Niezbędne zasady opisu przedmiotu zamówienia + checklista zgodności z Pzp

FAQ – najczęstsze pytania o opis przedmiotu zamówienia

1. Jak prawidłowo opisać przedmiot zamówienia zgodnie z ustawą Pzp?

Zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy Pzp opis przedmiotu zamówienia (OPZ) musi być jednoznaczny, wyczerpujący i sporządzony za pomocą dokładnych oraz zrozumiałych określeń. Powinien uwzględniać wszystkie wymagania i okoliczności istotne dla przygotowania oferty, tak aby wykonawca mógł ustalić pełen zakres świadczenia i prawidłowo obliczyć jego cenę w sposób porównywalny z innymi wykonawcami.

Wskazówka praktyczna: Przed opublikowaniem SWZ sprawdź, czy wykonawca na podstawie samego OPZ może ustalić, co dokładnie ma wykonać, w jakiej ilości, z jaką częstotliwością i według jakich wymagań. Unikaj ogólnikowych sformułowań, takich jak np. „zgodnie z bieżącymi potrzebami zamawiającego”, „wysokiej jakości”, „w dogodnym terminie”, jeżeli nie towarzyszy im określenie zakresu wymaganych świadczeń.

2. Czy w opisie przedmiotu zamówienia można wskazać konkretnego producenta lub nazwę produktu?

Co do zasady nie można opisywać przedmiotu zamówienia przez wskazanie konkretnej marki, producenta lub znaku towarowego, jeżeli mogłoby to ograniczać konkurencję. Wyjątek przewiduje art. 99 ust. 5 ustawy Pzp, gdy zamawiający nie może opisać zamówienia wystarczająco precyzyjnie i zrozumiale w inny sposób. Używają znaku towarowego, musi wówczas zastosować określenie „lub równoważny” i wskazać kryteria oceny równoważności.

Wskazówka praktyczna: Zanim wpiszesz w OPZ nazwę konkretnego produktu, sprawdź, czy możesz zastąpić ją wymaganiami technicznymi lub funkcjonalnymi. Jeżeli odwołanie do marki jest niezbędne, wskaż możliwość zaoferowania produktu równoważnego i określ wymagane parametry równoważności. Przykładowo przy zakupie tonerów możesz wskazać wymaganą kompatybilność z drukarką i minimalną wydajność.

3. Czy samo wskazanie „lub równoważny” w OPZ jest wystarczające?

Nie. Zgodnie z art. 99 ust. 6 ustawy Pzp zamawiający musi również określić kryteria stosowane do oceny równoważności. Wykonawcy powinni wiedzieć, jakie parametry techniczne, jakościowe lub funkcjonalne musi spełniać oferowany produkt równoważny.

Wskazówka praktyczna: Nie poprzestawaj na dopisaniu słów „lub równoważny” po nazwie produktu. Wskaż konkretne, możliwe do zweryfikowania cechy, na podstawie których ocenisz równoważność. Przykładowo dla tonerów mogą to być kompatybilność z określonym modelem drukarki i minimalna wydajność mierzona według wskazanej normy.

4. Czy zamawiający może określić wymagania techniczne ograniczające konkurencję?

Zamawiający ma prawo określić wymagania dotyczące jakości, funkcjonalności i parametrów technicznych odpowiadające jego rzeczywistym potrzebom. Nie musi rezygnować z uzasadnionych wymagań tylko dlatego, że niektórzy wykonawcy nie mogą ich spełnić. Nie może jednak wprowadzać ograniczeń, które bez obiektywnego uzasadnienia eliminują wykonawców zdolnych do prawidłowej realizacji zamówienia.

Wskazówka praktyczna: Przy każdym parametrze, który może ograniczać liczbę potencjalnych wykonawców, odpowiedz sobie na pytanie: czy jest on rzeczywiście niezbędny do zaspokojenia potrzeb mojej jednostki? Przykładowo ograniczenie masy urządzenia może być uzasadnione nośnością stropu, ale wymaganie konkretnego układu przycisków w urządzeniu, charakterystycznego dla jednego producenta, może już nie mieć obiektywnego uzasadnienia.

5. Czy w opisie przedmiotu zamówienia trzeba wskazać kody CPV?

Tak. Zgodnie z art. 99 ust. 3 ustawy Pzp do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV). Zamawiający powinien dobrać kod odpowiadający rzeczywistemu przedmiotowi zamówienia, a w razie potrzeby wskazać również kody dodatkowe. Wyszukanie odpowiednich oznaczeń ułatwia Słownik kodów CPV na Portalu ZP.

Wskazówka praktyczna: Wybieraj możliwie najbardziej szczegółowy kod odpowiadający głównemu przedmiotowi zamówienia. Jeżeli zamówienie obejmuje kilka rodzajów świadczeń, rozważ wskazanie dodatkowych kodów CPV. Przykładowo dla usługi sprzątania budynku możesz zastosować kod 90911200-8, a dla mycia okien – 90911300-9.

6. Czy można opisać przedmiot zamówienia przez odwołanie do norm?

Tak. Art. 101 ustawy Pzp dopuszcza opis przedmiotu zamówienia przez odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych. Zamawiający musi jednak dopuścić rozwiązania równoważne.

Wskazówka praktyczna: Jeżeli odwołujesz się do norm, wskaż również możliwość zastosowania rozwiązań równoważnych. Nie ograniczaj opisu do ogólnego wymagania „zgodności z obowiązującymi normami”. Określ też oczekiwane właściwości materiałów, produktów lub usług, np. wymaganą izolacyjność cieplną, wytrzymałość czy parametry bezpieczeństwa. Dzięki temu wykonawcy będą wiedzieli, jaki efekt techniczny mają osiągnąć.

7. Jak opisać przedmiot zamówienia na roboty budowlane?

Zgodnie z art. 103 ustawy Pzp sposób opisu zależy od formuły realizacji zamówienia. W formule „wybuduj” zamawiający sporządza OPZ za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych (STWiORB). Natomiast w formule „zaprojektuj i wybuduj” podstawą opisu jest program funkcjonalno-użytkowy (PFU), określający przeznaczenie obiektu i wymagania dotyczące jego wykonania.

Wskazówka praktyczna: Pamiętaj, że w formule „zaprojektuj i wybuduj” część szczegółowych rozwiązań może zostać opracowana dopiero na etapie projektowania, ale nie zwalnia to zamawiającego z obowiązku jednoznacznego określenia zakresu zamówienia.

Sprawdź także:

• Podstawowe zasady opisu przedmiotu zamówienia wyrażone w orzecznictwie KIO
• Analiza opisu przedmiotu zamówienia od strony wykonawcy – kiedy odwołać się do KIO na jego zapisy?