Katarzyna Bełdowska

Pytanie: Przez kolejne 1,5 roku jesteśmy związani umową, ale musimy rozszerzyć zakres świadczonych usług. Umowę zawarto bez zastosowania ustawy Pzp. Obecnie jej wartość wzrasta ponad 130.000 zł i należałoby rozpisać przetarg. Jakich formalności dopełnić, skoro jesteśmy już związani umową na tę samą usługę?

Pytanie: Zamawiający zawarł umowę na zaprojektowanie budynku. Postępowanie przeprowadzono w trybie podstawowym. W umowie wyznaczono etapy realizacji zadania: I etap, który miał być – zgodnie z umową – zakończony w terminie 6 miesięcy od podpisania umowy. Miał on polegać na dostarczeniu dokumentów niezbędnych do wydania pozwolenia na budowę; II etap, który miał być zakończony w terminie 9 miesięcy od podpisania umowy na dostarczenie dokumentów potrzebnych do organizacji postępowania na roboty budowlane (STWOiRB, projektu wykonawczego, kosztorysu inwestorskiego, przedmiaru robót, zbiorczego zestawienia kosztów itp). W umowie wprowadzono też zapis, że terminy mogą ulec zmianie z uwagi na przyczyny niezależne od stron np. przekroczenie czasu wydawania niezbędnych uzgodnień przez organy administracji lub inne instytucje czy podmioty zewnętrzne. Po zakończeniu etapu I wykonawca wystąpił do operatora energetycznego o wydanie warunków przyłączenia, które są potrzebne do zakończenia etapu II. Na moment upływu terminu realizacji etapu nr 2 warunki nie zostały wydane i mimo monitów operator nadal ich nie wydaje. Opóźnienie z tej przyczyny w zakresie etapu nr 2 trwa już 6 miesięcy i nadal nie ma informacji, kiedy operator wyda warunki przyłączenia. Wykonawca wystąpił o aneksowanie umowy o zamówienie publiczne w zakresie przesunięcia terminu etapu nr 2, powołując się na zapis, że nie pozyskano niezbędnych uzgodnień od podmiotu zewnętrznego. Problem polega na tym, że nie wiadomo, o ile przesunąć termin. Czy można aneksować umowę w ten sposób, że zmianie ulegnie zapis umowny dotyczący terminu wykonania etapu nr 2 i otrzyma on brzmienie, że etap nr 2 zostanie przez wykonawcę ukończony w terminie 7 dni od dnia wydania ostatecznych warunków przyłączenia przez operatora (a zatem termin powiązany będzie ze zdarzeniem wydania warunków przez operatora)? Pierwotna treść tego postanowienia mówi, że etap zostanie zakończony w terminie 9 miesięcy od podpisania umowy. A może lepiej podpisać aneks przedłużający ten etap o aktualny stan opóźnienia plus np. 1 miesiąc i zastrzec, że termin może ulec ponownie przesunięciu, jeśli do jego upływu warunki nadal nie zostaną wydane?

Czy zamówienia związane z sytuacją wojny na terytorium Ukrainy (wyłączone spod reżimu ustawy Pzo) oraz  zamówienia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych należy sprawozdać w rocznym sprawozdaniu z udzielonych zamówień? Wyjaśnienie poniżej.

Pytanie: Prowadzimy postępowanie w trybie podstawowym i wybraliśmy już ofertę. Ustaliliśmy z wykonawcą termin zawarcia umowy. Wykonawca nadesłał nam wszystkie wymagane informacje potrzebne do podpisania kontraktu. Umowa miała być zawarta w formie elektronicznej. W dniu podpisania umowy wysłaliśmy wykonawcy przez platformę podpisaną z naszej strony umowę. Po około 30 minutach pracownik firmy bez wskazania imienia i nazwiska napisał do nas krótką jednozdaniową informację, na temat przesunięcia terminu podpisania umowy o 6 dni kalendarzowych. Termin związania ofertą mija następnego dnia po terminie wskazanym we wniosku. Wniosek zawiera jedynie lakoniczną informację o tym, że osoba podpisująca umowę znalazła się w szpitalu. Powyższa sytuacja wydaje się nam wątpliwa. Przeczuwamy, że wykonawca uchyla się od podpisania i nie chce stracić wadium w tym postępowaniu. Postanowiliśmy przesunąć termin podpisania umowy, ale o dwa dni, a nie jak wnioskował wykonawca. W sytuacji gdy wykonawca jednak nie podpisze tej umowy, chcemy mieć czas na przedłużenie terminu związania ofertą i rozpoczęcie procedury ponownej oceny spośród ofert pozostałych. Pytanie, czy możemy po wyborze oferty najkorzystniejszej i uchyleniu się wykonawcy od podpisania umowy wystąpić do pozostałych z prośbą o przedłużenie terminu związania ofertą i wniesienie na nowo wadium? Czy może powinniśmy spokojnie poczekać i zastosować art. 252 ust. 2 ustawy Pzp? Zależy nam na czasie, gdyż umowa dotyczy usług, które mają być świadczone od 1 stycznia 2023 r.

Czy w rocznym sprawozdaniu ujmujemy wydatki, które są zwrotem za szkolenie pracowników? Sprawdź w krótkim omówieniu.

Prawo zamówień publicznych pozwala zamawiającemu postawić wobec wykonawców warunki udziału w postępowaniu. Warunki te mogą odnosić się m.in. do ich sytuacji finansowej i ekonomicznej. Służą one w skrócie temu, by zamawiający zyskał pewność, że wykonawca jest w stanie finansowo podołać realizacji zamówienia, do czasu gdy otrzyma od zamawiającego stosowne wynagrodzenie. Jak każdy wymóg zamawiającego w postępowaniu tak i warunek odpowiednich zasobów finansowych i ekonomicznych musi być proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. Katalog środków – dokumentów, za pomocą których można zweryfikować postawiony warunek, wymienia rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych i ma on charakter otwarty i przykładowy.

Oferta w przetargu to niejednokrotnie kilkadziesiąt stron dokumentów i nie trudno w nich o przeoczenie czy braki. Prawo zamówień publicznych przewiduje tego rodzaju sytuacje i wprowadza instytucję wezwania do uzupełnienia dokumentów (art. 128 Pzp). Między innymi o tym, jakie dokumenty wolno uzupełnić, co oznacza zasada jednokrotności uzupełnienia, z jaką datą uzupełnić pełnomocnictwo oraz jak dokonać uzupełnienia w przypadku powołania się na zasoby podmiotu trzeciego, piszemy w poniższym artykule.

Pytanie: Po zapytaniu ofertowym na realizację SUO w okresie 1–14.10.2022 r. przygotowano umowy na 30 września. Jeden wykonawca podpisał umowę od razu, drugi przyjechał po 6 dniach, podpisał umowę, dostarczył rachunek za zrealizowane konkretnych godzin, który następnie  opłacono. Podczas kontroli okazało się, że w umowie jest błędna data. Nie zmieniono dnia, ani miesiąca, ponadto błędny jest również rok (wpisano 2021). Okres realizacji zadania jest wcześniejszy niż podpis wykonawcy. Czy w tej sytuacji należy unieważnić umowę czy wystarczy pismo do wykonawcy, że umowa jest nieważna, bo jest umową o świadczenie niemożliwe?

Pytanie: Zamawiający w postępowaniu w trybie podstawowym bez negocjacji na usługę określił warunek zdolności technicznej lub zawodowej w postaci „wykonania co najmniej jednej usługi polegającej na bieżącym utrzymaniu szaletów ogólnodostępnych, trwającej w sposób ciągły przez co najmniej 1 rok, której roczna wartość wynosi nie mniej niż 100.000 zł brutto”. Oferta, która została uznana za najkorzystniejszą, złożona została przez dwóch wykonawców, jako wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (w SWZ jest informacja, że w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, warunek może spełniać tylko jeden wykonawca). Zamawiający wezwał wykonawcę do przedłożenia wykazu usług. Wykonawca przedłożył wykaz usług, w którym potwierdza, że wykonał na rzecz podmiotu usługę w postaci obsługi ogólnodostępnych toalet publicznych za wartość 106.740 zł a jako dowód ich wykonania przedłożył referencje z których wynika, że wykonał w rzeczywistości dwie odrębne umowy (dwie usługi), których wartość wynosiła ponad 52.000 zł każda. Czy zamawiający może uznać, że wykonawca spełnił warunek - wykonania co najmniej jednej usługi o wartości nie mniejszej niż 100.000 zł?

Czy instytucja kultury uwzględni w rocznym sprawozdaniu kwoty z faktur za:  druk słowników,  realizację reportażu z przeniesieniem praw autorskich, usługę muzyczną – nagranie pieśni, wykonanie modeli i odlewu? Określając, jakie zamówienie uwzględnić w rocznym sprawozdaniu, trzeba kierować się definicją zamówienia publicznego z art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych.