ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Zasady udzielania zamówień publicznych to ogólne dyrektywy postępowania, które zamawiający musi respektować na każdym etapie procedury. Nie są one wyłącznie deklaracją ustawową, ale realnym wzorcem oceny czynności zamawiającego.

Zasady te mają znaczenie zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców. Dla zamawiających są wyznacznikiem prawidłowego prowadzenia postępowania, natomiast dla wykonawców – podstawą do oceny, czy ich prawa w postępowaniu nie zostały naruszone.

Podstawowe zasady udzielania zamówień publicznych zostały uregulowane przede wszystkim w art. 16–20 ustawy Pzp. Komentarz UZP do ustawy Pzp podkreśla, że wszystkie działania zamawiającego w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania podlegają ocenie przez pryzmat zasad z art. 16 ustawy Pzp.

Zamawiający ma obowiązek przygotować i przeprowadzić postępowanie w sposób, który nie faworyzuje określonych wykonawców ani nie eliminuje ich z rynku bez obiektywnego uzasadnienia.

Praktyczne obszary zastosowania tej zasady pojawiają się na takich polach jak:

• opis przedmiotu zamówienia,
• warunki udziału w postępowaniu,
• kryteria oceny ofert,
• wymagania dotyczące dokumentów,
• terminy składania ofert,
• projektowane postanowienia umowy.

Przykładowo naruszeniem zasady uczciwej konkurencji może być opisanie przedmiotu zamówienia przez wskazanie parametrów odpowiadających wyłącznie jednemu produktowi/podmiotowi, jeżeli nie wynika to z uzasadnionych obiektywnie potrzeb zamawiającego.

Zamawiający nie może preferować jednego wykonawcy ani dyskryminować innego względem pozostałych. Równe traktowanie oznacza stosowanie tych samych reguł wobec wszystkich podmiotów uczestniczących w postępowaniu.

Zasada ta działa nie tylko na etapie badania i oceny ofert, ale już na etapie przygotowania dokumentów zamówienia. Jeżeli warunki udziału lub kryteria oceny ofert są skonstruowane pod określonego wykonawcę, problem pojawia się jeszcze przed złożeniem ofert.

Realizacja tej zasady odbywa się m.in.  poprzez:

• zapewnienie równego dostępu do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie,
• nakaz dokonywania oceny warunków oraz oceny ofert według wcześniej opisanych i znanych wykonawcom kryteriów, na podstawie dokumentów oferty, nie zaś innej wiedzy zamawiającego.

Zasada przejrzystości wymaga, aby wykonawcy znali z góry reguły postępowania. Zamawiający powinien formułować wymagania jednoznacznie oraz w sposób klarowny, tak aby wykonawcy wiedzieli, jakie dokumenty mają złożyć, jak zostaną ocenione ich oferty i jakie konsekwencje będą wiązać się z określonymi brakami. Innym przejawem tej zasady jest przekazywanie wykonawcom stosownych informacji o decyzjach podejmowanych w procedurze (np. o wykonawcach, którzy złożyli oferty czy o punktacji przyznanej poszczególnym ofertom w ramach kryteriów oceny ofert).

Zasada proporcjonalności oznacza natomiast, że wymagania muszą być adekwatne do przedmiotu i zakresu zamówienia. Zamawiający nie powinien żądać doświadczenia, potencjału, certyfikatów czy dokumentów w zakresie szerszym, niż jest to potrzebne do prawidłowej realizacji zamówienia. Podkreśla się także, że nadmierne wymogi stawiane wykonawcom powodują, że zmniejsza się ogólne zainteresowanie danym zamówieniem i konkurencyjność w postępowaniu.

Warto podkreślić, że zasada efektywności nie sprowadza się do wyboru najtańszej oferty. Chodzi o takie udzielenie zamówienia, które zapewni najlepszą jakość dostaw, usług lub robót budowlanych w stosunku do środków, jakie zamawiający może przeznaczyć na zamówienie, oraz najlepszy stosunek nakładów do efektów, w tym efektów społecznych, środowiskowych i gospodarczych. Komentarz UZP do ustawy Pzp wskazuje, że zasada efektywności ma wspierać strategiczne podejście do zamówień publicznych. Czytamy w nim: „Celem tej koncepcji jest wybór takiej oferty, która przedstawia najbardziej optymalną relację ceny, kosztów cyklu życia i jakości oraz jej przydatności do osiągnięcia przez realizację zamówienia wcześniej założonych celów”.  

Praktyczne zastosowanie tej zasady przejawia się na takich polach jak:

• stosowanie kryteriów jakościowych,
• uwzględnianie kosztów cyklu życia i unikanie pozornych oszczędności, które mogą generować wyższe koszty na etapie realizacji umowy,
• badanie realnych potrzeb zamawiającego (np. w ramach analizy potrzeb i wymagań czy wstępnych konsultacji rynkowych),
• raportowanie trudności podczas wykonywania zamówień, aby zapobiec im w przyszłości (raport z realizacji zamówienia z art. 446 ustawy Pzp).

Jawność umożliwia kontrolę czynności zamawiającego przez wykonawców, organy kontrolne i opinię publiczną. Komentarz UZP podkreśla, że zasada jawności działa w okresie od wszczęcia do zakończenia postępowania. Zasada jawności działa także względem wykonawcy, który decydując się na udział w postępowaniu, niejako zgadza się także na to, iż niektóre jego dane zostaną upublicznione także w oficjalnych publikatorach np. Biuletynie ZP czy Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. 

Zasada jawności realizowana jest w ustawie Pzp m.in. poprzez:

• obowiązek prowadzenia na bieżąco protokołu postępowania,
• dostęp do protokołu postępowania i jego ujawnianie na wniosek zainteresowanego,
• publikację stosownych informacji na stronie WWW prowadzonego postępowania.

Wyjątkiem od zasady jawności jest tajemnica przedsiębiorstwa, którą wykonawca może zastrzec wraz z przekazaniem informacji stanowiącej tajemnicę i uzasadnieniem jej zastrzeżenia.

Zamawiający może także zastrzec poufność w odniesieniu do niektórych informacji przekazywanych w postępowaniu.

Zasada jawności musi być realizowana stosownie do regulacji RODO z poszanowaniem ochrony danych osobowych.

Czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania powinny wykonywać osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Dotyczy to m.in. członków komisji przetargowej, osób przygotowujących opis przedmiotu zamówienia, oceniających oferty lub uczestniczących w podejmowaniu decyzji w postępowaniu a także ekspertów zatrudnianych przez zamawiającego na podstawie umów cywilnoprawnych celem przeprowadzenia określonych czynności związanych z przygotowaniem czy procedowaniem postępowania.

Osoby te, stosownie do art. 56 ust. 4 ustawy Pzp, muszą złożyć pod rygorem odpowiedzialności karnej oświadczenie o istnieniu/braku istnienia okoliczności świadczących o konflikcie interesów.

Praktyczne znaczenie zasady przejawia się w:

• konieczności weryfikacji konfliktu interesów,
• składaniu oświadczeń przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu,
• wyłączeniu osoby, której udział mógłby podważać zaufanie do bezstronności zamawiającego,
• znaczeniu dokumentowania czynności.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się pisemnie i w języku polskim, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie. Zasada języka polskiego obejmuje w szczególności dokumenty zamówienia, ogłoszenia, SWZ, OPiW, protokół, zawiadomienia, wyjaśnienia i informacje sporządzane przez zamawiającego.

Warto zaznaczyć, że pisemność w obecnych postępowaniach należy rozumieć z uwzględnieniem elektronizacji zamówień publicznych. „Pisemnie” oznacza zastosowanie w tym postępowaniu takich środków przekazu, które zapewniają wyrażanie informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (…) Pisemność odnosi się do informacji, które można odczytać i powielić, a nie tylko do informacji przekazywanych w postaci papierowej” (Komentarz UZP do ustawy Pzp).

Opis przedmiotu zamówienia jest jednym z najczęstszych obszarów, w których dochodzi do naruszenia zasad:

• uczciwej konkurencji,
• równego traktowania wykonawców,
• proporcjonalności,
• przejrzystości.

Przykładowo zamawiający, określając wymagania jakościowe i techniczne względem zamawianych dostaw, usług i robót budowlanych, powinien potrafić wykazać ich związek z przedmiotem zamówienia i swoimi uzasadnionymi potrzebami.

Warunki udziału nie mogą być ani przypadkowe, ani nadmierne. Powinny służyć sprawdzeniu, czy wykonawca jest zdolny do wykonania zamówienia. Zamawiający ma obowiązek określić minimalne poziomy zdolności wykonawcy, które pozwolą na realizację zamówienia na oczekiwanym przez zamawiającego poziomie.

Można wskazać przykłady błędów:

• żądanie doświadczenia nieadekwatnego do skali zamówienia,
• wymaganie zbyt wysokiego obrotu,
• preferowanie określonego modelu realizacji zamówienia,
• nieuzasadnione ograniczanie możliwości powołania się na zasoby podmiotu trzeciego lub doświadczenie konsorcjum.

Naruszenie zasad udzielania zamówień publicznych może prowadzić do:

• wniesienia pytań do SWZ,
• żądania zmiany dokumentów zamówienia,
• złożenia odwołania do KIO,
• nakazania zamawiającemu zmiany lub unieważnienia czynności,
• stwierdzenia naruszenia w wyniku kontroli,
• w określonych sytuacjach – korekt finansowych w projektach unijnych.

Jakie są podstawowe zasady udzielania zamówień publicznych?

Podstawowe zasady to m.in. uczciwa konkurencja, równe traktowanie wykonawców, przejrzystość, proporcjonalność, jawność, efektywność, bezstronność i obiektywizm, pisemność oraz prowadzenie postępowania w języku polskim.

Gdzie są uregulowane zasady zamówień publicznych?

Najważniejsze zasady udzielania zamówień publicznych wynikają z art. 16–20 ustawy Pzp.

Czy naruszenie zasad zamówień publicznych może być podstawą odwołania do KIO?

Tak. Jeżeli naruszenie zasad wpływa lub może wpływać na sytuację wykonawcy w postępowaniu, może stanowić podstawę zarzutów w odwołaniu do Krajowej Izby Odwoławczej.

Czy zasada uczciwej konkurencji dotyczy tylko badania ofert?

Nie. Zasada uczciwej konkurencji ma znaczenie już na etapie przygotowania postępowania, w szczególności przy opisie przedmiotu zamówienia, ustalaniu warunków udziału i kryteriów oceny ofert.

Czy zasada efektywności oznacza wybór najtańszej oferty?

Nie. Zasada efektywności wymaga uwzględnienia jakości, nakładów, efektów oraz celu zamówienia. Najniższa cena nie zawsze oznacza najefektywniejsze udzielenie zamówienia.

Zasady udzielania zamówień publicznych są punktem odniesienia dla wszystkich czynności zamawiającego. Ich naruszenie może dotyczyć zarówno błędnego opisu przedmiotu zamówienia, nieproporcjonalnych warunków udziału, niejasnych kryteriów oceny ofert, jak i braku jawności czy konfliktu interesów. Dlatego powinny być analizowane nie tylko przy ocenie legalności postępowania, ale również przy projektowaniu dokumentów zamówienia.

Zobacz także: TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ, DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA