Pytanie: Czy możliwa jest zmiana umowy na wykonanie dokumentacji projektowej, w sytuacji gdy w trakcie wykonywania prac okazało się, że w nowoprojektowanej części budynku należy „doprojektować” kuchnię oraz solary? Modyfikacja nie była przewidziana w siwz, jej potrzeba pojawiła się na etapie realizacji umowy. W kontrakcie widnieje jedynie zapis: „Zamawiający przewiduje możliwość zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach: cena oferty ulegnie zmianie w przypadku konieczności wykonania dodatkowych prac, które nie były przewidziane w pierwotnym zamówieniu, a okażą się niezbędne dla właściwego funkcjonowania Szkoły oraz będą korzystne i mogą wpłynąć m.in. na: poprawienie funkcjonalności, zwiększenie bezpieczeństwa, zwiększenie oszczędności, poprawę warunków ekologicznych. Zmiana inicjowana przez strony wymaga złożenia wniosku wraz z uzasadnieniem konieczności wykonania dodatkowych prac oraz wskazaniem kalkulacji ceny. Dokonanie zmiany wymaga by została spełniona co najmniej jedna z ww. przesłanek”. Powyższa zmiana została przewidziana w siwz i ogłoszeniu. Dodam, że wynagrodzenie wykonawcy ma charakter ryczałtu. Zamawiający nie przewidział wprost możliwości zmiany zakresu realizacji przedmiotu zamówienia. Czy zapis „cena ulegnie zmianie w przypadku konieczności wykonania dodatkowych prac” jest wystarczający, by zmienić zakres zamówienia? Czy w tej sytuacji wolno będzie podwyższyć wynagrodzenie wykonawcy (bazując na cytowanym zapisie siwz)?

Pytanie: W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego powyżej progów unijnych jeden z wykonawców wniósł odwołanie do KIO na wybór oferty. Ponieważ procedura przedłuży się, po zawarciu umowy nie będzie możliwe zrealizowanie etapu I w podanym w siwz i wzorze umowy (załącznik do siwz) terminie. Zmiany terminów realizacji etapów poszczególnych zadań nie zostały również przewidziane w siwz i wzorze umowy. Jak powinien w takim przypadku postąpić zamawiający?

Pytanie: W przetargu nieograniczonym zamawiający żądał, aby wraz z ofertą wykonawca w celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, przedłożył listę placówek medycznych dostępnych na określonym terenie, z których mogą korzystać pracownicy i ich rodziny. Wykonawca miał zapewnić możliwość korzystania z co najmniej 30 (słownie: trzydziestu) placówek, dodatkowo zamawiający w siwz postawił jako kryterium oceny ofert: Kryterium „liczba placówek medycznych dostępnych w .........” . Czy w związku z tym wykonawca na etapie realizacji umowy może zmienić listę placówek w taki sposób, że zmieni placówkę X znajdującą się pod adresem Y na placówkę Z pod innym adresem? Liczba oferowanych placówek na terenie określonym przez zamawiającego nie ulega zmianie? Czy wykonawca może zlikwidować jedną z placówek nie wprowadzając następnej? Zmniejszy się liczba placówek wykonawcy (nadal jest większa niż oczekiwane min przez zamawiającego? Czy wykonawca może zmienić listę placówek w taki sposób, że zmieni placówkę X znajdującą się pod adresem Y na placówkę Z pod innym adresem? Liczba oferowanych placówek na terenie określonym przez zamawiającego zmniejszy się, gdyż dodana placówka znajduje się na innym terenie. Czy zamawiający na etapie prowadzonego postępowania powinien przewidzieć zmiany do umowy jako istotne?

Pytanie: Czy istotną zmianą pierwotnych warunków zamówienia będzie przesunięcie terminu wykonania o czas "zmarnowany" na przeprowadzenie postępowania przetargowego? Pierwotny termin realizacji zamówienia upływał 16.11.2015 r., przeprowadzenie procedury przetargowej zajęło trzy tygodnie i o ten czas chciałem wydłużyć termin realizacji. Zatem czas na wykonanie zamówienia pozostanie bez zmian zmienią się jedynie daty. Niestety przedmiotem jest robota budowlana na zewnątrz i tu pojawia się moja wątpliwość, bo daty zaczynają mieć znaczenie. Zrealizować pracę budowlaną 16 listopada, a 7 grudnia biorąc pod uwagę pogodę to trochę co innego.

Pytanie: Zamawiający w dniu 14.07.2015 roku wszczął procedurę przetargową w trybie art. 39 ustawy Pzp na przebudowę drogi powiatowej zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie ZP. W siwz zamawiający zawarł następujące zapisy:I. termin realizacji zamówienia 30.09.2015 rok.II. w istotnych postanowieniach umowy Zamawiający zastrzegł sobie możliwość przedłużenia terminu wykonania zamówienia w przypadku: konieczności wykonania robót dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym, niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia o którym mowa w § 1 umowy. konieczności wykonania robót uwzględnionych w Dokumentacji projektowej, a nie wyszczególnionych w przedmiarze robót i kosztorysie ofertowym, konieczności wykonania rozwiązań zamiennych zatwierdzonych przez projektanta, w  stosunku do rozwiązań ujętych w dokumentacji projektowej, jeżeli warunki atmosferyczne uniemożliwiają prowadzenie robót budowlanych zgodnie z wymaganiami opisanymi w specyfikacji technicznej. Wstrzymanie robót z tego powodu musi być potwierdzone w dzienniku budowy i zaakceptowane przez Inspektora Nadzoru, wystąpienia przerw w realizacji robót lub ich wstrzymanie z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. Konieczność przedłużenia terminu umowy w przypadku wystąpienia okoliczności, o których  mowa powyżej potwierdza Inspektor Nadzoru po złożeniu przez Wykonawcę w trakcie realizacji robót pisemnego wniosku z uzasadnieniem konieczności zmiany terminu oraz podania okresu o jaki termin powinien zostać przedłużony. Zła organizacja pracy oraz niewielki zakres zmian ilościowych robót nie uzasadniają przedłużenia terminu umowy. Ponadto Zamawiający zawarł zapisy dopuszczające fakturowanie częściowe do wysokości 90% wynagrodzenia. Faktury częściowe mogą być wystawiane nie częściej niż raz w miesiącu. Po otwarciu ofert w dniu 29 lipca 2015 r. okazało się że zamawiającemu brakuje środków finansowych na przedmiotowe zadanie, które mogą być wprowadzone do budżetu dopiero na sesji Rady Powiatu w dniu 4 września 2015 r., w związku z powyższym wystąpiono do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą. Ostatecznie umowa z wykonawcą ma zostać podpisana w dniu 10 września 2015 roku. Pytanie jest czy w takiej sytuacji zamawiający może zmodyfikować zapisy umowy dotyczące fakturowania częściowego – zmienić w umowie, że rozliczenie inwestycji będzie jedna fakturą. Ponadto czy na podstawie w/w zapisów istotnych postanowień umowy (wymienionych w pkt II niniejszego pisma) zamawiający może wydłużyć wykonawcy termin wykonania zadania ze względu na przedłużającą się procedurę wyboru wykonawcy.

Pytanie: W trakcie wykonywania robót budowlanych (termomodernizacja) okazało się, że część robót budowlanych na około 100 tys. zł brutto jest zbędna i moglibyśmy z nich zrezygnować. Roboty dotyczą kosztów niekwalifikowalnych (nie są związane z termomodernizacją i ich niewykonanie nie zmieni celów ani wskaźników projektu). Mamy na to zgodę i wyjaśnienia Projektanta i zgodę Wykonawcy. Czy możemy podpisać aneks do umowy podstawowej zmniejszający wartość robót o roboty których nie wykonamy ? Zmiana nie została przewidziana na etapie przeprowadzania postępowania, przewidzieliśmy tylko zmiany na roboty zamienne.

Pytanie: W postępowaniu na dostawę karnetów sportowych dodatkowym kryterium był dostęp do minimum 40 obiektów na terenie danego miasta. Wpłynęła jedna oferta, w której wykonawca wskazał wymagane minimum i dołączył do oferty pożądany formularz z listą obiektów. Podczas realizacji umowy wykonawca zakończył współpracę z kilkoma obiektami, a w to miejsce podpisał z innymi, dzięki temu nadal posiada wymaganą liczbę obiektów. W siwz i w umowie w postanowieniach mówiących o możliwych zmianach umowy, nie wymieniono takiego przypadku, a z drugiej strony nie ma zapisów nakazujących by lista obiektów była stała przez cały okres obowiązywania umowy. Jak postąpić w opisanej sytuacji?

Pytanie: Nasze pytanie dotyczy robót zamiennych gdyż jeszcze u nas nie występowały oraz nie przewidywaliśmy ich w umowie. Kto występuje o wprowadzenie robót zamiennych i kto musi je zatwierdzić za pomocą jakich dokumentów? Czy w przypadku ich wystąpienia konieczny jest aneks do umowy czy odrębna umowa?  Jak wygląda sprawa wystąpienia robót zamiennych w przypadku wynagrodzenia ryczałtowego i kosztorysowego, kiedy i czy w ogóle zmianie może ulec wynagrodzenie wykonawcy i na jakiej podstawie takie ewentualne wynagrodzenie wypłacić? Czy możemy prosić o przykład kiedy takie roboty mogą wystąpić? Czy możemy prosić o przykład poprawnego zapisu jaki moglibyśmy wprowadzić do umowy o przewidywanych robotach zamiennych zgodnie z art. 144 ustawy Pzp oraz o zapis który dopuszczał by zmianę wynagrodzenia w przypadku ich wystąpienia?

Pytanie: Co zrobić w sytuacji, gdy wykonawca w ofercie wyraźnie wskazał, że zadanie zrealizuje samodzielnie bez udziału podwykonawców, natomiast w trakcie realizacji umowy występuje z wnioskiem do zamawiającego o wyrażenie zgody na zatrudnienie podwykonawców. W związku z tym, jaką wagę prawną ma oświadczenie składane w ofercie? Ponadto co powinien zrobić zamawiający gdy wykonawca w ofercie określił zakres prac jaki chce zlecić podwykonawcy, natomiast w trakcie realizacji wnioskuje i zgłasza inny zakres robót?

Pytanie: Czy dopuszczalna jest zmiana umowy o zamówienie publiczne zawarta w trybie przetargu nieograniczonego polegająca na obniżeniu ceny za wykonanie zamówienia w sytuacji, gdy umowa takiej zmiany nie przewidywała?