fakturowanie

• KSeF jest systemem wystawiania ustrukturyzowanych faktur, a nie ich raportowania – faktura powstaje dopiero po nadaniu numeru KSeF.
• Obowiązek stosowania KSeF wchodzi etapami w 2026 roku, a do końca 2026 roku funkcjonują rozwiązania przejściowe, co oznacza równoległe modele fakturowania (KSeF i wyjątki poza KSeF).
• Przepisy przewidują stałe tryby szczególne na wypadek awarii lub niedostępności KSeF, umożliwiające czasowe fakturowanie poza systemem.
• Zapisy SWZ i umowy powinny być elastyczne i technologicznie neutralne, tak aby obejmowały oba dopuszczalne reżimy fakturowania oraz umożliwiały ich zmianę w trakcie realizacji umowy.
• Zamawiający nie ma narzędzi do samodzielnego przesądzenia obowiązku KSeF po stronie wykonawcy, dlatego kluczowe znaczenie ma oświadczenie wykonawcy o właściwym reżimie fakturowania i obowiązek jego aktualizacji (pobierz – wzór Oświadczenia wykonawcy o obowiązującym go systemie fakturowania).
• Wprowadzenie KSeF wpływa przede wszystkim na regulacje umowy PZP dotyczące doręczenia faktury i biegu terminu płatności, co wymaga od zamawiającego i wykonawcy wprowadzenia w tym zakresie jednoznacznych postanowień umownych w SWZ (pobierz – wzór postanowień SWZ w zakresie fakturowania w KSeF/poza KSeF).
• Aneksowanie umów zawartych przed wejściem obowiązkowego KSeF jest zasadne tam, gdzie dotychczasowe postanowienia są niekompatybilne z nowym reżimem, przy czym w zamówieniach publicznych takie zmiany umowy – co do zasady – mają charakter nieistotny (art. 454 Pzp).
• PEF a obowiązki zamawiającego – w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy Pzp zamawiający ma obowiązek odbioru ustrukturyzowanej e-faktury przesłanej przez PEF i nie może tego wyłączyć zapisami SWZ ani umowy; wykonawca co do zasady zachowuje dobrowolność korzystania z PEF.
• Przekazywanie przez PEF dokumentów innych niż faktura wymaga zgody obu stron; zamawiający może je całkowicie wyłączyć albo dopuścić w sposób kontrolowany (zamknięty katalog dokumentów i określone skutki umowne).
• PEF vs KSeF – rozdzielenie ról – PEF jest kanałem B2G do wymiany dokumentów w zamówieniach publicznych, natomiast KSeF jest systemem podatkowym, od którego zależy status faktury ustrukturyzowanej; kluczowe dla rozliczeń pozostaje nadanie numeru KSeF.
• PEF może być kanałem przekazania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, natomiast warunkiem uzyskania statusu faktury ustrukturyzowanej w rozumieniu przepisów o KSeF jest jej skuteczne przesłanie do KSeF i nadanie numeru KSeF.

• Jeżeli wykonawca chce skorzystać z zapisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu (i być pewien, że zamawiający nie zbojkotuje możliwości wysłania faktury elektronicznej), musi użyć ogólnodostępnej platformy do e-fakturowania, przesyłając przez nią ustrukturyzowaną FV zgodną z określoną normą europejską.
• Zamawiający nie może odmówić wykonawcy prawa do wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Obowiązek zamawiającego w zakresie odbierania faktur nie został jednak skorelowany z obowiązkiem po stronie wykonawcy do korzystania wyłącznie z jednego, właściwego sposobu fakturowania. Wykonawca może zatem nadal przesyłać FV w inny sposób.
• Zamawiający nie ma obowiązku odbierać faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem np. e-maila czy portalu internetowego służącego do pobierania pliku z fakturą.
• Zamawiający mogą odstąpić od obowiązku nałożonego na nich ustawą o elektronicznym fakturowaniu tj. wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, m.in. w przypadku, gdy:

1)     wartość zamówienia klasycznego lub umowy koncesji jest mniejsza niż 130.000 zł, a w przypadku zamówienia sektorowego, w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa lub udzielanego przez zamawiającego subsydiowanego, jest mniejsza niż progi unijne,

2)     mają zastosowanie przesłanki wyłączające stosowanie Pzp lub ustawy o umowie koncesji.

Aby wyłączyć stosowanie ustawy o e-fakturach, zamawiający musi poinformować wykonawców o takiej decyzji stosowną adnotacją w dokumencie, którym rozpoczyna postępowanie.

• Zamawiający nie musi zamieszczać w treści dokumentacji postępowania (SWZ/ogłoszeniu o zamówieniu/zaproszeniu do negocjacji itd.), jakichkolwiek zapisów dotyczących elektronizacji na etapie realizacji umowy.
• Prawo do wystawienia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej mają też podwykonawcy, którzy domagają się bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia od zamawiającego.
• Zarówno wykonawca jak i zamawiający mogą upoważnić inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, stosownie do: wysyłania lub odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem platformy.