Sposoby i przykłady, jak oszacować wartość zamówienia publicznego – notatka, protokół szacowania

Q&A – szacowanie wartości zamówienia
1.       Jak oszacować wartość zamówienia publicznego krok po kroku?
Najpierw trzeba precyzyjnie określić przedmiot zamówienia, a dopiero potem ustalić jego wartość rynkową. Podstawą jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT, ustalone z należytą starannością.
2.       W jakim terminie ustala się wartość zamówienia?
Dla dostaw i usług wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania, a dla robót budowlanych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed wszczęciem. Jeżeli po oszacowaniu zmienią się okoliczności wpływające na wartość, trzeba ją zaktualizować.
3.       Czy wartość zamówienia publicznego liczy się netto czy brutto?
Wartość zamówienia ustala się bez VAT, czyli netto. Taką zasadę wyraża wprost art. 28 Pzp.
4.       Jak oszacować wartość zamówienia na roboty budowlane?
Przy robotach budowlanych podstawą jest najczęściej kosztorys inwestorski albo planowane koszty robót określone w programie funkcjonalno-użytkowym. W praktyce oznacza to konieczność oparcia się na dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej i aktualnych danych rynkowych.

5.       Jak oszacować wartość zamówienia na usługi?
W przypadku usług można wykorzystać rozeznanie rynku, wyceny od wykonawców, dane z wcześniejszych umów albo wsparcie wyspecjalizowanego podmiotu. Kluczowe jest, by końcowego ustalenia dokonał sam zamawiający i potrafił udokumentować, że przyjęta wartość jest realna.
6.       Czy można poprosić wykonawców o wstępną wycenę?
Tak, taka praktyka jest dopuszczalna jako element rozeznania rynku. Trzeba jednak pamiętać, że wyceny od wykonawców mają charakter pomocniczy, a odpowiedzialność za prawidłowe oszacowanie nadal ponosi zamawiający.

7.       Kiedy trzeba łączyć wartości kilku zamówień?
Trzeba to ocenić z uwzględnieniem podobieństwa ich przedmiotu, czasu planowanego udzielenia oraz tego, czy zamówienie może wykonać ten sam wykonawca. W przypadku podobnych dostaw Pzp wprost nakazuje analizę łącznej wartości.
8.       Co to są podobne dostawy w Pzp?
Nie ma jednej ustawowej definicji, ale chodzi o dostawy o identycznym lub podobnym przeznaczeniu, które są powszechnie dostępne i zwykle mogą być realizowane przez tego samego wykonawcę. Każdy przypadek trzeba ocenić indywidualnie.

• Podstawą dla przygotowania kosztorysu inwestorskiego przy szacowaniu robót budowlanych są: dokumentacja projektowa, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych, założenia wyjściowe do kosztorysowania i ceny jednostkowe robót podstawowych.
• Opracowania (publikatory) zawierające bazy cenowe dla robót budowlanych to BISTYP (wydawnictwo Wolters Kluwer SA), INTERCENBUD (wydawnictwo Athenasoft Sp. z o.o.), ORGBUD (wydawnictwo ORGBUD SERWIS Sp. z o.o.), SEKOCENBUD (wydawnictwo OWEOB Promocja) oraz WACETOB (wydawnictwo WACETOB Sp. z o.o.).
• Aby określić szacunkową wartość dostaw lub usług można np.: zwrócić się do wykonawców o wycenę usługi, skorzystać z informacji zamieszczonych na stronach internetowych, skorzystać z wiedzy profesjonalnego podmiotu zajmującego się wyceną danego rodzaju usług, wycenić je na podstawie wcześniej zrealizowanych usług.
• Zamawiający bardzo często przy swojej prośbie o wycenę skierowanej do wykonawców podaje jedynie ogólne informacje. W takim przypadku wykonawca może przyjąć zakres prac i ryzyko (np. związane z wysokością kar umownych) większe niż faktycznie wynikające z dokumentacji zamówienia. Tym samym wykonawca może wskazać cenę znacznie wyższą niż powinien. Z drugiej strony wykonawca może nie uwzględnić potencjalnych prac i ryzyka, a w konsekwencji zaniżyć swoją cenę ofertową. Z tych powodów warto doszczegółowić zapytanie.
• Korzystanie przy szacowaniu z informacji zamieszczonych na stronach internetowych sprawdzi się raczej przy mniej skomplikowanych usługach.
• Nie ma generalne ustawowej reguły, która definiowałaby, kiedy dostawy są podobne. W każdym zamówieniu będzie to wymagało indywidualnej oceny.
• Zagadnieniem, które budzi wątpliwości wśród zamawiających, jest sposób postępowania w przypadku, gdy wartość zamówienia oszacowano poniżej progów unijnych, a złożone oferty przekraczają tę wartość. Rozwiązanie zależy tu od liczby złożonych w postępowaniu ofert z ceną wyższą niż próg.
• Case study: w wyniku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym zamawiający udzielił zamówienia na trzy części. Dwie pozostałe unieważnił (np. z uwagi na brak ofert). Zamawiający chce ogłosić kolejne postępowanie, które swoim zakresem będzie odpowiadało temu, które obejmowało unieważnione części. Wówczas zamówienie zleca stosownie do wartości unieważnionych części.

Poniżej lista wzorów dokumentacji związanej z szacowaniem, którą znajdziesz także w artykule:

• Kosztorys inwestorski – wzór
• Szacowanie wartości zamówienia na usługę powtarzającą się okresowo – wzór
• Szacowanie wartości zamówienia na dostawę – wzór
• Plan zamówień publicznych – wzór
• Notatka z rozeznania rynku – wzór