Udostępnianie ofert i załączników – które dokumenty zamawiający musi przekazać?

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym wykonawca złożył wniosek o udostępnienie ofert wraz z załącznikami na podstawie art. 74 ust. 2 ustawy Pzp. Czy zamawiający jest zobowiązany udostępnić takie dokumenty jak: pełnomocnictwo (zawiera dane wrażliwe jak nr dowodu osobistego), potwierdzenie wpłaty wadium (dokonania przelewu z banku), ubezpieczeniowe gwarancje zapłaty wadium?

Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest jawny i udostępniany na wniosek (art. 74 ustawy Pzp). Oznacza to, że każdy zainteresowany ma prawo wglądu do dokumentacji postępowania, a zamawiający nie może uzależniać udostępnienia tych dokumentów od wykazania jakiegokolwiek interesu prawnego czy uczestnictwa w postępowaniu.

• Oferty wraz z załącznikami są udostępniane niezwłocznie po ich otwarciu, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia ofert. Jako załącznik do oferty należy traktować tak pełnomocnictwo jak i dokument wadialny potwierdzający wniesienie wadium w formie niepieniężnej.
• Pozostałe załączniki do protokołu postępowania, w tym np. zestawienie ofert, informacja z otwarcia ofert, informacje o przyznanej punktacji, protokoły z prac komisji przetargowej, dokumentacja związana z wykluczeniem/odrzuceniem wykonawców – udostępnia się po wyborze najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniu postępowania.

Udostępnianie to ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia (art. 74 ust. 4 ustawy Pzp). Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w ust. 3 i art. 18 ust. 3–6, stosuje się odpowiednio.

Ograniczenie udostępniania danych dotyczy danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej (art. 9 ust. 1 RODO), a także informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych po upływie terminu składania środków ochrony prawnej czy danych objętych żądaniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

W związku z powyższym, co do zasady:

• pełnomocnictwo jest jawne – potwierdza umocowanie do złożenia oferty,
• dokument wadialny (gwarancja) jest jawny – potwierdzają prawidłowe wniesienie wadium,
• dowód przelewu, jako dokument niewymagany przepisami ustawy Pzp, który nie przesądza o prawidłowym wniesieniu oferty, nie musi zostać udostępniony.