Czy zamawiający może żądać prezentacji sprzętu zamiast próbki wraz z ofertą?

W takim przypadku już w ofercie powinien zostać jednoznacznie wskazany producent, model, wersja i konfiguracja sprzętu, a zasady, zakres oraz skutki prezentacji muszą być szczegółowo opisane w SWZ.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający może żądać przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane dostawy spełniają określone przez niego wymagania, cechy lub kryteria, jeżeli środki te są niezbędne do przeprowadzenia postępowania.

Przedmiotowym środkiem dowodowym może być również prezentacja. O kwalifikacji danej czynności decyduje bowiem jej funkcja, a nie nazwa. Środek taki musi być proporcjonalny, związany z przedmiotem zamówienia i nie może naruszać uczciwej konkurencji ani równego traktowania wykonawców.

Należy uwzględnić art. 107 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którym przedmiotowe środki dowodowe, co do zasady, składa się z ofertą. W orzecznictwie KIO zaakceptowano jednak rozwiązanie, w którym wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie zobowiązujące go do przeprowadzenia prezentacji, natomiast sam pokaz odbywa się później, na wezwanie zamawiającego według zasad opisanych w SWZ.

W opisanym przypadku rekomenduję, aby zamawiający:

• wymagał wskazania w ofercie producenta, modelu, wersji i konfiguracji oferowanego sprzętu;
• żądał wraz z ofertą podpisanego oświadczenia o zobowiązaniu się do przedstawienia tego modelu na prezentacji;
• wskazał wprost w SWZ, że prezentacja stanowi przedmiotowy środek dowodowy w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy  Pzp;
• opisał szczegółowy i jednakowy dla wszystkich wykonawców scenariusz prezentacji;
• wskazał orientacyjny termin przeprowadzenia prezentacji, w tym czasookres od wezwania,
• wskazał konkretne parametry, cechy i funkcjonalności podlegające sprawdzeniu;
• określił sposób dokumentowania przebiegu i wyniku prezentacji;
• wskazał skutki niestawienia się wykonawcy oraz niepotwierdzenia wymagań OPZ, stosowne do tego czy prezentacja służy ocenie w ramach parametrów minimalnie wymaganych czy kryteriów oceny ofert, czy dwóch powyższych aspektów.

Prezentacja nie może służyć dopiero wyborowi albo skonkretyzowaniu produktu po upływie terminu składania ofert. Wykonawca powinien przedstawić dokładnie taki model, jaki wskazał w ofercie.