Pytanie: Wykonawca popełnił oczywistą omyłkę rachunkową. Zamawiający ją poprawił i na końcu pisma zawarł klauzulę, że zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp odrzuci ofertę, jeśli w terminie 3 dni wykonawca nie udzieli odpowiedzi. Wykonawca nie odpowiedział, więc zamawiający odrzucił ofertę. Po czasie zorientowałam się, że w ustawie jest zapis, iż wspomniane odrzucenie dotyczy jedynie „innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z siwz”. Nie była to najkorzystniejsza oferta, a po jej odrzuceniu wykonawca nie złożył odwołania. Mam jednak obawy o losy postępowania, bo jest to zamówienie z dofinansowaniem unijnym. Czy za takie odrzucenie grożą nam korekty finansowe?

Pytanie: Po uprzednim złożeniu donosu do prezesa UZP przez firmę, która nie wygrała postępowania, w sprawie uchybień przy wyborze najkorzystniejszej oferty i mojej pozytywnej obronie, dostałem po roku od udzielenia odpowiedzi na zarzuty, pismo z kontroli doraźnej z UZP, w którym stwierdzono, że formularz ofertowy nie został zmieniony po udzieleniu odpowiedzi na pytania do treści siwz dopuszczających obniżone parametry (z 5 na 4). W formularzu istniały wartości 5. Wykonawca złożył ofertę na tym formularzu i obok rubryki wymagań minimalnych 5 wstawił parametr mniejszy − 4 (wskazany w udzielonej odpowiedzi). Został jednocześnie dopuszczony do postępowania, przy czym jego oferta nie była najkorzystniejsza i nie została wybrana tylko oceniona. W piśmie dodatkowo pytają się, czy był wprowadzony podział zadań i zakres odpowiedzialności poszczególnych członków komisji. Nie rozumiem tego pytania, komisja była powołana zarządzeniem domu kultury, składała się z 15 członków, był regulamin pracy i nic więcej. Jestem gotów wziąć winę na siebie, gdyż nie stwierdzam żadnych uchybień z art. 200 ustawy Pzp i możliwości obciążenia sankcją pieniężną z art. 201 ustawy Pzp. Także w przypadku  skierowania sprawy do rzecznika dyscypliny finansów publicznych nie widzę możliwości ukarania mnie jako pełnomocnika zamawiającego z ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, ale może się mylę? Proszę o poradę w sprawie udzielenia odpowiedzi na pismo kontrolującego.

Pytanie: Prowadzimy przetarg powyżej progów unijnych z zastosowaniem procedury odwróconej. Wykonawca, którego oferta uplasowała się na 1 pozycji w rankingu ofert, po stosownym wezwaniu złożył wszystkie wymagane dokumenty (są one prawidłowe, potwierdzają brak podstaw do wykluczenia z postępowania oraz spełnienie warunków udziału w postępowaniu). Przed rozstrzygnięciem postępowania do zamawiającego wpłynęły pisma od konkurencji, wskazujące iż prezes spółki tego wykonawcy posiada wysokie zadłużenie oraz informacje o nienależytym wykonaniu usług u innych zamawiających. Co powinien w tej sytuacji zrobić zamawiający?

Pytanie: Jak powinien postąpić zamawiający, jeżeli już po zrealizowaniu umowy zawartej w wyniku przetargu nieograniczonego finansowanego ze środków unijnych do zamawiającego wpłynęła informacja o naruszeniu przepisów ustawy Pzp w związku z opisaniem przedmiotu zamówienia pod konkretny produkt i określonego wykonawcę? Wnoszący informację żąda rozwiązania umowy, grozi prawnymi konsekwencjami oraz poinformowaniem instytucji finansującej o naruszeniach ustawy Pzp, jeżeli zamawiający nie rozwiąże umowy. Zamawiający próbował zatrudnić eksperta do zbadania prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia w kontekście zgodności z ustawą Pzp oraz sprawdzenia czynności wykonywanych przez osoby merytoryczne zatrudnione przy realizacji projektu w zakresie ich wpływu na ostateczny opis przedmiotu zamówienia a także wyliczenia szacunkowej wartości zamówienia. W tym celu zwrócił się do wielu instytucji, które mogłyby zbadać sprawę i wydać ekspertyzę. Ostatni ekspert odmówił współpracy, twierdząc cyt.: „Niestety do dzisiejszego dnia nie udało mi się znaleźć osoby do zespołu. Ponieważ jak wynikało z nadesłanej dokumentacji strona skarżąca wskazuje na bardzo szczegółowe funkcjonalności urządzenia, w mojej ocenie konieczna jest znajomość urządzeń kilku producentów na poziomie serwisowym. Pomimo poszukiwań oraz rozpytania wśród techników, którymi dotychczas współpracowałem niestety nie znalazła się osoba, która dołączyłaby do zespołu. W związku z tym jestem zmuszony odstąpić od przyjęcia zlecenia. W bieżącej sytuacji podjęcie się wykonania zlecenia byłoby obarczone ryzykiem, że ekspertyza zostanie podważona co dla Akademii mogłoby spowodować poważne konsekwencje”. Zamawiający podjął już wszystkie możliwe kroki, aby wyjaśnić sytuację. Czy powinien tę sprawę zgłosić do innych organów np. prokuratury, która ma większe możliwości i narzędzia do jej zbadania?

Pytanie: Jako załącznik do przetargu nieograniczonego umieściłam na stronie WWW oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej. Przez przeoczenie powołałam się w nim na stary przepis i tak naprawdę wykonawcy składają ten akurat załącznik po staremu. Czy jest to poważny błąd zamawiającego? Jakich zarzutów i konsekwencji mogę się spodziewać?

Pytanie: Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Dz.Urz. UE 30 marca 2017 r. Termin otwarcia ofert wyznaczono na 11 maja 2017 r. W dniu 12 kwietnia 2017 r. wykonawca X wniósł do KIO odwołanie od treści siwz obejmujące wymagania techniczne i punktację. W toku postępowania na wniosek i zapytania zainteresowanych wykonawców w związku z wniesionym odwołaniem zamawiający 20 kwietnia 2017 r. zmienił treść siwz i ogłoszenia oraz przesunął termin otwarcia ofert na 17 maja 2017 r. KIO po rozprawie 4 maja 2017 r. wyrokiem z 8 maja 2017 r. oddaliła wniesione odwołanie i pouczyła, iż na wyrok zgodnie z art. 198a i 198b ustawy Pzp przysługuje skarga do sądu okręgowego w terminie 7 dni. W związku z wyrokiem KIO oraz z brakiem złożenia w przysługującym terminie skargi przez wykonawcę X 17 maja 2017 r. zamawiający dokonał otwarcia ofert. Złożono 1 ofertę spełniającą warunki udziału w postępowaniu (oferty nie złożył wykonawca X). Zgodnie z art. 94 ust. 2 pkt 1 lit a. ustawy Pzp zamawiający ustalił z wykonawcą Y termin zawarcia umowy na 12 czerwca 2017 r. W dniu 7 czerwca 2017 r. do zamawiającego wpłynął wniosek o wstrzymanie się z zawarciem umowy z firmą Y, w którym nie podano żadnej podstawy prawnej żądania, a jedynie powołano się na argumentację przedstawioną na rozprawie w KIO. Jednocześnie wykonawca X poinformował o złożeniu wniosku do prezesa UZP o podjęcie czynności kontrolnych. Czy w tej sytuacji zamawiający może zawrzeć umowę z firmą Y, czy też należy wstrzymać się do czasu rozstrzygnięcia kontroli? Z jakimi sankcjami wiązałoby się wcześniejsze zawarcie umowy, przed zakończeniem kontroli, gdyby stwierdzono nieprawidłowości w postępowaniu?

Pytanie: W listopadzie 2016 roku uczestniczyłam w otwartym szkoleniu z zasad wypełniania JEDZ prowadzonym przez radcę prawnego specjalizującego się w zamówieniach publicznych. Przy omawianiu podstaw do wykluczenia pojawiło się zagadnienie dotyczące pytania w formularzu: „Czy wykonawca znajdował się w sytuacji, w której wcześniejsza umowa w sprawie zamówienia publicznego, wcześniejsza umowa z podmiotem zamawiającym lub wcześniejsza umowa w sprawie koncesji została rozwiązana przed czasem, lub w której nałożone zostało odszkodowanie bądź inne porównywalne sankcje w związku z tą wcześniejszą umową?”. Prowadzący szkolenie uważał, że przy tym zagadnieniu jako porównywalne sankcje wskazać należy wszystkie kary umowne i odszkodowania nałożone z tytułu nienależytego wykonania umowy oraz nadmienić, że mimo nałożonych kar usługi zostały przez innych zamawiających uznane za należycie wykonane. W szkoleniu brali udział także wykonawcy, których oferty nie okazały się najkorzystniejsze w postępowaniu prowadzonym przez moją jednostkę. Wykonawcy ci zwrócili się do nas z wnioskiem o udostępnienie ofert. W trakcie ich przeglądania zauważyli, że kandydaci na wygranych w postępowaniu nie wpisali kar, które zostały im naliczone w związku z jeszcze wykonywaną umową (o których mówiono na szkoleniu). Wystąpiliśmy więc do nich o wyjaśnienie dotyczące niewpisania kar w formularzu JEDZ. Jednocześnie zapytaliśmy inne pokrewne nam jednostki, czy naliczały tym wykonawcom kary w trakcie świadczenia przez nich usług. Okazało się, że nasze wezwania okazały się bezpodstawne. W tym punkcie JEDZ ustawodawca przewidział przesłankę do wykluczenia z art. 24 ust. 5 pkt 4 ustawy Pzp (nowe szkolenie + potwierdzenie powyższego w instrukcji wypełniania JEDZ). Niestety wykonawcy złożyli już wyjaśnienia. Jak wybrnąć teraz z tej sytuacji? Czy poinformować ich pisemnie, że zamawiający błędnie zinterpretował treść JEDZ, a wyszczególnione przez nich kary/odszkodowanie nie będą brane pod uwagę przy badaniu ofert? Jak takie bezpodstawne wezwanie do wyjaśnienia spraw, które nic nie wnoszą do oceny oferty, będzie postrzegane przez KIO, w przypadku ewentualnych odwołań?

Pytanie: Zamawiający prowadzi przetarg nieograniczony powyżej progów unijnych. W postępowaniu wykonawca drugi w kolejności złożył odwołanie, które częściowo zostało uwzględnione przez KIO. Zgodnie z sentencją ustną wyroku Izby ogłoszonego w dniu 12.06.2016 r. zamawiający powinien m.in. odtajnić całość wyjaśnień złożonych przez wykonawcę wybranego w toku postępowania w zakresie rażąco niskiej ceny. Odwołujący przedłożył pismo o niezwłoczne przekazanie owych odtajnionych wyjaśnień zaznaczając, że zamawiający nie musi czekać na doręczenie pisemne wyroku i wtedy dokonać odtajnienia tylko, że jest związany sentencją ustną wyroku i powinien to zrobić niezwłocznie. Proszę o odpowiedź, czy czynności nakazane przez KIO w wyroku (w tym odtajnienie dokumentów) należy wykonać po jego fizycznym doręczeniu?

Pytanie: W dniu 17.12.2015 r. zamawiający dokonał otwarcia ofert w przetargu nieograniczonym powyżej progów unijnych. W postępowaniu wpłynęły trzy oferty niepodlegające odrzuceniu (wykonawcy X, Y, Z w kolejności ceny). Termin związania ofertą upłynął 15.02.2016 r. W dniu 25.01.2016 r. wpłynęło odwołanie złożone przez wykonawcę Y na wybór oferty wykonawcy X, a ogłoszenie przez Izbę orzeczenia nastąpiło w dniu 12.02.2016 r. Wobec powyższego termin związania ofertą liczony zgodnie z art. 182 ust. 6 upłynie w dniu 02.03.2016 r. KIO uwzględniła odwołanie wykonawcy Y (drugiego pod względem ceny) i nakazała zamawiającemu unieważnienie czynności wyboru oferty, powtórzenie czynności badania i oceny ofert oraz wybór oferty odwołującego (Y). Zamawiający aby wykonać czynności z wyroku musi czekać na jego doręczenie (w innym postępowaniu czekał ponad miesiąc) wobec czego może nie zdążyć wybrać oferty odwołującego (Y) przed 02.03.2016 r. Zamawiający wezwie wykonawcę odwołującego (Y) do przedłużenia terminu związania ofertą i wadium. Czy takie same działania należy podjąć w stosunku do wykonawcy trzeciego (Z) (obecnie już drugiego)? Teoretycznie wykonawca trzeci (Z) może złożyć odwołanie na wybór tego drugiego (Y) i w przypadku uznania odwołania to jego ofertę zamawiający będzie musiał wybrać (wszyscy trzej mieszczą się w budżecie zamawiającego). Wtedy już na pewno ten trzeci nie będzie w terminie związania ofertą. Co w takiej sytuacji?

Pytanie: Zgodnie z wyrokiem KIO mamy wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów. Wysłaliśmy pismo, w którym wyznaczyliśmy termin na złożenie dokumentów. Tym samym poprzednia ocena wniosków została unieważniona. Jakie terminy nas obowiązują? Ile mamy czasu na ocenę wniosków? Jakie działania musimy teraz wykonać, aby wszystko było zgodne z ustawą Pzp (mam na myśli działania do ogłoszenia listy wykonawców po powtórnej ocenie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu)?