Pytanie: W styczniu 2020 roku zawarliśmy umowę na usługi, a w listopadzie aneksowaliśmy ją z terminem realizacji do 26 lutego 2021 r., aby zabezpieczyć ciągłość prac. Zgodnie z aneksem wykonawca przedłużył zabezpieczenie na zasadach określonych w siwz i umowie, czyli na kwotę 5% wartości całej oferty. Przedmiotowa umowa już w grudniu została wykonana na poziomie gwarantowanych wykonawcy 70%. Dnia 24 lutego 2021 r. wykonawca zwrócił się do nas z pismem o aneksowanie kolejnej umowy z 2020 roku, ale w ocenie zamawiającego nie było ku temu przesłanek. W ostatnim tygodniu obowiązywania kontraktu pracownik zamawiającego wystawił zlecenia na dokończenie pilnych prac, zgodnie z zapisem umowy: „§ 3 Termin realizacji Przedmiotu Umowy Przedmiot Umowy powinien zostać zrealizowany od dnia zawarcia umowy do 31.12.2020 r. 26.02.2021 – w związku z aneksem. Powyższe nie uchybia możliwości wykonywania uprawnień wynikających z Umowy (w tym w szczególności zgłaszania gotowości do odbioru i naliczania kar umownych) po terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim”. W okresie obowiązywania umowy pracownicy nie informowali o żadnych opóźnieniach w realizacji umowy, a wykonawca o jakichkolwiek problemach. Dziś okazało się, że pracownik zamawiającego przedłużył zlecenie do 15 kwietnia 2021 r. Do nadleśnictwa nie wpłynęły żadne dokumenty od wykonawcy, że nie jest w stanie wykonać umowy w okresie jego obowiązywania. W związku z tym, że należało zwrócić zabezpieczenie w ustawowym terminie i z uwagi na brak pisemnej informacji, że umowa jest nieterminowo wykonana i należy naliczyć kary, wystawiono dyspozycję zwrotu zabezpieczenia. Następnie jednak z niezrozumiałych powodów wykonawca samodzielnie złożył oświadczenie o przedłużeniu zabezpieczenia. Na jakie przepisy ustawy Pzp powołać się, wykazując, że przedłużyliśmy zlecenie bez żadnego wniosku wykonawcy, i że nie naliczamy kar za nieterminowe wykonanie prac, gdyż zgodziliśmy się przesunąć termin ich realizacji? Jak wytłumaczyć dbałość o interes Skarbu Państwa przy realizacji umowy po terminie jej obowiązywania, bez naliczenia kar umownych, gdy była zrealizowana na poziomie 70% i można było ją „zamknąć”? Tym bardziej, że podpisaliśmy już umowy na usługi na 2021 rok i zakres niewykonany z umowy z 2020 roku mogliśmy zrealizować na podstawie nowych kontraktów, jako np. opcję czy zamianę pozycji a umowę z 2020 roku zakończyć, redukując zlecenie. Proszę o stanowisko w tej sprawie.

Pytanie: W 2018 roku zawarliśmy z wykonawcą umowę, a w 2019 roku aneksowaliśmy ją na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, zwiększając wynagrodzenie wykonawcy. W bieżącym roku wykonawca wystąpił z wnioskiem o zmianę wysokości należnego mu wynagrodzenia z uwagi na wystąpienie zdarzenia wskazanego w tym przepisie, z równoczesnym wykazaniem, iż zmiany te mają wpływ na koszty wykonania zamówienia. Wykonawca odniósł się jednak do kwoty z umowy a nie z aneksu. Czy w tym przypadku, zważywszy na fakt, iż zawarto aneks zwiększający umowne wynagrodzenie na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, wykonawca występując z wnioskiem o zwiększenie wynagrodzenia, nie powinien był wykazać że zmiany wynikające ze zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia, miały wpływ na wykonanie całego zamówienia? Czy nie powinien był uwzględnić jednocześnie aneksu, o którym mowa powyżej?

Pytanie: Zamawiający podpisał w październiku 2020 roku umowę na wykonanie projektu przebudowy budynku ośrodka kultury o wartości 115.000 zł netto. W wyniku wykupu sąsiedniej działki zmienił się zakres zagospodarowania terenu oraz założenia ochrony ppoż., co spowoduje wzrost wartości opracowania projektu o 20.700 zł netto. Dodatkowo chcemy dostosować obiekt do standardów dostępności budynku dla osób niepełnosprawnych według poradnika Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju. Spowoduje to kolejne zwiększenie wartości zamówienia. W jaki sposób i w jakim trybie zamawiający może rozszerzyć umowę?

Pytanie: Zamawiający zlecił wykonawcy w przetargu nieograniczonym instalację UPS i agregatów prądotwórczych. Właściciel obiektu, od którego zamawiający będzie wynajmował powierzchnię, żąda posadowienia agregatów na dachu budynku. W momencie rozpisania przetargu nie było wiadomo, gdzie będą stały agregaty, więc określono terminy wykonania prac, które niestety zostaną niedotrzymane, m.in. warunki zimowe nie pozwalają na przygotowanie i odpowiednie zabezpieczenie dachu. Co ze swojej strony powinien zrobić zamawiający, a co wykonawca? W jaki sposób można przesunąć terminy bez naliczania kar? Postępowanie zostało wszczęte w 2020 roku zgodnie ze starą ustawą Pzp.

Pytanie: Podpisaliśmy umowę, której przedmiotem było wykonanie wystawy stałej w obiekcie muzealnym, w skład której wchodziło m.in.: wykonanie, dostawa, montaż i uruchomienie wszystkich elementów wyposażenia, scenografii wystaw materiałów, wykonanie elementów wystroju wnętrz (sufit podwieszany i posadzki), wykonanie indywidualnych elementów wystroju wnętrz, wykonanie i instalacja wraz z uruchomieniem scenariuszy (filmów, animacji i prezentacji multimedialnych, gier edukacyjnych i nagrań dźwiękowych), opracowanie i zakup (dostawa) oprogramowania do zarzadzania treścią, sprzętem, urządzeniami audiowizualnymi i technicznymi, oświetleniem oraz instalacjami ekspozycyjnymi wraz z ich instalacją, uruchomieniem i testami, zakup, dostawa i montaż sprzętu multimedialnego. Zamawiający sporządził protokół konieczności, w którym uzasadnia konieczność wykonania aplikacji mobilnej oraz wykonanie strony internetowej i w związku z tym, uważa, że zawarcie aneksu do obowiązującej umowy na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp jest możliwe. Nowe usługi objęte aneksem to: uruchomienie domeny powiązanej i kompatybilnej ze stroną główną Muzeum – Zamku (obecnie w przebudowie), przygotowanie autorskiego, responsywnego szablonu graficznego strony (może być to personalizacja/modyfikacja istniejącego szablonu) – projekt powinien nawiązywać do stylu aplikacji na wystawie, CMS, 2 wersje językowe (polski, angielski) oraz audiodeskrypcja dla materiałów wideo, przygotowanie witryny zoptymalizowanej pod kątem pozycjonowania SEO, zabezpieczenie przed atakami z zewnątrz, umieszczenie 5 filmów na stronie ok. 1 min każdy, zapewnienie utrzymania oraz wsparcia informatycznego wraz z aktualizacją (5 lat), hosting (5 lat) itp. Zamawiający wskazuje, iż zlecenie zamówienia aplikacji i strony internetowej obecnemu wykonawcy jest uzasadnione względami ekonomicznymi i terminem realizacji. Wykonanie zadań polegających na opracowaniu i wykonaniu aplikacji wynikających z treści i formy przekazu będącej zakresem zamówienia realizowanego przez inny podmiot byłoby możliwe dopiero po zakończeniu realizacji wystaw. Tymczasem podmiot wykonujący wystawy może zrealizować te zadania równolegle. Aktualny wykonawca nie potrzebuje również dodatkowego czasu na zapoznanie się z projektem i efektami realizacji wystaw. Zbędne są ponadto dodatkowe uzgodnienia między wykonawcami. Niniejsze uzasadnienie analogicznie dotyczy również wykonania strony internetowej wystaw. Zdaniem zamawiającego przedmiotowa zmiana jest dopuszczalna w świetle: art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, bo wartość zamówienia w wysokości 217.000 zł netto nie przekracza 10% wartości wynagrodzenia wykonawcy określonego w umowie i jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, oraz art. 144 ust. 2a ustawy Pzp – ponieważ nie zmienia ogólnego charakteru umowy (rozumianego jako zmiana przedmiotu lub rodzaju pierwotnego zamówienia). Zmiana ta wyłącznie rozszerza zakres świadczeń wykonawcy o świadczenia podobne do części przedmiotu zamówienia podstawowego, gdyż projektowanie i tworzenie stron internetowych oraz aplikacji to czynności bardzo zbliżone do projektowania i tworzenia programów, aplikacji i treści multimedialnych. Czy takie rozszerzenie przedmiotu zamówienia i aneksowanie umowy jest uprawnione na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp?

Pytanie: Prowadzimy przetarg nieograniczony zgodnie z przepisami starej ustawy Pzp, na przedmiot zamówienia, którym są kursy. W istotnych postanowieniach umowy przewidzieliśmy  płatność po zrealizowaniu całego kursu. Trwa on jednak ponad rok i wykonawca wolałby płatność miesięczną bądź kwartalną. Czy aktualnie zamawiający może w przypadku tego jednego kursu zmienić sposób płatności w istotnych postanowieniach umowy np. na miesięczny lub kwartalny, mimo wcześniejszych zapisów?

Pytanie: Zamierzamy przeprowadzić postępowanie na wymianę węzłów cieplnych w swojej siedzibie. Dokumentacja projektowa została uzgodniona z firmą dostarczającą ciepło w celu zapewnienia kompatybilności projektowanych rozwiązań z istniejącą siecią oraz odebrana w zeszłym roku. Wszelkie zmiany w projekcie wymagają ponownego uzgodnienia z dostawcą ciepła, który może nie wyrazić zgody na instalację zaproponowanych w najkorzystniejszej ofercie równoważnych rozwiązań. W związku z powyższym proszę o wyjaśnienie, czy należy przewidzieć taki przypadek w umowie i czy może być on podstawą np. do zmiany wynagrodzenia wykonawcy wybranego w postępowaniu (przewiduje się wynagrodzenie ryczałtowe)?

Pytanie: Zamawiający klasyczny zawarł w 2019 roku umowę o udzielenie zamówienia na usługi taksówkarskie. Postępowanie było realizowane w procedurze krajowej, gdzie nie stawiano warunków udziału w postępowaniu, a obligatoryjne przesłanki wykluczenia wykonawcy zostały rozszerzone o tę z art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp. Obecnie w wyniku sukcesji doszło do zmiany wykonawcy. Zgodnie z art. 144 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy Pzp nowy wykonawca został poproszony o potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz niepodlegania wykluczeniu z postępowania. Wykonawca w odpowiedzi poinformował zamawiającego, że nie podlega wykluczeniu i spełnia warunki udziału w postępowaniu, ale z uwagi na siłę wyższą, tj. pandemię, nie jest w stanie potwierdzić, iż posiada wymaganą w opisie przedmiotu zamówienia flotę 500 pojazdów. Wskazał, iż z uwagi na pandemię spadło zapotrzebowanie na usługi taksówkarskie (w tym również u zamawiającego), co przełożyło się na liczbę współpracujących z nim kierowców. Wykonawca zapewnia natomiast, że jest w stanie zrealizować wszystkie zobowiązania wynikające z umowy na określonych w niej warunkach. Czy w opisanym stanie faktycznym należałoby uznać, iż zmiana wykonawcy pociąga za sobą konieczność innych istotnych zmian umowy, tj. niedozwolonych, zgodnie z art. 144 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy Pzp? A może należy potraktować zmianę wykonawcy niezależnie od zaistniałego zdarzenia siły wyższej? Jeśli tak, to na jakiej podstawie dokonać takiej zmiany umowy?

Pytanie: Zamawiający planuje przeprowadzić postępowanie na serwisowanie pojazdów pn. „Okresowe obsługi techniczne i naprawy pojazdów służbowych oraz dostawa części i materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do świadczenia ww. usługi”. W ramach zamówienia będą świadczone usługi związane z wykonywaniem okresowych obsług technicznych i napraw pojazdów służbowych, które są po okresie gwarancji producenta pojazdu, przy czym do wyceny oferty wykonawca przyjmie uśrednioną cenę dla „okresowej obsługi technicznej”. Zamawiający rozumie pod tym pojęciem wymianę oleju silnikowego i filtra oleju (każdorazowo), wymianę innych filtrów (powietrza, paliwa, kabinowego) i płynów eksploatacyjnych z częstotliwością określoną przez producenta danego pojazdu oraz sprawdzenie stanu technicznego podstawowych układów, zespołów i podzespołów pojazdu. W ramach zamówienia dla konkretnych pojazdów (marka i model pojazdu, rok produkcji, rodzaj nadwozia, pojemność silnika, rodzaj paliwa) zaplanowano w okresie umowy określoną liczbę przeglądów. Zamawiający, mając na uwadze art. 433 pkt 4 ustawy Pzp, zastrzegł możliwość ograniczenia zakresu zamówienia. Wskazał minimalną wartość, którą będzie musiał wykorzystać, na poziomie 50% kwoty umowy. W sytuacji, gdy nie wykorzysta w pełni środków finansowych określonych w umowie, wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia. Artykuł 433 pkt 4 ustawy Pzp zakazuje stosowania postanowień umowy, w których zamawiający ogranicza zakres zamówienia, nie wskazując minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron. Czy wobec tego zamawiający jest każdorazowo zobligowany wskazać minimalną wartość zamówienia, którą na pewno zrealizuje? O ile jest to możliwe w przypadku dostaw, które można ewentualnie zmagazynować, to w odniesieniu do usług istnieje ryzyko (pomimo należytego określenia minimalnej wartości zamówienia), że zamawiający nie wykorzysta tego zakresu. Czy niezrealizowanie wskazanego minimalnego zakresu zamówienia powoduje nienależyte wykonanie zamówienia ze strony zamawiającego i wykonawca powinien w takim przypadku nałożyć na zamawiającego kary z tego tytułu? Zamawiający ma wątpliwości, czy powinien zrealizować wskazany minimalny poziom zamówienia, nawet jeśli nie wystąpi taka potrzeba. Co w sytuacji gdy pojawią się okoliczności, na które zamawiający nie ma wpływu (nie dotyczy siły wyższej np. pandemii) – np. zmiana liczby pojazdów wynikająca ze strat. Jak postępować w takiej sytuacji? Co należy zrobić w przypadku sukcesywnych dostaw np. środków czystości, materiałów biurowych, które już zaspokoiły potrzeby zamawiającego, ale nie wyczerpały minimalnego zakresu zamówienia określonego w umowie? Czy zamawiający powinien nadal realizować dostawy? Czy nie naruszy to art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, z którego wynika, że wydatków publicznych należy dokonywać w sposób celowy i oszczędny? W jednej z umów zawartych w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego zgodnie z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp zamawiający nie w ujął w umowie zapisów dotyczących wykorzystania minimalnego zakresu zamówienia. Czy należy wprowadzić te regulacje aneksem do umowy?

Pytanie: Czy zgodnie z aktualną ustawą Pzp umowę o zamówienie publiczne można przedłużyć aneksem o jeden miesiąc (do czasu ogłoszenia nowego postępowania) w przypadku, gdy ogłoszony przetarg został unieważniony i nie można podpisać nowej umowy, a ciągłość świadczeń musi być zachowana?