Pytanie: W naszej jednostce planuje się zamówienia w danym roku budżetowym (w terminie do 30 września) na kolejny rok. Wszystkie działy wpisują swoje wydatki w podziale na poszczególne grupy wydatków (m.in. żywność, dostawa AGD, dostawa art. biurowych itd. dostawy, usługi i rob bud - zgodnie z planem finansowym na kolejny rok (prognozowanym, bo realne środki przychodzą ok luty marzec w danym roku). Na podstawie tych cząstkowych planów pracownik ds. zamówień publicznych sumuje wydatki tego samego rodzaju i przeznaczenia i ustala tryb w jakim wydatek ma być realizowany (do 15.000 zł brutto-wolny zakup; do 30.000 euro - zapytanie ofertowe, powyżej tej kwoty przetarg). W skali roku zachodzą zmiany w tym planie i nagle okazuje się że z tych samych środków budżetowych planuje się zakupić jakieś art spożywcze np. na jakąś imprezę dla seniorów, których nie ma w specyfikacji np. kawa, soki itp. (zakup w trybie przetargu, kwota 200.000 złotych) i co zrobić w takim wypadku? Potraktować jako zakup nieplanowany i wprowadzić osobno w planie zamówień i oszacować poza tym wcześniejszym wydatkiem, który był zaplanowany i zrealizowany w trybie PN, tj. 100zł oszacowane osobno da wolny zakup poza Pzp i zapytaniem ofertowym u nas. Tylko jak taka sytuacja będzie się powielać w trakcie roku to może okazać się że łącznie poza procedurami zrealizowano większą sumę bo ktoś jej nie zaplanował od początku? Nadmienię że zakup będzie realizowany z tych samych środków budżetowych co pozostałe zakupy (nie z nowych-bo gdyby z nowych to można by było potraktować to jako osobny wydatek nieplanowany i szacować osobno, prawda?) Tylko nikt wcześniej nie pomyślał i nie dał tych zakupów do przetargu do specyfikacji. Czy potraktować to jako zakup tożsamy i nawet jeśli to kwota wydatku rzędu 100 zł to przeprowadzić kolejne postępowanie w trybie przetargu, bo to wcześniejsze już było w trybie przetargu? Jak wtedy oszacować wartość zamówienia - wartość całkowita suma tego przetargu początkowego + zakupy teraźniejsze tj. 200tys zł + 100zł a wartość zamówienia realizowanego to będzie 100zł? Tylko czy nie wprowadzi to w błąd wykonawców którzy będą się ubiegali o zamówienie że ono jest w trybie przetargu a wartość 100 zł? Kiedy należy takie zakupy łączyć a kiedy dzielić i traktować osobno-jeżeli w trakcie roku wynikają zmiany w planach?

Pytanie: Rozważamy przeprowadzenie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego w celu zawarcia umowy ramowej. Pojawiły się takie wątpliwości: Czy możliwe będzie zawarcie umowy ramowej, jeśli w postępowaniu ofertę złoży tylko jeden wykonawca? Czy w przetargu nieograniczonym w celu zawarcia umowy ramowej można dopuścić składanie ofert częściowych z zastrzeżeniem, że każdy wykonawca może złożyć ofertę tylko na jedną część?

Pytanie: W rocznym planie mamy zapisaną realizację 5 zamówień na prace projektowe w branży drogowej. Zachodzi wobec nich łączność czasowa, miejscowa i rodzajowa, wobec czego wartością tych zamówień będzie łączna wartość tych zamówień i będą one przedmiotem ogłoszenia unijnego. Na początku roku udzieliliśmy jednego zamówienia, które było przedmiotem ogłoszenia wg procedury unijnej. Obecnie z uwagi na konieczność szybszego udzielenia zamówienia niż wynikałoby to z terminów "unijnych" chcielibyśmy zastosować art. 6a, ponieważ zachodzą przesłanki ustawowe. Łączna bowiem wartość tych dwóch zamówień (części) wynosi mniej niż 20 % wartości całego zamówienia (tych pięciu zamówień) a wartość tego kolejnego zamówienia jest niższa niż 80.000 euro. Czy jest to możliwe? Czy sumowanie zamówień powinno odbywać się wg rodzaju głównego przedmiotu zamówienia, tj. wg branż (np projekty drogowe razem, zamówienia dotyczące prac remontowych razem itp)? Ponadto czy w przypadku zastosowania pozacenowych kryteriów (np kryterium "organizacja nadzoru nad kontraktem") i przyznawania punktów przez członków komisji przetargowej na podstawie przedłożonego opracowania przez wykonawcę na zasadzie swobodnej oceny, członkowie ci winni uzasadniać przydzieloną punktację? Czy w przypadku, gdy w roku budżetowym zostaną nam dołożone środki finansowe (gmina uzyskała kredyt), to jak ustalać wartość zamówień udzielanych z tych środków? W ramach Wieloletniej Prognozy Finansowej (WPF) mamy zapisane zamówienia, jednakże na tym etapie nie jesteśmy w stanie określić czasu ich udzielenia ani precyzyjnej wartości. Jednocześnie, niezależnie od WPF mamy zapisane w naszym rocznym budżecie zamówienia tożsame rodzajowo. Czy mamy je łączyć z zamówieniami zapisanymi w WPF?

Pytanie: Moja jednostka organizuje i przeprowadza egzaminy w zakresie zdrowia na terenie całej Polski. Osoby, które są zaangażowane w wykonywanie tych przedsięwzięć przemieszczają się po całej Polsce i korzystają z usług hoteli. Ze względu na szacowanie wartości planowanych zamówień w zakresie usług noclegowych powinnam je szacować razem? W sytuacji, gdy łączny szacunek dla wszystkich usług wraz z refundacją kosztów noclegów, przekracza próg 30.000 euro, czy mogę na podstawie art. 4 pkt 3 lit i nie stosować ustawy Pzp?

Pytanie: Postanowiliśmy zlecić zamówienie zgodnie z art. 6a ustawy Pzp tj. I część dotyczyć będzie dostawy paliwa do końca roku, a II część to dostawa paliwa na 2015 rok. Jednak po oszacowaniu wartości zamówienia okazało się, że nie przekraczamy progu 30.000 euro. Szacunkowa wartość do końca 2014 roku wyniosła 7.600 zł. brutto, a na 2015 rok wyniosła 128 tys. zł. brutto, co łącznie daje wartość 26.093 euro. W związku z tym zastanawiamy się, czy zlecić dostawę paliwa bez stosowania ustawy, czy bezpieczniej będzie dla dostawy na 2015 rok zastosować art. 39 - przetarg nieograniczony, ewentualnie art. 69 - zapytanie o cenę. W ostatnim przetargu dla każdej z części wpłynęła tylko jedna oferta, która spełniała nasze wymagania. Dla jednej z części wygrał Wykonawca, prowadzący działalność gospodarczą, który w trakcie realizacji umowy miał ceny jednostkowe dużo wyższe niż konkurencja (chcielibyśmy uniknąć takiej sytuacji). Ponadto jeden z obwodów położony jest poza granicami miasta i w jego obrębie zlokalizowana jest tylko jedna stacja, a kolejne dwie zlokalizowane są dopiero 7 km dalej. W związku z czym mamy problem z określeniem wymagań, co do odległości stacji od obwodu. Do tego dochodzą jeszcze obecne zmiany ustawy tj. wymagany załącznik do protokołu w przetargu nieograniczonym kryterium - cena 100%, który nie wiemy jak ma wyglądać i jak mamy uzasadnić, w jaki sposób zostały uwzględnione koszty ponoszone w okresie korzystania z przedmiotu zamówienia.

Pytanie: Zamawiający w marcu 2014 r. ogłosił przetarg nieograniczony na dostawę soli drogowej. Kierownicy zgłosili zapotrzebowanie na 700 ton soli w tym: 175 ton w marcu, 525 ton w październiku. Jednakże najpierw zgodnie z zapotrzebowaniem ogłosił przetarg nieograniczony na 175 ton soli i podpisał umowę na kwotę 40.000 zł. netto. Zamawiający szacował wartość zamówienia dla całości tj. na kwotę 205.000 zł. brutto. (700 ton). Teraz jednostka chce ogłosić przetarg na 375 ton ponieważ kierownicy zmniejszyli zapotrzebowanie. Czy zamawiający może skorzystać z procedury poniżej 30.000 euro czy powinien ogłosić przetarg nieograniczony? Szacunkowa wartość na 375 ton nie przekracza 30.000 euro. Szacując dodaje wartość podpisanej umowy na 175 ton i 375 ton do zlecenia i otrzymuje kwotę 146 tys. zł. brutto.

Pytanie: Czy zamówienia z dziedziny nauki i pozostałe tego samego rodzaju należy szacować łącznie? Chodzi np. o zakup komputerów do dydaktyki i zakup komputerów do projektów badawczych. Czy należy te zamówienia szacować łącznie czy odrębnie?

Pytanie: Przeprowadzaliśmy zamówienia na materiały informacyjne udzielane w częściach. Ostatnie postępowanie jest zaplanowane na wrzesień. Jednostka uzyskała nowe środki na materiały informacyjne. W związku z tym, iż zamówienia w częściach nie zostały wszystkie zrealizowane musimy zastosować przetarg. Czy dla nowych środków i pozostałej części próg wynosi 14 000 euro czy może 30 000 euro?

Pytanie: Jesteśmy spółką komunalną, która w swoim zakresie ma usługi komunalne, ciepłownicze, wodno-kanalizacyjne, ujęcie wody, oczyszczalnię. Czy w związku z tak różną specyfiką naszej działalności, mamy sumować wszystkie usługi projektowe z wszystkich wydziałów na początku roku i ogłaszać wszystkie przetargi jednocześnie? Nie możemy rozpisać jednego postępowania, gdyż są różne terminy, różni wykonawcy i różne przedmioty zamówienia np. projekty wodno-kanalizacyjne, projekty dachów, projekty sieci ciepłowniczych. Czy możemy traktować te projekty osobno i zliczać do 14.000 każdą branżę osobno?

Pytanie: Planujemy ogłosić przetarg na usługę dotyczącą promocji terenów inwestycyjnych w czasopismach specjalistycznych, np. Newsweek, Forbes, Life@Travel, Bloomberg oraz na stronach internetowych. Łączna wartość zamówienia wynosi 60.000 zł brutto. Czy mogę potraktować te zamówienia jako odrębne z uwagi na tożsamość przedmiotową i podmiotową?