Rady, jak przeprowadzić postępowanie o zamówienie na kilkuletni projekt finansowany ze środków UE

Pytanie:

Przystępujemy w tym roku do realizacji trzyletniego projektu (2010–2012) współfinansowanego ze środków UE. Budżet projektu podzielony jest na zadania. Łączna wartość projektu to prawie 770.000 zł, na poszczególne lata to 256.600 zł, a w tym:

1. w zadaniu szkolenia (wraz z wynajmem sali i cateringiem) 372.025 zł, rocznie ok. 140.000 zł;
2. w zadaniu zarządzanie projektem (prócz wynagrodzenia personelu):
   • zakup wyposażenia – szafy, regał, komputery i notebook, drukarki, oprogramowanie, faks, aparat fotograficzny, materiały biurowe, biurko i krzesła – 32.400 zł, a rocznie: ok. 14.400 zł w 2010 i 2012 r., 3.500 zł w 2011 r.,
   • kampania promocyjna (w tym usługi opracowania ulotek i plakatów, kampania w radio i wykonanie materiałów promocyjnych dla beneficjentów) – 12.430 zł, rocznie ok. 4.150 zł,
   • audyt zewnętrzny – 11.000 zł;
3. w zadaniu działania o charakterze środowiskowym (zorganizowanie spotkania integracyjnego, wstęp, catering, dojazd, ubezpieczenie, prelekcja tematyczna) 30.180 zł, tj. rocznie ok. 10.000 zł.

Pozostałe środki przeznaczone są na wypłatę zasiłków dla beneficjentów oraz wynagrodzenie pracowników socjalnych i personelu obsługi projektu.
W jakim trybie przygotować takie postępowanie? Czy powinniśmy dzielić zamówienia na części i przygotować postępowanie do każdego zadania z osobna? Czy potraktować budżet rocznie, czy całościowo – biorąc pod uwagę fakt, że nie chcemy wiązać się na całe 3 lata z danym wykonawcą? Czy w zakresie szkoleń możemy skorzystać z art. 5 ustawy Pzp i udzielić zamówienia z wolnej ręki? Co w takiej sytuacji z pozostałymi zadaniami? Biorąc pod uwagę fakt, że wartość poszczególnych zadań nie przekracza 14.000 euro (z wyłączeniem kampanii reklamowej w radio), czy możemy pominąć stosowanie ustawy Pzp i zastosować przepisy wewnętrzne, tj. regulamin zamówień publicznych w naszej jednostce?