonana na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, jeżeli zostały spełnione wszystkie przesłanki wymienione w powyższym przepisie? Czy zmiana wysokości ceny, która nie powoduje zmiany wartości pierwotnej umowy wymaga zamieszczenia ogłoszenia o zmianie umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazania Urzędowi Zamówień Publicznych?

Pytanie: Zamawiający zgodnie ze starą ustawą Pzp zawarł umowę na świadczenie usług telekomunikacyjnych SIP TRUNK na 200 łączy na okres od 1.05.2019 r. do 30.04.2023 r. Aneksem, z końcem ubiegłego roku, zwiększono ilość SIP Trunków do 600 szt. bezkosztowo, wydłużając w zamian okres obowiązywania umowy do 30.04.2024 r. Postanowienia umowy przewidują możliwość jej wypowiedzenia jedynie w przypadku zmian organizacyjnych polegających na likwidacji czy przenoszeniu siedziby delegatur. Do tej pory za usługi uiszczono wykonawcy ok. 19.000 zł netto. W połowie tego roku na skutek nowych przedsięwzięć i zamierzeń, zaistniała potrzeba znacznego zwiększenia liczby SIP Trunków co najmniej do 2000, co wymagałoby zaprojektowania specjalnych urządzeń dla zamawiającego. Dotychczasowy wykonawca koszt takiej umowy po zmianach szacuje na 50.000 zł za urządzenie + ok. 20–30.000 zł miesięcznie netto za usługę przy kolejnym wydłużeniu okresu obowiązywania umowy na 3 lata od zawarcia aneksu. Przy tak drastycznym zwiększeniu kosztów po stronie zamawiającego nie jest możliwe aneksowanie dotychczasowej umowy. Zakładając, że wykonawca nie będzie chciał rozwiązać umowy za porozumieniem stron przed 30.04.2024 r., aby umożliwić zamawiającemu przeprowadzenie nowego postępowania w reżimie ustawy Pzp, czy dopuszczalne będzie przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia na np. 1400 SIP Trunków od maja/czerwca 2023 roku przy równoległym obowiązywaniu (pozostawieniu) dotychczasowej umowy do 30.04.2024? Czy taki „podział” tego samego typu usług będzie zgodny z ustawą Pzp oraz ustawą o dyscyplinie finansów publicznych? Nawet na dzień zawierania aneksu do pierwotnej umowy, zamawiający nie przypuszczał, że w niedługim okresie zajdzie konieczność aż tak drastycznej zmiany jej zakresu. Wówczas nie podpisałby aneksu i mógłby bez problemu rozpisać nowe postępowanie na całość SIP Trunków od 1.05.2023 r.