Szacowanie wartości zamówienia przy projektach unijnych i wydatkach budżetowych

Zamawiający realizuje kilkuletni projekt ze środków UE i jednocześnie dokonuje zakupów w ramach swojego budżetu. Wiemy, że istnieje obowiązek sumowania tych wydatków, ale jak to zrobić w praktyce? W 2026 roku planujemy dostawę drewna i materiałów elektrycznych. Te same przedmioty zamierzamy kupić w 2028 roku, ale już ze środków pochodzących z projektu. Czy rok 2026 należy sumować z rokiem 2028 z projektu? Co z rokiem 2027? Czy każdorazowy nieplanowany wydatek np. na zakup drewna w roku 2026 należy sumować z projektem z planowanym zamówieniem w roku 2028?

Precyzyjny sposób procedowania nie wynika z ustawy Pzp. Nie wynika on również z wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.  W ramach wyjaśnienia, przedstawiam swoje spostrzeżenia i wynikające z nich konkluzje, mogące być pomocne w toku szacowania.

Realizując projekt unijny, trzeba brać pod uwagę, że z perspektywy funduszowej punktem odniesienia dla wartości zamówień jest – co do zasady – cały okres trwania projektu, a nie tylko rok budżetowy. Tak wynika z Podręcznika „Zamówienia udzielane w ramach projektów. Podręcznik beneficjenta i wnioskodawcy programów polityki spójności 2021–2027”, który akcentuje konieczność obejmowania szacowaniem wszystkich możliwych do przewidzenia zamówień w całym okresie projektu.

Jednocześnie ustawa Pzp nakazuje:

• sumowanie wartości, gdy zamówienie jest udzielane w częściach lub z dopuszczeniem ofert częściowych (wartością jest wówczas łączna wartość części),
• ustalenie wartości zamówienia w krótkim okresie przed wszczęciem postępowania (3 miesiące dla dostaw i usług, 6 miesięcy dla robót budowlanych, licząc od wszczęcia pierwszego z postępowań przy zamówieniach dzielonych na części) oraz aktualizowanie wartości tylko do momentu wszczęcia pierwszego postępowania.

Z przywołanych regulacji i wytycznych wynika – w mojej ocenie – że:

• dane zamówienie szacowane jest jednorazowo w odniesieniu do pełnego jego zakresu, a czynność ta odbywa się maksymalnie 3 lub 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania,
• aktualizacja szacowania jest możliwa przed wszczęciem postępowania, co – moim zdaniem – oznacza, że w przypadku podziału zamówienia na części i podjęcia decyzji o procedowaniu części w ramach kilku postępowań, aktualizacja możliwa jest przed wszczęciem pierwszego postępowania,
• część danego zamówienia, nie może, moim zdaniem, być traktowana równolegle jako część innego zamówienia, nawet jeśli jest tożsama,
• dla oceny, czy chodzi o jedno zamówienie czy odrębne zamówienia, znaczenie ma ich przewidywalność przed wszczęciem postępowania choćby na pierwszą część jednego z tych zamówień,
• jeżeli przyjęlibyśmy zasadność stwierdzenia, że nowe zamówienie powinno być szacowane wraz z częścią starego, pojawia się dylemat, czy konsekwencje tego szacowania mają mieć znaczenie zarówno dla nowego jak i dla starego zamówienia choćby w niewszczętej dotąd części, czy może jednak wyłącznie dla nowego zamówienia – mogłoby się wówczas okazać, że stare zamówienie w części powinno być udzielane w innej procedurze niż wynikałoby to z pierwotnego oszacowania, co nie wydaje się zasadnym ustaleniem, konsekwencje łącznego szacowania powinny pojawiać się wyłącznie dla nowego zamówienia,
• wątpliwe jest uznanie zasadności stwierdzenia, że zamówienie nowe stanowi część zamówienia składającego się z tego zamówienia i niewszczętej dotąd części starego, i równolegle niewszczęta dotąd część zamówienia starego nie stanowi części tego zamówienia.

Przekładając to na opisany przypadek, rekomenduję:

• zamówienie na dostawę drewna i materiałów elektrycznych w 2026 roku z własnego budżetu powinno być szacowane z uwzględnieniem tych potrzeb, które na moment szacowania były obiektywnie możliwe do przewidzenia, tj. razem z planowanym na 2028 rok zamówieniem z projektu. Tym samym, szacunkowa wartość zamówienia budżetowego na 2026 rok i projektowego na 2028 rok podlegałaby sumowaniu na potrzeby określenia procedury udzielenia zamówienia;
• jeżeli na tym etapie zakres i pewność przyszłego zamówienia projektowego na 2028 rok były jeszcze niedookreślone (np. nie było decyzji o dofinansowaniu, nieznany był dokładny zakres), można bronić stanowiska, że zamówienie projektowe w 2028 roku stanowi odrębne zamówienie;
• nieplanowane zakupy, których potrzeba udzielenia pojawiła się po wszczęciu postępowania na 1 część zamówienia (tj. po wszczęciu postępowania na zakres budżetowy 2026) stanowią odrębne zamówienia. Tym samym, zamówienia realizowane w 2027 roku i 2028 roku, a także kolejne nieplanowane zamówienia budżetowe w 2026 roku, to odrębne zamówienia.

Zaznaczam, że jest to moja indywidualna interpretacja i nie jest ona wiążąca. Aby pozyskać pewną opinię w tej mierze, należy zgłosić się z prośbą o ocenę sytuacji przez instytucję zarządzającą.