Zakup przez prywatne konto pracownika a Centralny Rejestr Umów – czy trzeba go ująć w CRU?

Jak w praktyce należy postępować w przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników jednostki w sklepach internetowych, w szczególności na platformach takich jak Allegro, z wykorzystaniem prywatnego konta pracownika, jeżeli faktura za zakup jest wystawiana na jednostkę? Wątpliwości te wynikają przede wszystkim z faktu, że regulaminy wielu sklepów internetowych i platform sprzedażowych przewidują, iż stroną umowy jest właściciel konta, za pośrednictwem którego składane jest zamówienie. W takim przypadku powstaje pytanie, czy stroną umowy sprzedaży jest pracownik, czy jednostka, na którą wystawiona została faktura i na rzecz której dokonano zakupu?

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych obowiązek udostępnienia informacji w CRU dotyczy umów stanowiących zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej. Warunki te muszą być spełnione łącznie.

W opisanej sytuacji:

• pracownik zamawia towar na potrzeby jednostki:
• wskazuje jej dane jako nabywcy,
• faktura zostaje wystawiona na jednostkę, a
• zapłaty na rzecz sprzedawcy ma dokonać bezpośrednio jednostka.

Wobec tego należy przyjąć, że zakup stanowi zobowiązanie jednostki. Pracownik nie dokonuje zakupu we własnym imieniu, lecz składa zamówienie w imieniu zamawiającego. Wykorzystanie jego prywatnego konta stanowi jedynie techniczny sposób dokonania tej czynności.

Postanowienia regulaminu platformy odnoszące się do właściciela konta nie powinny przesądzać o odmiennej kwalifikacji zakupu na potrzeby CRU, jeżeli z rzeczywistego przebiegu transakcji wynika, że nabywcą i podmiotem zobowiązanym do zapłaty jest jednostka.

Bezpośrednia płatność jednostki na rzecz sprzedawcy odróżnia tę sytuację od refundacji. Nie dochodzi bowiem do zwrotu pracownikowi wydatku poniesionego przez niego w związku z zakupem dokonanym we własnym imieniu, lecz do wykonania przez jednostkę własnego zobowiązania wobec sprzedawcy. W konsekwencji umowa – jeżeli została zawarta w formie dokumentowej i nie zachodzi ustawowe wyłączenie – powinna zostać ujęta w CRU.

Pracownik powinien mieć umocowanie do składania zamówień internetowych w imieniu jednostki. Stosownie do art. 95 § 2 Kodeksu cywilnego czynność dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania wywołuje skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Samo posiadanie prywatnego konta w sklepie nie stanowi takiego umocowania, dlatego zasady dokonywania zakupów internetowych powinny wskazywać osoby uprawnione do zaciągania zobowiązań na rzecz jednostki.

Zobowiązania w imieniu jednostki sektora finansów publicznych może zaciągać wyłącznie osoba posiadająca stosowne umocowanie. Nie jest dopuszczalne, aby pracownik bez umocowania samodzielnie składał zamówienia skutkujące powstaniem po stronie jednostki obowiązku zapłaty, nawet jeżeli zakup jest dokonywany na potrzeby jednostki.

Korzystanie z prywatnego konta w sklepie internetowym powinno być zatem dopuszczalne wyłącznie wówczas, gdy pracownik został upoważniony do dokonania zakupu w imieniu jednostki, a z dokumentacji transakcji jednoznacznie wynika, że nabywcą i podmiotem zobowiązanym do zapłaty jest jednostka. Samo późniejsze opłacenie przez jednostkę faktury nie powinno zastępować wymaganego umocowania ani sanować nieprawidłowego sposobu zaciągnięcia zobowiązania.

Czy zakup dokonany przez prywatne konto pracownika trzeba ująć w CRU?
Tak, jeżeli pracownik działa w imieniu jednostki, faktura jest wystawiona na jednostkę, a płatności na rzecz sprzedawcy dokonuje bezpośrednio jednostka – oczywiście pod warunkiem spełnienia pozostałych ustawowych przesłanek ujęcia umowy w CRU.

2. Czy prywatne konto pracownika oznacza, że to pracownik jest stroną umowy?
Nie musi tak być. Sam sposób technicznego złożenia zamówienia nie przesądza o tym, kto jest stroną transakcji. Istotne jest, w czyim imieniu dokonano zakupu oraz kto jest nabywcą i podmiotem zobowiązanym do zapłaty.

3. Czy faktura wystawiona na jednostkę wystarczy, aby uznać ją za stronę umowy?
Sama faktura nie powinna być jedynym kryterium. Z przebiegu transakcji powinno wynikać, że pracownik dokonał zakupu w imieniu jednostki, a jednostka była nabywcą i odpowiadała za zapłatę.

4. Czy pracownik musi mieć upoważnienie do zakupów internetowych w imieniu jednostki?
Tak. Pracownik składający zamówienie w imieniu jednostki powinien mieć odpowiednie umocowanie do zaciągania zobowiązań na jej rzecz.

5. Czy refundacja pracownikowi kosztów zakupu podlega ujęciu w CRU?
Odmiennie należy ocenić sytuację, gdy pracownik kupuje towar we własnym imieniu i z własnych środków, a jednostka jedynie refunduje mu poniesione koszty. W takim przypadku po stronie jednostki nie dochodzi do udzielenia zamówienia publicznego.

6. Czy późniejsze opłacenie faktury przez jednostkę zastępuje wymagane umocowanie pracownika?
Nie. Samo opłacenie faktury przez jednostkę nie powinno zastępować wymaganego umocowania ani sanować nieprawidłowego sposobu zaciągnięcia zobowiązania.