SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ), SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SWZ) – CZYM JEST?

Wykonawca, który przystępuje do postępowania, powinien dokładnie przeanalizować treść SWZ. Dokument ten określa wszystkie warunki zamówienia oraz zasady przygotowania oferty.

Jeżeli postanowienia SWZ są niezgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych, wykonawca ma prawo je zakwestionować poprzez odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO).

Do 31 grudnia 2020 r. w przepisach funkcjonowało pojęcie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 r.

Od wejścia w życie nowej ustawy z 11 września 2019 r. obowiązuje nazwa: specyfikacja warunków zamówienia (SWZ).

Specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) jest jednym z podstawowych dokumentów zamówienia, o których mowa w art. 7 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

SWZ stosuje się w większości trybów udzielania zamówień publicznych. Nie występuje ona w przypadku:

• zamówienia z wolnej ręki,
• partnerstwa innowacyjnego.

Specyfikacja warunków zamówienia określa wszystkie warunki dotyczące zamówienia oraz samego postępowania o jego udzielenie (art. 7 pkt 29 ustawy Pzp).

Obejmuje ona w szczególności:

• opis przedmiotu zamówienia,
• wymagania związane z realizacją zamówienia,
• kryteria oceny ofert,
• wymagania proceduralne,
• projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Podstawą prawną sporządzenia specyfikacji warunków zamówienia są przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

W zależności od rodzaju postępowania zastosowanie mają:

• postępowania unijne – art. 134 ustawy Pzp (z modyfikacjami właściwymi dla danego trybu),
• postępowania krajowe – art. 281 ustawy Pzp (z modyfikacjami właściwymi dla danego trybu).

Treść specyfikacji warunków zamówienia różni się w zależności od trybu udzielenia zamówienia. Zakres informacji i obowiązkowych elementów jest regulowany przepisami właściwymi dla danej procedury.

Poniższa tabela pokazuje, w których trybach zamawiający sporządza SWZ oraz jaka jest podstawa prawna.

W jakich trybach stosuje się SWZ? – zestawienie

Zakres informacji zawartych w SWZ różni się w zależności od trybu postępowania oraz jego przebiegu (np. tryb jedno- lub wieloetapowy).

W przypadku przetargu nieograniczonego minimalny zakres SWZ określa art. 134 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. SWZ musi zawierać co najmniej następujące elementy:

1)       nazwę i adres zamawiającego, numer telefonu, adres e-mail oraz stronę internetową prowadzonego postępowania,

2)       adres strony internetowej, na której publikowane będą zmiany, wyjaśnienia SWZ oraz inne dokumenty zamówienia,

3)       tryb udzielenia zamówienia,

4)       opis przedmiotu zamówienia,

5)       informacje o przedmiotowych środkach dowodowych,

6)       termin wykonania zamówienia,

7)       podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ustawy Pzp,

8)       informacje o warunkach udziału w postępowaniu,

9)       wykaz podmiotowych środków dowodowych,

10)  informacje o środkach komunikacji elektronicznej oraz wymaganiach technicznych i organizacyjnych dotyczących sposobu porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami,

11)  informacje o sposobie komunikacji w inny sposób niż elektroniczny (w przypadkach określonych w art. 65 ust. 1, art. 66 i art. 69 ustawy Pzp),

12)  wskazanie osób uprawnionych do kontaktu z wykonawcami,

13)  termin związania ofertą,

14)  opis sposobu przygotowania oferty,

15)  sposób oraz termin składania ofert,

16)  termin otwarcia ofert,

17)  sposób obliczenia ceny,

18)  kryteria oceny ofert wraz z ich wagami oraz sposobem oceny,

19)  informacje o formalnościach wymaganych po wyborze oferty w celu zawarcia umowy,

20)  projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego,

21)  pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy.

Kolejne postanowienia SWZ mają charakter obowiązkowy tylko wtedy, gdy zamawiający przewidział zastosowanie określonych narzędzi lub rozwiązań w postępowaniu. W takiej sytuacji zamawiający dokonuje takiego zastrzeżenia w SWZ i musi wyraźnie wskazać poniższe postanowienia w treści SWZ.

Zgodnie z art. 134 ust. 2 ustawy Pzp, w takich przypadkach SWZ zawiera również określone dodatkowe elementy:

1) Czy zamawiający wskazuje fakultatywne podstawy wykluczenia?

Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy Pzp – jeżeli zamawiający przewiduje ich zastosowanie (tzw. przesłanki fakultatywne)

2) Czy zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych?

Opis części zamówienia – jeżeli zamawiający przewiduje możliwość składania ofert częściowych.

3) Ile części zamówienia może objąć jedna oferta?

Liczba części zamówienia, na które wykonawca może złożyć ofertę, lub maksymalna liczba części, które mogą zostać udzielone jednemu wykonawcy, wraz z kryteriami lub zasadami ustalania, które części zostaną mu przyznane – w przypadku wyboru jego oferty w większej niż dopuszczalna liczbie części.

4) Czy zamawiający wymaga wniesienia wadium?

Wymagania dotyczące wadium – jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek jego wniesienia.

5) Czy wymagane jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy?

Informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy – jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek jego wniesienia.

6) Czy dopuszczalne są oferty wariantowe?

Informacje dotyczące przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim musza odpowiadać oferty wariantowe – jeżeli zamawiający dopuszcza ich składanie lub wymaga tego.

7) Czy zamawiający przewiduje umowę ramową?

Maksymalna liczba wykonawców, z którymi zostanie zawarta umowa ramowa – jeżeli zamawiający przewiduje jej zawarcie.

8) Czy przewidziano zamówienia podobne (uzupełniające)?

Informacja o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy Pzp – jeżeli zamawiający przewiduje ich udzielenie.

9) Czy wymagana jest wizja lokalna lub analiza dokumentów?

Informacje dotyczące przeprowadzenia wizji lokalnej lub sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia (art. 131 ust. 2 ustawy Pzp) – jeżeli zamawiający przewiduje taką możliwość lub wymaga jej przed złożeniem oferty.

10) W jakiej walucie będą prowadzone rozliczenia?

Informacje dotyczące walut obcych, w których mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą – jeżeli przewidziano rozliczenia w walutach obcych.

11) Czy stosowana będzie odwrócona kolejność oceny ofert?

Informacja o uprzedniej ocenie ofert, zgodnie z art. 139 ustawy Pzp – jeżeli zamawiający przewiduje takie rozwiązanie.

12) Czy przewidziano aukcję elektroniczną?

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej wraz z wymaganymi informacjami (art. 230 ustawy Pzp) – jeżeli zamawiający przewiduje aukcję.

13) Czy wykonawcy otrzymają zwrot kosztów udziału w postępowaniu?

Informacja dotycząca zwrotu kosztów udziału w postępowaniu – jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot.

14) Czy wymagane jest zatrudnienie na podstawie stosunku pracy?

Wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w przypadkach określonych w art. 95 ustawy Pzp – jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania.

15) Czy wymagane jest zatrudnienie określonych osób (np. osób defaworyzowanych)?

Wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp – jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania.

16) Czy zamówienie jest zastrzeżone dla określonych wykonawców?

Informacja o zastrzeżeniu możliwości ubiegania się o zamówienie wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp – jeżeli zamawiający przewiduje takie ograniczenie.

17) Czy zamawiający przewidział obowiązek osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań?

Informacja o obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań przez wykonawcę – jeżeli zamawiający wprowadza takie zastrzeżenie (art. 60 i art. 121 ustawy Pzp).

18) Czy dopuszczalne są katalogi elektroniczne?

Wymóg lub możliwość złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub ich dołączenia do oferty – w przypadkach określonych w art. 93 ustawy Pzp.

Specyfikacja zawiera także zazwyczaj informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zamawiający zapewnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do SWZ.

SWZ musi być dostępna od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej co najmniej do dnia udzielenia zamówienia.

Jeżeli zamawiający nie może udostępnić części SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania z przyczyn określonych w art. 65 ust. 1 ustawy Pzp, przekazuje ją w inny sposób wskazany w ogłoszeniu o zamówieniu.

Jeżeli zamawiający nie może udostępnić części SWZ na stronie internetowej z uwagi na poufny charakter zawartych w niej informacji, określa w ogłoszeniu o zamówieniu:

• sposób dostępu do tych informacji oraz
• wymagania związane z ochroną ich poufności.

Wykonawca w toku postępowania może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.

Zamawiający ma obowiązek udzielić wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż:

• 6 dni przed upływem terminu składania ofert albo
• 4 dni przed upływem terminu składania ofert – w przypadku, o którym mowa w art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp,

pod warunkiem że wniosek od wykonawcy wpłynął odpowiednio nie później niż:

• 14 dni przed upływem terminu składania ofert albo
• 7 dni przed upływem tego terminu.

Jeżeli zamawiający nie udzieli wyjaśnień w wymaganych terminach w toku postępowania o udzielenie zamówienia, ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert o czas .

Przedłużenie musi obejmować czas niezbędny do zapoznania się przez wykonawców z wyjaśnieniami oraz do należytego przygotowania i złożenia ofert.

Jeżeli wykonawca złoży wniosek o wyjaśnienie treści SWZ po upływie ustawowych terminów (14 lub 7 dni przed terminem składania ofert), zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień. Może jednak udzielić wyjaśnień dobrowolnie.

Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ.

Jeżeli wniosek o wyjaśnienie nie wpłynął w ustawowym terminie, zamawiający nie ma obowiązku:

• udzielania wyjaśnień oraz
• przedłużenia terminu składania ofert.

Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

W sytuacji określonej w art. 133 ust. 2 i 3 ustawy Pzp przekazuje je wykonawcom, którym przekazano SWZ – bez ujawniania źródła zapytania.

Zamawiający może zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ (art. 136 ustawy Pzp).

W uzasadnionych przypadkach zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść SWZ.

Zmianę udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Jeżeli zmiana dotyczy części SWZ, które nie zostały udostępnione na stronie internetowej prowadzonego postępowania, zamawiający przekazuje ją w inny sposób wskazany w ogłoszeniu o zamówieniu (art. 133 ust. 2 i 3 ustawy Pzp).

Jeżeli zmiana SWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający przekazuje do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie, o którym mowa w art. 90 ust. 1 ustawy Pzp.

W przypadku, o którym mowa w ust. 4, udostępnienie zmiany treści SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania nie może nastąpić przed publikacją ogłoszenia, o którym mowa w art. 90 ust. 1, z wyjątkiem przypadku gdy zamawiający nie został powiadomiony o publikacji w terminie 48 godzin od potwierdzenia przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej otrzymania tego ogłoszenia.

Jeżeli zmiany treści SWZ są istotne dla sporządzenia oferty lub wymagają od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się z nimi, zamawiający ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert.

Przedłużenie powinno obejmować czas niezbędny do zapoznania się ze zmianami oraz przygotowania oferty. Przepisy ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.

Jeżeli natomiast zmiany SWZ prowadzą do istotnej zmiany charakteru zamówienia, w szczególności do znacznej zmiany jego zakresu, zamawiający unieważnia postępowanie na podstawie art. 256 ustawy Pzp.

Reguły wyjaśniania i zmiany SWZ w trybie podstawowym reguluje art. 284–art. 286 ustawy Pzp.

Czym jest SWZ?

Specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) to dokument określający zasady postępowania, wymagania wobec wykonawców oraz sposób oceny ofert w zamówieniach publicznych.

Czy SWZ występuje w każdym postępowaniu?

Nie. SWZ nie stosuje się m.in. w zamówieniu z wolnej ręki oraz w partnerstwie innowacyjnym.

Co musi zawierać SWZ?

SWZ musi zawierać m.in. opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału, kryteria oceny ofert oraz projektowane postanowienia umowy.

Kiedy SWZ zawiera dodatkowe elementy?

Dodatkowe elementy (np. wadium, aukcja elektroniczna, wizja lokalna) są obowiązkowe tylko wtedy, gdy zamawiający przewidział ich zastosowanie w postępowaniu (art. 134 ust. 2 Pzp).

Czy można zadawać pytania do SWZ?
Tak. Wykonawca może złożyć wniosek o wyjaśnienie treści SWZ, a zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć w ustawowych terminach (art. 135 Pzp).

Czy zamawiający może zmienić SWZ?

Tak. Zamawiający może zmienić treść SWZ przed upływem terminu składania ofert, a w niektórych przypadkach musi także przedłużyć ten termin (art. 137 Pzp).

Czy zmiana SWZ może prowadzić do unieważnienia postępowania?

Tak. Jeżeli zmiana SWZ prowadzi do istotnej zmiany charakteru zamówienia, zamawiający unieważnia postępowanie (art. 256 Pzp).

Zobacz także: OPIS POTRZEB I WYMAGAŃ, WARUNKI ZAMÓWIENIA, KIO, PRZETARG NIEOGRANICZONY