Pełnomocnictwo tylko na papierze? Dlaczego bez podpisu kwalifikowanego jest nieważne w Pzp

W prowadzonym przetargu wykonawca złożył pełnomocnictwo podpisane odręcznie przez dyrektora. Pełnomocnictwo potwierdził notariusz – ale także odręcznie i z użyciem swojej pieczęci. Czy w myśl przepisów ustawy Pzp takie pełnomocnictwo jest złożone prawidłowo? Brak na nim podpisu kwalifikowanego.

W sytuacji, w której dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania zostały wystawione przez upoważnione podmioty w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie).

W postępowaniach lub konkursach o wartości mniejszej niż progi unijne dopuszcza się również podpis zaufany lub podpis osobisty poświadczający zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym. Zgodnie z ust. 4 przywołanego paragrafu, poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może dokonać również notariusz.

Natomiast, na podstawie art. 2 § 2 ustawy – Prawo o notariacie, czynności notarialne dokonane przez notariusza zgodnie z prawem mają charakter dokumentu urzędowego. Z kolei art. 96 § 2 tej ustawy stanowi, że notariusz poświadcza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Zgodnie zaś z art. 97 § 2 ww. ustawy elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z powyższych przepisów wynika, że poświadczenie notarialne potwierdza zgodność z dokumentem okazanym notariuszowi (por. wyrok KIO z 8 listopada 2021 r., sygn. akt KIO 2996/21).

Skoro zatem w przedstawionym stanie faktycznym dokument pełnomocnictwa został okazany notariuszowi w postaci papierowej, notariusz powinien kwalifikowanym podpisem elektronicznym poświadczyć zgodność cyfrowego odwzorowania z oryginałem w postaci papierowej.

W opisanej sytuacji zamawiający powinien zatem wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentu pełnomocnictwa na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Pełnomocnictwo podpisane jedynie odręcznie, nawet z notarialnym potwierdzeniem papierowym, nie spełnia wymogów ustawy – Prawo zamówień publicznych. Nie jest to dokument w postaci elektronicznej, więc zamawiający powinien przeprowadzić procedurę uzupełnienia pełnomocnictwa zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.