KSeF a Pzp – nowe wzory dokumentów przetargowych po 1 kwietnia 2026 r.
Od 1 kwietnia br. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął wszystkich podatników wystawiających faktury w Polsce. Do końca roku nadal jednak możliwe jest stosowanie rozwiązań przejściowych, a dodatkowo wykonawcy w szczególnych sytuacjach określonych przepisami mają prawo wystawiać FV poza KSeF. W związku z tym przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia nadal należy odebrać od wykonawcy stosowne oświadczenie – w jakim modelu wystawia faktury oraz odpowiednio sformułować postanowienia umowy przetargowej. Poniżej znajdziesz linki do aktualnych od 1 kwietnia br. wzorów dokumentów.
Przypominamy, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF wprowadzono do porządku prawnego etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązkiem objęto podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 000 000 zł;
- od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy wszystkich pozostałych podatników wystawiających faktury w Polsce (z zastrzeżeniem ustawowych wyłączeń i szczególnych przypadków).
Więcej na temat fakturowania w KSeF i poza KSeF w kontekście realizacji zamówień publicznych piszemy tutaj: KSeF w SWZ i umowie PZP 2026 – jak projektować zapisy fakturowania przy równoległych reżimach?
Nadal istnieją różne systemy fakturowania – KSeF i poza KSeF
Należy przy tym pamiętać, że do 31 grudnia 2026 r. funkcjonują rozwiązania przejściowe i w praktyce nadal równolegle występują różne modele fakturowania. Istnieje też możliwość wystawiania faktur poza KSeF (papierowych lub elektronicznych), jeżeli w danym miesiącu suma sprzedaży (z VAT) udokumentowana takimi fakturami nie przekroczy 10 000 zł.
Poza KSeF nadal mogą pozostawać:
- podmioty bez siedziby działalności gospodarczej w Polsce,
- podmioty korzystające do końca 2026 roku z rozwiązania przejściowego dla sprzedaży dokumentowanej fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie czy
- przypadki przejściowe dotyczące faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP uznanych za faktury uproszczone.
To wykonawca, składając oświadczenie, powinien jednoznacznie zadeklarować, czy korzysta ze „zwolnienia z KSeF”, a jeśli tak, to powinien wskazać konkretną podstawę prawną tego zwolnienia.
Aktualne wzory oświadczeń wykonawcy dotyczące fakturowania
Przygotowaliśmy nowe wzory dokumentów przetargowych aktualne w stanie prawnym obowiązującym od 1 kwietnia br.:
Nadal istotne jest, aby zamawiający konstruował postanowienia SWZ i umowy w sposób elastyczny, bez przyjmowania, że każdy wykonawca objęty realizacją zamówienia będzie zawsze wystawiał faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Wynika to z utrzymania po 1 kwietnia 2026 r. określonych wyłączeń ustawowych, wyłączeń przewidzianych w przepisach wykonawczych oraz rozwiązań przejściowych obowiązujących do końca 2026 r.
Podstawa prawna
- art. 454 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.),
- rozporządzenie ministra finansów i gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. poz. 1815),
- art. 106ga–106nd, 106s ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.).
Powiązane treści
