zgłaszanie faktur do CRU JSFP

Zakup dokonany przez pracownika za pośrednictwem prywatnego konta w sklepie internetowym może podlegać ujęciu w Centralnym Rejestrze Umów, jeżeli faktura jest wystawiona na jednostkę, a płatności dokonuje bezpośrednio jednostka. Kluczowe znaczenie ma jednak to, czy pracownik działał w imieniu jednostki i miał odpowiednie umocowanie. Inaczej należy ocenić sytuację, gdy pracownik kupuje towar we własnym imieniu i z własnych środków, a jednostka jedynie refunduje mu poniesiony wydatek.

Jeżeli umowa jest już zakończona w chwili jej pierwszego wprowadzania do Centralnego Rejestru Umów, powstaje pytanie, czy trzeba najpierw opublikować ją jako „aktywną”, a dopiero później zmienić status na „nieaktywną”. Przepisy nie nakazują takiej kolejności. Można od razu przyjąć, że umowa zakończona przed pierwszą publikacją jest od razu oznaczana jako „nieaktywna”. Trzeba jednak zaznaczyć, że Ministerstwo Finansów nie wyjaśniło dotąd wprost tego konkretnego przypadku.

Pismo lub wiadomość e-mail zlecające wykonanie usługi mogą prowadzić do zawarcia umowy w formie dokumentowej, a tym samym powodować obowiązek jej ujawnienia w CRU. Sprawdź, kiedy korespondencja stron potwierdza zawarcie umowy podlegające publikacji oraz jakie elementy powinny z niej wynikać.

O tym, czy zakup dokonany przez pracownika należy wykazać w Centralnym Rejestrze Umów, nie decyduje forma płatności. Ani przelew bankowy, ani zapłata gotówką nie przesądzają automatycznie o zawarciu umowy w formie dokumentowej. Kluczowe znaczenie ma sposób złożenia i utrwalenia oświadczeń woli stron prowadzących do zawarcia umowy. Sprawdź, kiedy zakup w sklepie stacjonarnym może podlegać ujawnieniu w CRU.

Od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych muszą szeroko raportować zawierane umowy do Centralnego Rejestru Umów. W praktyce istotne znaczenie będzie to miało także dla szpitali, które korzystają z kontraktów medycznych zawieranych z lekarzami, pielęgniarkami i innym personelem w wyniku konkursów ofert. O obowiązku rejestracji nie przesądzi tryb wyboru wykonawcy, lecz odpłatny charakter umowy i nabywanie usług przez jednostkę publiczną. Wyłączone od publikacji w CRU pozostają natomiast klasyczne umowy o pracę zawierane na podstawie Kodeksu pracy.

Czy Twoja jednostka jest gotowa na wdrożenie Centralnego Rejestru Umów? W najnowszym odcinku podcastu „ZP na czasie” omawiamy praktyczne wątpliwości związane z Centralnym Rejestrem Umów JSFP. Rozmawiamy o realnych problemach, z którymi jednostki będą musiały zmierzyć się już na etapie przygotowania wewnętrznych procedur. To odcinek szczególnie ważny dla zamawiających, kierowników jednostek, pracowników działów zamówień publicznych, finansów, administracji oraz osób odpowiedzialnych za organizację obiegu dokumentów i publikację danych.

Od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych będą objęte obowiązkiem udostępniania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Nie oznacza to jednak automatycznej konieczności wprowadzania dodatkowych zapisów do SWZ, ogłoszenia o zamówieniu czy projektu umowy. Obowiązek publikacji danych w CRU obciąża kierownika jednostki sektora finansów publicznych, a nie wykonawcę, dlatego co do zasady nie trzeba regulować go w dokumentach zamówienia.