KSeF w SWZ i umowie PZP 2026 – jak projektować zapisy fakturowania przy równoległych reżimach?
Rok 2026 przynosi zamawiającym i wykonawcom istotne wyzwania związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Etapowe wejście w obowiązek fakturowania w KSeF oraz rozwiązania przejściowe powodują, że w jednym postępowaniu mogą funkcjonować równolegle różne modele fakturowania. W konsekwencji zapisy specyfikacji warunków zamówienia oraz projektowanych postanowień umowy nie mogą przesądzać jednego, „sztywnego” sposobu wystawiania faktur. Wyjaśniamy, jak w 2026 roku projektować technologicznie neutralne i bezpieczne zapisy SWZ i umów, aby zapewnić równe traktowanie wykonawców, prawidłowe ustalenie momentu doręczenia faktury oraz sprawny bieg terminów płatności – niezależnie od tego, czy rozliczenie za zamówienie publiczne następuje w KSeF, czy poza nim. Podpowiadamy także, czy i jak zmieniać dotychczasowe umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jak traktować równoległe reżimy wystawiania faktur: PEF i KseF.
- KSeF jest systemem wystawiania ustrukturyzowanych faktur, a nie ich raportowania – faktura powstaje dopiero po nadaniu numeru KSeF.
- Obowiązek stosowania KSeF wchodzi etapami w 2026 roku, a do końca 2026 roku funkcjonują rozwiązania przejściowe, co oznacza równoległe modele fakturowania (KSeF i wyjątki poza KSeF).
- Przepisy przewidują stałe tryby szczególne na wypadek awarii lub niedostępności KSeF, umożliwiające czasowe fakturowanie poza systemem.
- Zapisy SWZ i umowy powinny być elastyczne i technologicznie neutralne, tak aby obejmowały oba dopuszczalne reżimy fakturowania oraz umożliwiały ich zmianę w trakcie realizacji umowy.
- Zamawiający nie ma narzędzi do samodzielnego przesądzenia obowiązku KSeF po stronie wykonawcy, dlatego kluczowe znaczenie ma oświadczenie wykonawcy o właściwym reżimie fakturowania i obowiązek jego aktualizacji (pobierz – wzór Oświadczenia wykonawcy o obowiązującym go systemie fakturowania).
- Wprowadzenie KSeF wpływa przede wszystkim na regulacje umowy PZP dotyczące doręczenia faktury i biegu terminu płatności, co wymaga od zamawiającego i wykonawcy wprowadzenia w tym zakresie jednoznacznych postanowień umownych w SWZ (pobierz – wzór postanowień SWZ w zakresie fakturowania w KSeF/poza KSeF).
- Aneksowanie umów zawartych przed wejściem obowiązkowego KSeF jest zasadne tam, gdzie dotychczasowe postanowienia są niekompatybilne z nowym reżimem, przy czym w zamówieniach publicznych takie zmiany umowy – co do zasady – mają charakter nieistotny (art. 454 Pzp).
- PEF a obowiązki zamawiającego – w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy Pzp zamawiający ma obowiązek odbioru ustrukturyzowanej e-faktury przesłanej przez PEF i nie może tego wyłączyć zapisami SWZ ani umowy; wykonawca co do zasady zachowuje dobrowolność korzystania z PEF.
- Przekazywanie przez PEF dokumentów innych niż faktura wymaga zgody obu stron; zamawiający może je całkowicie wyłączyć albo dopuścić w sposób kontrolowany (zamknięty katalog dokumentów i określone skutki umowne).
- PEF vs KSeF – rozdzielenie ról – PEF jest kanałem B2G do wymiany dokumentów w zamówieniach publicznych, natomiast KSeF jest systemem podatkowym, od którego zależy status faktury ustrukturyzowanej; kluczowe dla rozliczeń pozostaje nadanie numeru KSeF.
- PEF może być kanałem przekazania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, natomiast warunkiem uzyskania statusu faktury ustrukturyzowanej w rozumieniu przepisów o KSeF jest jej skuteczne przesłanie do KSeF i nadanie numeru KSeF.
Zamów już teraz pełny dostęp do portalu i korzystaj z:
- 4 519 fachowych porad prawnych
- możliwości zadawania 3 własnych pytań w miesiącu
- codziennie aktualizowanej bazy ponad 650 000 przetargów
- nielimitowanej możliwości ustawienia alertów i powiadomień o nowych przetargach
- ponad 200 wzorów dokumentów
- 22 szkoleń wideo na tematy związane z Pzp
- wyroków KIO oraz słownika kodów CPV
Zaloguj się.
Dostęp jednorazowy
PayU »39.90 zł netto (49.08 zł brutto)
Powiązane treści
