Opóźnienia w pozyskiwaniu zaświadczeń do przetargu – jak ubiegać się o zamówienie w czasie pandemii?

Z pytania nie wynika, jaka jest wartość zamówienia, którego dotyczą obawy dotyczące możliwości przekazania zamawiającemu wymaganych dokumentów w przypadku wezwania do ich złożenia, tzn. czy jest ona mniejsza od progów unijnych czy też równa im lub od nich większa. W związku z tym nie jest wiadomo, jakie wymagania dotyczące komunikacji zamawiającego z wykonawcą zostały określone w siwz.

Uwzględniając możliwy dualizm wymagań zamawiającego należy wskazać, że zgodnie z § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentów, dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, są składane w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu bądź oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem (przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego).

W przypadku postępowań o zamówienie publiczne o wartości równej progom unijnym lub większej od nich, prowadzonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wykonawca może zatem przekazać np. e-mailem (o ile jest dopuszczony do komunikacji) informację z KRK w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego albo w elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

Stosownie do art. 20 ust. 3 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym informację o osobie oraz informację o podmiocie zbiorowym doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do ich wydania.

Wydane zaświadczenie o niekaralności wnioskodawca (np. wykonawca) pobiera bezpośrednio z e-Platformy Ministerstwa Sprawiedliwości w postaci skompresowanego folderu (ZIP). Po zapisaniu go na dysku i rozpakowaniu otrzymuje się 3 pliki:

1)      pdf zawierający wizualizację wydanego zaświadczenia (pomimo informacji w stopce dokumentu o podpisie elektronicznym plik ten nie jest takim podpisem opatrzony i nie może być traktowany jako oryginał dokumentu elektronicznego),

2)      xml (tj. oryginał e-informacji KRK) oraz

3)      plik xml.xades (tj. plik kwalifikowanego podpisu elektronicznego pracownika Ministerstwa Sprawiedliwości upoważnionego do wydawania zaświadczeń z KRK).

Wykonawca powinien przekazać wówczas zamawiającemu co najmniej dwa pliki: plik xml i plik xml.xades, a najlepiej otrzymany „komplet” z KRK.

Natomiast w przypadku zamówień o wartości mniejszej od progów unijnych należy mieć na uwadze § 2 rozporządzenia z 16 października 2018 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wynika z niego, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, wszczętych w okresie od 18 października 2018 r. do 31 grudnia 2020 r., w których, zgodnie z wyborem zamawiającego, nie została dopuszczona możliwość składania dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie dokumentów, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, (…) dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie dokumentów, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez opatrzenie kopii dokumentu lub kopii oświadczenia, sporządzonych w postaci papierowej, własnoręcznym podpisem. 

Z uwagi na ograniczenia w pracy różnych instytucji, w tym sądów, rzeczywiście mogą pojawić się opóźnienia w otrzymaniu m.in. informacji z KRK. Należy jednak zalecić niezwłoczne wystąpienie z wnioskiem o wydanie takiej informacji. Może to stanowić potem ewentualny dowód na to, że wykonawca nie zwlekał z pozyskaniem dokumentów niezbędnych do złożenia zamawiającemu, a gdyby ich nie otrzymał w wymaganym czasie, że nie nastąpiło to z przyczyn leżących po jego stronie. Dotyczy to skrajnej sytuacji, w której zamawiający chciałby zatrzymać wadium na podstawie art. 46 ust. 4a ustawy Pzp.

Niezależnie od tego wykonawca ma zawsze możliwość, choć nie wynika ona wprost z ustawy Pzp, zwrócenia się do zamawiającego z wnioskiem o przedłużenie terminu na złożenie dokumentów wskazanych w wezwaniu, jeżeli wyznaczony termin okazałby się zbyt krótki pomimo przedsięwziętych znacznie wcześniej przez wykonawcę kroków zmierzających do pozyskania dokumentów. Wprawdzie zamawiający nie ma obowiązku pozytywnie odnieść się do takiego wniosku, ale w sytuacji pandemii koronawirusa w mojej ocenie powinien uwzględnić wyjątkowe okoliczności.