Czy zlecenie wysłane e-mailem trzeba ujawnić w Centralnym Rejestrze Umów?

Pismo lub wiadomość e-mail zawierające zlecenie wykonania określonej usługi mogą stanowić element prowadzący do zawarcia umowy w formie dokumentowej, jeżeli:

• zawierają ofertę albo stanowią oświadczenie o jej przyjęciu, a
• treść wymiany korespondencji pozwala ustalić zgodne oświadczenia woli stron.

Mając na uwadze zasadę transparentności i kompletności danych ujawnianych w Centralnym Rejestrze Umów, zaleca się szerokie rozumienie pojęcia umowy zawartej w formie dokumentowej w przypadkach określonych w art. 66 i nast. Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych, udostępnia i aktualizuje w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, informacje o umowie zawartej przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz, jeżeli umowa:

• stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp oraz
• została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

W zakresie definicji zamówienia – jest nim każda umowa odpłatna zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

Biorąc pod uwagę szeroką definicję wykonawcy wynikającą z art. 7 pkt 30 ustawy Pzp –zlecenie wykonania usługi za odpłatnością będzie stanowić zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Warto przy tym pamiętać, że art. 34a ustawy o finansach publicznych nie uzależnia obowiązku wpisu od osiągnięcia określonej wartości umowy.

Drugim elementem, którego zachowanie jest niezbędne do powstania konieczności udostępnienia w CRU, jest forma zawarcia umowy. O ile kwestia formy pisemnej czy innej formy szczególnej raczej nie wzbudza w doktrynie wątpliwości, tak dyskusja rodzi się wokół zagadnienia zawarcia umowy w formie dokumentowej.

Bazując na art. 77² oraz art. 77³ Kodeksu cywilnego − do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Odnosząc powyższe do zawarcia umowy w formie dokumentowej – będzie nią wymiana korespondencji obejmująca:

• ofertę w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego oraz
• oświadczenie o jej przyjęciu, o którym mowa w art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego.

Powyższe stanowi schemat o klasycznym charakterze, od którego Kodeks cywilny przewiduje wyjątki powodujące, że wyłączona jest konieczność udokumentowania oświadczenia woli przy zawieraniu umowy.

1. W myśl art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego, w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. 

2. Dalej – zgodnie z art. 68² Kodeksu cywilnego, jeżeli przedsiębiorca otrzymał od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swojej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty.

3. W art. 69 Kodeksu cywilnego wskazano natomiast, że jeżeli według ustalonego w danych stosunkach zwyczaju lub według treści oferty dojście do składającego ofertę oświadczenia drugiej strony o jej przyjęciu nie jest wymagane, w szczególności, jeżeli składający ofertę żąda niezwłocznego wykonania umowy, umowa dochodzi do skutku, skoro druga strona we właściwym czasie przystąpi do jej wykonania. W przeciwnym razie oferta przestaje wiązać.

W takich przypadkach, możliwe jest przyjęcie, że umowa została zawarta w formie dokumentowej, jeżeli:

• dokument zawierający zlecenie pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie, treść świadczenia oraz zamiar zawarcia umowy, a
• zachowanie drugiej strony wskazuje na przyjęcie tego zlecenia.

Biorąc pod uwagę powyższe – w przypadkach określonych w art. 68², art. 69 kc a także w innych sytuacjach, w których przyjęcie oferty następuje bez wyraźnego oświadczenia woli, może powstać wątpliwość, czy umowę należy kwalifikować jako zawartą w formie dokumentowej, skoro przyjęcie oferty następuje bez odpowiedzi np. na e-mail ze zleceniem tj.:

• milcząco, albo
• przez przystąpienie do wykonania umowy.

Z punktu widzenia celu art. 34a ustawy o finansach publicznych za zasadne powinno się uznać szerokie rozumienie umów zawieranych w formie dokumentowej, w tym korespondencji elektronicznej.

W konsekwencji, w przypadku wątpliwości co do formy zawarcia umowy, mając na uwadze cel regulacji art. 34a ustawy o finansach publicznych oraz obowiązek zapewnienia kompletności danych w CRU, zasadne jest przyjęcie wykładni przemawiającej za ujawnieniem takiej umowy. Ważne, aby dokumentacja pozwalała ustalić fakt zawarcia umowy, strony oraz przedmiot świadczenia.