Czy forma płatności – przelew lub gotówka – decyduje o ujawnieniu umowy w CRU?
O tym, czy zakup dokonany przez pracownika należy wykazać w Centralnym Rejestrze Umów, nie decyduje forma płatności. Ani przelew bankowy, ani zapłata gotówką nie przesądzają automatycznie o zawarciu umowy w formie dokumentowej. Kluczowe znaczenie ma sposób złożenia i utrwalenia oświadczeń woli stron prowadzących do zawarcia umowy. Sprawdź, kiedy zakup w sklepie stacjonarnym może podlegać ujawnieniu w CRU.
Case study: pracownik kupuje w sklepie stacjonarnym
Czy zamówienie polegające na dokonaniu zakupu np. w sklepie stacjonarnym przez pracownika zamawiającego, którego efektem jest faktura w formie przelewowej stanowi zamówienie w formie dokumentowej, które należy wykazać w CRU? Czy jeśli takie zamówienie zostałoby opłacone za pomocą gotówki, to nie należy ujmować go w CRU? Czy forma płatności − przelew stanowi jakkolwiek o weryfikowalności osób składających oświadczenie woli, mimo, że przelew jest wykonywany przez jednostkę na rzecz innego kontrahenta i tym samym zamówienie takie powinno być z automatu wykazywane w CRU?
Polecamy także:
- Centralny Rejestr Umów JSFP – wszystko, co musisz wiedzieć, aby prawidłowo wdrożyć przepisy (cz. I)
- CRU JSFP – wzór procedury obsługi CRU w jednostce, organizacja procesu publikacji, kontrola i nadzór nad realizacją (cz. II)
- Procedura obsługi Centralnego Rejestru Umów JSFP – wewnętrzny regulamin CRU z załącznikami
Centralny Rejestr Umów JSFP to jeden z tematów IV Konferencji Zamówień Publicznych, która odbędzie się 19−20 listopada 2026 r.
Podczas dwudniowego spotkania w Hotelu Plaza w Warszawie omawiamy bieżące i ważne kwestie z rynku zamówień publicznych, m.in.:
- zmiany w przepisach PZP i ich wpływ na prowadzone postępowania m.in. certyfikacja wykonawców, Centralny Rejestr Umów JSFP, przesłanki odrzucenia ofert z zakazanymi rozwiązaniami ICT, wykonawcy z państw trzecich;
- najnowsze i najważniejsze kierunki w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej,
- praktyczne problemy związane z dokumentacją i oceną ofert szczególnie w kontekście rażąco niskiej ceny,
- ryzyka, które mogą prowadzić do odwołania do KIO, kontroli albo konieczności unieważnienia postępowania,
- rozwiązania pozwalające przygotować organizację do wyzwań, które przyniesie 2027 rok – omówienie kolejnej planowanej nowelizacji PZP.
Drugi dzień naszej konferencji to kameralne warsztaty z zastosowania AI w przetargu przez zamawiających i wykonawców.
Forma płatności a obowiązek publikacji umowy w CRU
O obowiązku wykazania zakupu w CRU nie decyduje sposób zapłaty. Faktura z terminem płatności i przelew bankowy nie oznaczają automatycznie, że umowę zawarto w formie dokumentowej, podobnie jak zapłata gotówką nie wyklucza takiej kwalifikacji. Decydujące znaczenie ma sposób złożenia oświadczeń woli prowadzących do zawarcia umowy.
Forma dokumentowa w Kodeksie cywilnym
W odniesieniu do zakupów dokonywanych w sklepach stacjonarnych przepisy i dotychczasowe wyjaśnienia dotyczące CRU nie wiążą obowiązku ujawnienia umowy z formą zapłaty.
Zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego forma dokumentowa jest zachowana wtedy, gdy oświadczenie woli zostało złożone w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Ocenie podlega więc sposób zawarcia umowy, a nie sposób wykonania zobowiązania pieniężnego.
Oznacza to, że sama faktura wystawiona z terminem płatności oraz późniejszy przelew bankowy nie przesądzają jeszcze, iż umowa została zawarta w formie dokumentowej.
Przelew jest, co do zasady, wykonaniem zobowiązania wynikającego z wcześniej zawartej umowy, a nie oświadczeniem woli prowadzącym do jej zawarcia.
Analogicznie zapłata gotówką nie wyklucza uznania umowy za zawartą w formie dokumentowej, jeżeli wcześniej doszło do utrwalonej wymiany oświadczeń stron, np. w postaci zamówienia przesłanego pocztą elektroniczną lub zaakceptowanej oferty. W praktyce o obowiązku ujawnienia w CRU powinien zatem decydować sposób zawarcia konkretnej umowy, a nie rodzaj wystawionej faktury czy forma zapłaty.
Podstawa prawna
- art. 77² i art. 77³ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2026 r. poz. 795),
- art. 138 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2026 r. poz. 1027 ze zm.).
