Analiza potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. – nowe podejście do przetargów unijnych

1.       Co to jest analiza potrzeb i wymagań?
Analiza potrzeb i wymagań to obowiązkowy dokument przygotowywany przed wszczęciem postępowania unijnego. Po nowelizacji Pzp ma ona nie tylko porządkować planowanie zamówienia, lecz także świadomie kształtować jego warunki, tak aby zwiększyć liczbę potencjalnych wykonawców i poprawić konkurencyjność postępowania.

2.       Do jakich postępowań stosuje się nowe zasady analizy potrzeb i wymagań?

Nowe zasady analizy potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. stosuje się wyłącznie do postępowań wszczynanych od 1 stycznia 2026 r. Do postępowań wszczętych wcześniej oraz analiz sporządzonych przed tą datą stosujemy dotychczasowe przepisy.

Jeżeli zatem analiza potrzeb i wymagań została w całości przygotowana do 31 grudnia 2025 r., to nie ma potrzeby uzupełniania jej o elementy, które nie obowiązywały w momencie jej przygotowania. Jeżeli natomiast przygotowanie analizy zostało rozpoczęte w grudniu 2025 roku i jest kontynuowane w 2026 roku (dokument nie został ostatecznie sporządzony), wówczas rekomendujemy uwzględnienie w nim wymagań obowiązujących po 1.01.2026 r.
3.       Jaki jest główny cel zmian dotyczących analizy potrzeb i wymagań?

Celem zmian jest zwiększenie liczby ofert w postępowaniach, wzmocnienie realnej konkurencji oraz poprawa jakości wydatkowania środków publicznych. Analiza potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. ma stać się narzędziem strategicznym, a nie tylko formalnym załącznikiem do dokumentacji.
4.       Co musi uwzględniać analiza potrzeb i wymagań po nowelizacji Pzp?
Analiza potrzeb i wymagań od stycznia 2026 roku musi uwzględniać wpływ planowanego zamówienia na konkurencyjność już na etapie rozeznania rynku. Powinna także wskazywać, jakie konkretne warunki zamówienia – w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, warunki udziału i postanowienia umowy – zamawiający zastosuje, aby podnieść konkurencyjność postępowania.
5.       Na jakim etapie sporządza się analizę potrzeb i wymagań?
Analizę potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. sporządza się na etapie przygotowania postępowania, równolegle z rozeznaniem rynku. Jej ustalenia powinny realnie wpływać na treść ogłoszenia, SWZ/OPZ, warunków udziału i projektowanych postanowień umowy.
6.       Jakie przykłady warunków zamówienia podnoszą konkurencyjność postępowania?
Ustawodawca wskazuje m.in.: unikanie nadmiernie szczegółowych wymagań technicznych, ustalanie realnych i proporcjonalnych warunków udziału, stosowanie kryteriów jakościowych zamiast wyłącznego kryterium ceny, wyznaczanie odpowiednio długich terminów składania ofert oraz elastyczne podejście do podziału zamówienia na części. Elementy te powinny być opisane w analizie potrzeb i wymagań po 1.01.26 r.

7.       Czy trzeba aktualizować analizy potrzeb i wymagań sporządzone przed 1.01.26 r.?

Nie, przepisy przejściowe nie nakazują aktualizacji analiz sporządzonych przed 1 stycznia 2026 r. dla postępowań wszczętych przed tą datą. Nowe wymagania dotyczą tylko analiz sporządzanych dla postępowań wszczynanych po 1.01.26 r.
8.       Jakie praktyczne znaczenie ma analiza potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. dla zamawiających?
W praktyce analiza potrzeb i wymagań po 1 stycznia 2026 r. wymusza dokładniejsze planowanie zakupów oraz lepsze rozeznanie rynku. Zamawiający będzie rozliczany nie tylko z formalnego sporządzenia dokumentu, ale z tego, czy warunki zamówienia rzeczywiście sprzyjają konkurencji i dostępowi większej liczby wykonawców do postępowania.