KseF

KSeF a Pzp – nowe wzory dokumentów przetargowych po 1 kwietnia 2026 r.

KSeF a Pzp – nowe wzory dokumentów przetargowych po 1 kwietnia 2026 r.

Od 1 kwietnia br. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął wszystkich podatników wystawiających faktury w Polsce. Do końca roku nadal jednak możliwe jest stosowanie rozwiązań przejściowych, a dodatkowo wykonawcy w szczególnych sytuacjach określonych przepisami mają prawo wystawiać FV poza KSeF. W związku z tym przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego nadal należy odebrać od wykonawcy stosowne oświadczenie – w jakim modelu wystawia faktury oraz odpowiednio sformułować postanowienia umowy przetargowej. Poniżej znajdziesz linki do aktualnych od 1 kwietnia br. wzorów dokumentów.

Zrzut ekranu 2026-01-17 084819

Oświadczenie wykonawcy o właściwym dla niego reżimie fakturowania (KSEF / poza KSEF)

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje konieczność wystawiania faktur w KSeF dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 000 000 zł. Względem pozostałych podmiotów obowiązek zaczął być aktualny od 01.04.2026 r. (z zastrzeżeniem ustawowych wyłączeń i szczególnych przypadków). Nowe regulacje obejmują także relacje handlowe między zamawiającym i wykonawcami. Zalecamy wdrożenie poniższego oświadczenia, z uwagi na fakt, że w 2026 roku równolegle funkcjonują różne, prawnie dopuszczalne kanały fakturowania, a zamawiający musi znać deklarowany przez wykonawcę kanał, aby prawidłowo zorganizować odbiór faktur i dotrzymać terminów płatności. Ujednolica ono informacje wymagane przed zawarciem umowy (reżim KSeF, dane kontaktowe, rachunek), dzięki czemu:

• usprawnia procedurę przygotowania umowy oraz
• umożliwia wprowadzenie do jej treści postanowień adekwatnych do sytuacji podatkowej wykonawcy. 

Informacje dotyczące konieczności złożenia oświadczenia należy zawrzeć w części SWZ, w której uregulowano formalności, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Udostępnione wzory są aktualne na dzień 1 kwietnia 2026 r. Skorzystaj także z wzoru postanowień SWZ w zakresie KSEF.

Zrzut ekranu 2026-01-17 085044

Wzór postanowień SWZ w zakresie KSEF w zamówieniu publicznym

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje konieczność wystawiania faktur w KSeF dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 000 000 zł. Względem pozostałych podmiotów obowiązek wszedł w życie 01.04.2026 r. (z zastrzeżeniem ustawowych wyłączeń i szczególnych przypadków). Warto zatem zadbać o odpowiednie w tym zakresie zapisy projektowanych postanowień umowy stanowiących załącznik do SWZ.

Zaproponowane postanowienia SWZ:

  • odwołują się do przepisów powszechnie obowiązujących jako źródła obowiązku (lub braku obowiązku) wystawiania faktur w KSeF po stronie wykonawcy,
  • określają jednoznacznie „moment doręczenia” faktury i początek biegu terminu płatności dla obu kanałów (KSeF i poza KSeF),
  • przewidują tryb awaryjny na wypadek awarii/niedostępności KSeF, oraz
  • wprowadzają obowiązek złożenia przez wykonawcę oświadczenia (deklaracji) co do aktualnego reżimu fakturowania wraz z obowiązkiem jego aktualizacji w razie zmiany okoliczności.

Wskazane zapisy należy dostosować do sytuacji podmiotowej danego zamawiającego i specyfiki danego świadczenia. 

Niektóre założenia przyjęte przy projektowaniu wzoru zapisów:

  • przewidziano w nich rozwiązania wariantowe – zarówno dla wykonawców zobowiązanych do KSeF, jak i tych, którzy w dacie wystawienia faktury mogą wystawiać ją poza KSeF (odroczenie / wyłączenia ustawowe / tryby szczególne);
  • PEF dopuszczony został jako kanał B2G do przekazywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, przy czym korzystanie z PEF nie zastępuje KSeF, w zakresie, w jakim do danej faktury ma zastosowanie obowiązek jej wystawienia w KSeF;
  • inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne w PEF zostały wyłączone; wyjątek: PEF dopuszczony jest wyłącznie jako kanał przekazywania załączników do faktury; 
  • wprowadzono obowiązki informacyjne o udostępnieniu faktury w PEF oraz o nadaniu numeru KSeF wyłącznie w celu usprawnienia obiegu dokumentów po stronie zamawiającego (bez wpływu na datę doręczenia faktury w KSeF).

Wzór pozostaje aktualny na 1 kwietnia 2026 r.

Skorzystaj też z wzoru oświadczenia wykonawcy o właściwym dla niego reżimie fakturowania (KSEF / poza KSEF).

KSeF a umowy PZP – czy zamawiający może aneksować kontrakty obowiązujące w 2026 roku?

KSeF a umowy PZP – czy zamawiający może aneksować kontrakty obowiązujące w 2026 roku?

Wejście w życie od 1 lutego 2026 r. Krajowego Systemu e-Faktur rodzi istotne wątpliwości po stronie zamawiających realizujących umowy zawarte w trybach krajowych i unijnych, których wykonanie oraz rozliczenia finansowe przypadają na rok 2026. W praktyce wiele z tych umów przewiduje tradycyjny sposób doręczania faktur – papierowy lub e-mailowy – bez jakichkolwiek odniesień do KSeF ani Platformy Elektronicznego Fakturowania. Powstaje zatem pytanie, czy w związku z ustawowym obowiązkiem stosowania KSeF zamawiający może aneksować obowiązujące umowy i wprowadzić postanowienia dotyczące elektronicznego fakturowania, a jeżeli tak – czy taka zmiana mieści się w granicach dopuszczalnych, nieistotnych modyfikacji umowy w rozumieniu art. 454 ustawy Prawo zamówień publicznych.

KSeF w SWZ i umowie PZP 2026 – jak projektować zapisy fakturowania przy równoległych reżimach?

KSeF w SWZ i umowie PZP 2026 – jak projektować zapisy fakturowania przy równoległych reżimach?

Rok 2026 przynosi zamawiającym i wykonawcom istotne wyzwania związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Etapowe wejście w obowiązek fakturowania w KSeF oraz rozwiązania przejściowe powodują, że w jednym postępowaniu mogą funkcjonować równolegle różne modele fakturowania. W konsekwencji zapisy specyfikacji warunków zamówienia oraz projektowanych postanowień umowy nie mogą przesądzać jednego, „sztywnego” sposobu wystawiania faktur. Wyjaśniamy, jak w 2026 roku projektować technologicznie neutralne i bezpieczne zapisy SWZ i umów, aby zapewnić równe traktowanie wykonawców, prawidłowe ustalenie momentu doręczenia faktury oraz sprawny bieg terminów płatności – niezależnie od tego, czy rozliczenie za zamówienie publiczne następuje w KSeF, czy poza nim. Podpowiadamy także, czy i jak zmieniać dotychczasowe umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jak traktować równoległe reżimy wystawiania faktur: PEF i KseF. 

W tym artykule
  • KSeF jest systemem wystawiania ustrukturyzowanych faktur, a nie ich raportowania – faktura powstaje dopiero po nadaniu numeru KSeF.
  • Obowiązek stosowania KSeF wchodzi etapami w 2026 roku, a do końca 2026 roku funkcjonują rozwiązania przejściowe, co oznacza równoległe modele fakturowania (KSeF i wyjątki poza KSeF).
  • Przepisy przewidują stałe tryby szczególne na wypadek awarii lub niedostępności KSeF, umożliwiające czasowe fakturowanie poza systemem.
  • Zapisy SWZ i umowy powinny być elastyczne i technologicznie neutralne, tak aby obejmowały oba dopuszczalne reżimy fakturowania oraz umożliwiały ich zmianę w trakcie realizacji umowy.
  • Zamawiający nie ma narzędzi do samodzielnego przesądzenia obowiązku KSeF po stronie wykonawcy, dlatego kluczowe znaczenie ma oświadczenie wykonawcy o właściwym reżimie fakturowania i obowiązek jego aktualizacji (pobierz – wzór Oświadczenia wykonawcy o obowiązującym go systemie fakturowania).
  • Wprowadzenie KSeF wpływa przede wszystkim na regulacje umowy PZP dotyczące doręczenia faktury i biegu terminu płatności, co wymaga od zamawiającego i wykonawcy wprowadzenia w tym zakresie jednoznacznych postanowień umownych w SWZ (pobierz – wzór postanowień SWZ w zakresie fakturowania w KSeF/poza KSeF).
  • Aneksowanie umów zawartych przed wejściem obowiązkowego KSeF jest zasadne tam, gdzie dotychczasowe postanowienia są niekompatybilne z nowym reżimem, przy czym w zamówieniach publicznych takie zmiany umowy – co do zasady – mają charakter nieistotny (art. 454 Pzp).
  • PEF a obowiązki zamawiającego – w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy Pzp zamawiający ma obowiązek odbioru ustrukturyzowanej e-faktury przesłanej przez PEF i nie może tego wyłączyć zapisami SWZ ani umowy; wykonawca co do zasady zachowuje dobrowolność korzystania z PEF.
  • Przekazywanie przez PEF dokumentów innych niż faktura wymaga zgody obu stron; zamawiający może je całkowicie wyłączyć albo dopuścić w sposób kontrolowany (zamknięty katalog dokumentów i określone skutki umowne).
  • PEF vs KSeF – rozdzielenie ról – PEF jest kanałem B2G do wymiany dokumentów w zamówieniach publicznych, natomiast KSeF jest systemem podatkowym, od którego zależy status faktury ustrukturyzowanej; kluczowe dla rozliczeń pozostaje nadanie numeru KSeF.
  • PEF może być kanałem przekazania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, natomiast warunkiem uzyskania statusu faktury ustrukturyzowanej w rozumieniu przepisów o KSeF jest jej skuteczne przesłanie do KSeF i nadanie numeru KSeF.
Obowiązkowe wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) - poznaj szczegóły

Obowiązkowe wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) - poznaj szczegóły

Wystawianie faktur w formie, jaką polscy przedsiębiorcy znają obecnie, niedługo się zmieni. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów oraz na podstawie projektu ustawy, w 2026 roku firmy będą zobligowane do wystawiania faktur VAT w zintegrowanym systemie KSeF.

Kobieta wprowadza ustrukturyzowaną fakturę KSeF do Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur – czy czeka nas rewolucja w fakturowaniu?

Słyszałeś już o Krajowym Systemie e-Faktur? Jeśli nie, to już niedługo z pewnością o nim usłyszysz! System KSeF już niedługo zacznie być obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców w kraju – a to może stać się pewnym wyzwaniem w całym procesie wymiany dokumentów z partnerami biznesowymi. Zobacz, na czym to polega, czym są e-faktury KSeF i od kiedy obowiązek ich wdrożenia będzie dotyczył każdej firmy.

Rada

Z artykułu dowiesz się:

  • Co to jest KSeF?
  • Czym są faktury ustrukturyzowane KSeF?
  • Od kiedy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy?
  • Co może Ci pomóc wdrożyć KSeF w swojej firmie?
Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur - wielu przedsiębiorców z pewnością spotkało się z takim sformułowaniem. W poniższym artykule postaramy się wyjaśnić, czym jest ten system i dlaczego warto się nim zainteresować. Zachęcamy do zapoznania się z tym zagadnieniem, dla wielu osób prowadzących swoją działalność taka wiedza może się bowiem okazać bardzo cenna.

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.