Czy można oszacować zamówienie na podstawie jednej oferty?
Czy prawidłowe jest ustalenie wartości szacunkowej zamówienia na podstawie jednej oferty uzyskanej w ramach zapytania cenowego opublikowanego na stronie zamawiającego, jeżeli czynność ta została udokumentowana notatką służbową?
Postępowanie dotyczy przetargu unijnego finansowanego z grantu Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności (RRF).
W regulaminie zamawiającego dotyczącym zamówień publicznych nie określono minimalnej liczby ofert niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia. Czy w takiej sytuacji szacowanie na podstawie jednej oferty można uznać za zgodne z przepisami i zasadami prawidłowego ustalania wartości zamówienia?
Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach. Ustalenie wartości zamówienia na podstawie jednej oferty może być dopuszczalne, jeżeli zamawiający wykaże, że przeprowadził rzetelne rozeznanie rynku i działał z należytą starannością. W przeciwnym razie takie szacowanie może zostać uznane za niewystarczające.
Kiedy szacowanie wartości zamówienia na podstawie jednej oferty może być dopuszczalne?
Szacowanie wartości zamówienia na podstawie jednej oferty nie jest co do zasady zakazane, jednak wymaga szczególnego uzasadnienia. Może zostać uznane za dopuszczalne w szczególności wtedy, gdy:
- rynek wykonawców jest ograniczony i uzyskanie większej liczby ofert jest obiektywnie utrudnione,
- zamawiający podjął działania w celu rozeznania rynku, np. opublikował zapytanie cenowe,
- przeprowadzona czynność została odpowiednio udokumentowana, np. notatką służbową,
- uzyskana oferta pozwala wiarygodnie oszacować rynkową wartość zamówienia.
Jeżeli jednak rynek danego zamówienia jest konkurencyjny i dostępnych jest wielu potencjalnych wykonawców, oparcie szacowania wyłącznie na jednej ofercie może zostać uznane za niewystarczające rozeznanie rynku.
Co oznacza „należyta staranność” przy szacowaniu wartości zamówienia?
Zgodnie z ustawą Pzp wartość zamówienia powinna zostać ustalona z należytą starannością, czyli w sposób pozwalający możliwie najdokładniej określić rynkową wartość zamówienia.
W praktyce oznacza to konieczność rozeznania rynku oraz zastosowania adekwatnej metody szacowania, tak aby ustalona wartość zamówienia była jak najbardziej zbliżona do realnej ceny rynkowej.
Na znaczenie należytej staranności zwróciła uwagę Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 31 stycznia 2023 r. (KIO 148/23), wskazując, że:
„Ustalenie wartości zamówienia z należytą starannością oznacza wybór właściwej metody szacowania oraz zastosowanie takich technik, które pozwalają określić wynagrodzenie wykonawcy możliwie najbliżej ceny rynkowej zamówienia”.
Wartość zamówienia powinna więc odpowiadać realnej wartości rynkowej zamówienia w jego przewidywanym zakresie i być wyrażona w kwotach netto.
Jak bezpiecznie udokumentować szacowanie wartości zamówienia?
Aby wykazać, że ustalenie wartości zamówienia zostało przeprowadzone z należytą starannością, zamawiający powinien odpowiednio udokumentować przeprowadzone rozeznanie rynku. W praktyce warto:
- opublikować zapytanie cenowe lub skierować zapytania do potencjalnych wykonawców,
- zachować dowody rozeznania rynku (np. oferty, odpowiedzi wykonawców, zrzuty ze stron internetowych),
- sporządzić notatkę służbową opisującą sposób przeprowadzenia szacowania,
- wskazać źródła informacji o cenach rynkowych, które posłużyły do ustalenia wartości zamówienia,
- uzasadnić, dlaczego uzyskano tylko jedną ofertę, jeżeli tak się stało.
Tak udokumentowane szacowanie wartości zamówienia może potwierdzać, że zamawiający działał rzetelnie i z należytą starannością, nawet jeżeli ostatecznie dysponował tylko jedną ofertą.
Powiązane treści
