Opisywanie przedmiotu zamówienia w sposób, który utrudnia uczciwą konkurencję jest zakazane. Nie oznacza to jednak konieczności nabywania przez zamawiającego dostaw, usług czy robót budowlanych nieodpowiadających jego potrzebom, zarówno co do jakości, funkcjonalności czy wymaganych parametrów technicznych. Zamawiający może określić wysokie, ale możliwe do spełnienia wymagania przedmiotu zamówienia, które pozostają w związku z samym zamówieniem i celem, jaki poprzez dane zamówienie zamierza osiągnąć Zamawiający Instytucja zamawiająca uprawniona jest do takiego sformułowania opisu przedmiotu zamówienia, który umożliwia jej otrzymanie produktu odpowiadającego jej potrzebom.

Do obowiązków zamawiającego na etapie przygotowania postępowania należy dobór właściwych kryteriów oceny ofert, określenie ich znaczenia oraz opisanie sposobu oceny ofert z zastosowaniem każdego z nich. Dobór odpowiednich kryteriów to wyzwanie dla zamawiających. Te wybrane bowiem, nie dość że muszą być związane z przedmiotem zamówienia, to dodatkowo sposób ich zastosowania musi zostać precyzyjnie opisany. Innymi słowy kryteria oceny ofert muszą zostać opisane w sposób jednoznaczny, tak by dawać wykonawcom już w terminie składania ofert wiedzę, jaką ocenę uzyskają w kryterium ceny i punktowanych elementów pozacenowych. W artykule piszemy o tym, jak formułować kryteria w praktyce. Znajdziesz w nim konkretne przykłady opisów oraz oceny ofert.

Czym jest zmowa przetargowa czy inaczej zmowa cenowa w przetargu? Wystąpi ona np. wtedy, gdy przedsiębiorcy, którzy biorą udział w przetargu, uzgadniają między sobą bądź z samym zamawiającym warunki współpracy proponowanej w ofertach np. w odniesieniu do cen czy innych elementów dotyczących realizacji zamówienia publicznego. Mimo, że ustawa Pzp przewiduje mechanizmy, które mają przeciwdziałać zmowom przetargowym, to jednak wciąż nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie tego typu praktyk. W artykule piszemy o tym, kiedy występuje zmowa przetargowa, jak i gdzie ją zgłaszać oraz jakie konsekwencje ponoszą podmioty, które są w nią zaangażowane.

Zamawiający, wybierając ofertę w prowadzonym postępowaniu, zobowiązany jest zawsze porównać zaoferowane przez wykonawców ceny. Te z kolei muszą przedstawiać całkowite koszty, jakie zamawiający będzie musiał ponieść, nabywając usługę, dostawę czy robotę budowlaną. W cenie uwzględnia się zatem m.in. podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru lub usługi podlega obciążeniu tymi podatkami. Warto przy tym pamiętać, że finalna ocena zastosowanego VAT należy do zamawiającego. To po jego stronie pozostaje stwierdzenie, czy podatek w danym przypadku został właściwie ustalony a następnie obliczony. Błędy w tym zakresie mogą dyskwalifikować ofertę z postępowania. Jak właściwie ocenić oferty, w których wskazano różne stawki podatku? Co zrobić, gdy VAT zmienia się w trakcie prowadzenia przetargu bądź po zawarciu umowy? Kiedy wolno skorygować VAT w ofercie, a kiedy należy ją odrzucić? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w artykule.

Kwestia łącznego lub rozdzielnego traktowania dostaw różnego typu produktów spożywczych to nadal problem wielu zamawiających. Nie rozwiązuje go niestety w pełni opinia Urzędu Zamówień Publicznych wydana w tym temacie w 2021 roku. Jej autor nie wypowiedział się bowiem kategorycznie, wskazując, że dane dostawy na pewno należy połączyć albo potraktować jako osobne zakupy. Ocenę tej kwestii pozostawia zamawiającemu, który zna rynek swojej okolicy i tylko na podstawie tej wiedzy może stwierdzić, które podmioty będą zainteresowane daną dostawą. W artykule piszemy  o tym, jak w praktyce interpretować stanowisko Urzędu Zamówień Publicznych w sprawie określania wartości zamówień na dostawy produktów spożywczych. W tym celu przytaczamy case study jednej z jednostek zamawiających.

Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności. Rolą warunków udziału w postępowaniu jest ograniczenie grupy podmiotów do tych, które są zdolne do wykonania danego przedmiotu zamówienia. Nie mogą być sformułowane w sposób nadmierny, ograniczający konkurencję. Minimalny poziom wymagań nie powinien prowadzić do eliminacji z postępowania wykonawców zdolnych do realizacji zamówienia. O zasadach kształtowania warunków udziału w postępowaniu wielokrotnie wypowiadała się Krajowa Izba Odwoławcza. Sprawdź, na co należy zwrócić szczególna uwagę formułując wymogi dla Wykonawców. Dokonujemy przeglądu najnowszych stanowisk.

Prawo zamówień publicznych umożliwia zamawiającemu, aby ten wymagał bądź dawał możliwość przeprowadzenia przez wykonawców wizji lokalnej przed złożeniem ofert. Wizja lokalna jest uzasadniona w przypadku zamówień tzw. specyficznych, jak np. roboty budowlane, do realizacji których niezbędna jest właściwa ocena terenu budowy, podłoża, infrastruktury towarzyszącej itp. Konieczność odbycia wizji lokalnej nie powinna natomiast zastępować obowiązku rzetelnego opisu przedmiotu zamówienia przez zamawiającego i jest to podkreślane przez ekspertów. W opracowaniu omawiamy problemy, jakie może napotkać zarówno zamawiający jak i wykonawcy w związku z obowiązkiem i możliwością odbycia wizji lokalnej. Podpowiadamy też, kiedy w związku z wizją trzeba określić terminy składania ofert dłuższe niż minimalne.

Bezspornie najwięcej pytań od naszych użytkowników dotyczy tego, czy dane konkretne dostawy, usługi i roboty budowlane należy połączyć i udzielić ich w procedurze odpowiadającej ich zsumowanej wartości, czy też podzielić na grupy, by móc je zlecić w prostszych procedurach właściwych dla wartości częściowych. Pytania odnoszą się do różnego rodzaju zbliżonych przedmiotowo zamówień np. różnych mebli, różnego typu szkoleń czy usług projektowych bądź robót remontowych. W gruncie rzeczy odpowiedź zawsze jest podobna lub zbliżona. Zamawiający musi ocenić zamówienia z perspektywy trzech kryteriów – tożsamości podmiotowej, przedmiotowej i czasowej. Co do zasady – jeśli zamówienia spełniają te przesłanki, podlegają zsumowaniu i zleceniu zgodnie z ich łączną wartością. W artykule piszemy o szczegółach oceny tych przesłanek w odniesieniu do szacowania wartości zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane. Podajemy również kilkanaście przykładów praktycznych, kiedy łączyć a kiedy dzielić zamówienia publiczne.

Przepisy ustawy Pzp wymuszają na wielu zamawiających odejście od dyktatu kryterium ceny. Nie wystarczy jednak samo wykorzystanie pozacenowych kryteriów oceny ofert, niezbędne jest także ustalenie ich wagi (znaczenia) na odpowiednim poziomie. To niejednokrotnie wymaga od zamawiającego poprzedzenia czynności opisu pozacenowych kryteriów oceny ofert właściwą analizą i symulacją, aby sprawdzić, czy pozwalają one na wybór rzeczywiście najkorzystniejszej oferty, a nie tylko najlepszej na „pierwszy rzut oka”. Poniżej przedstawiamy sposoby oceny ofert w ramach pozacenowych kryteriów mierzalnych takich jak np. okres gwarancji czy termin dostawy.

Wstępne konsultacje rynkowe to etap poprzedzający wszczęcie zamówienia publicznego, który w założeniu ma pomóc zamawiającemu w jego przygotowaniu. Nie do końca znasz rynek zamawianych usług, dostaw bądź robót? Wiesz, że istnieją nowe rozwiązania technologiczne, ale potrzebujesz wsparcia profesjonalisty w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia? Być może wstępne konsultacje rynkowe są dla Ciebie. Wysiłek włożony w przeprowadzenie WKR przełoży się z całą pewnością na dobry opis przedmiotu zamówienia i jego oszacowanie, co pozwoli Ci kupić dokładnie to, czego potrzebujesz, w ramach budżetu, jakim dysponujesz. Sprawdź, jakie inne korzyści wiążą się z WKR oraz jak przeprowadzić je krok po kroku, aby w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia.