Pełnomocnictwo elektroniczne w przetargach 2025 – jak notariusz może uratować Twoją ofertę?

Składasz ofertę w ostatniej chwili, a prezes nie ma podpisu elektronicznego? Konsorcjum nie może zebrać się w jednym miejscu? Zagraniczna spółka-matka przysłała pełnomocnictwo w PDF? Notariusz może rozwiązać te problemy w 30 minut. Sprawdź, jak wykorzystać elektroniczne poświadczenia notarialne w zamówieniach publicznych.

Od 1 stycznia 2021 roku wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone są elektronicznie, niezależnie od wartości zamówienia. 100% ofert musi być złożonych przez platformy e-zamówień z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub e-dowodem. Wcześniej, od 18 października 2018 roku, obowiązek ten dotyczył tylko zamówień powyżej progów unijnych.

Tymczasem rzeczywistość wygląda tak:

• Znaczna część małych i średnich firm nie posiada kwalifikowanych podpisów elektronicznych dla wszystkich osób uprawnionych
• Konsorcja mają problem z zebraniem podpisów wszystkich członków w jednym czasie
• Spółki zagraniczne często nie znają polskich wymogów dotyczących formy pełnomocnictw
• Zarządy wieloosobowe borykają się z urlopami, delegacjami i chorobami członków

Wynik? Liczne oferty odrzucone z powodu wadliwych pełnomocnictw. Większość tych problemów można było uniknąć dzięki właściwemu wykorzystaniu elektronicznych poświadczeń notarialnych.

Czym jest elektroniczne poświadczenie notarialne?

To usługa, w ramach której notariusz przekształca papierowe pełnomocnictwo w dokument elektroniczny opatrzony jego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki dokument ma pełną moc prawną w postępowaniu o zamówienie publiczne.

Podstawa prawna:

• Art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1001)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452)
• Wyrok KIO z 22.05.2019 r. (KIO 821/19) – potwierdza skuteczność tej formy

1. Brak podpisu elektronicznego u mocodawcy Prezes zarządu nie ma kwalifikowanego podpisu? Wystarczy, że podpisze pełnomocnictwo własnoręcznie, a notariusz przekształci je w formę elektroniczną.

2. Konsorcjum – członkowie w różnych lokalizacjach Każdy członek konsorcjum może pójść do swojego lokalnego notariusza i uzyskać elektroniczne poświadczenie. Dokumenty zbieracie mailowo.

3. Zagraniczne pełnomocnictwa Spółka-matka przysłała skan pełnomocnictwa? Notariusz może poświadczyć zgodność z oryginałem, jeśli przedstawicie mu oryginał lub kopię z apostille.

4. Sytuacje awaryjne Wygasł certyfikat podpisu elektronicznego dzień przed terminem składania ofert? Notariusz załatwi sprawę w trybie pilnym.

KROK 1: Przygotowanie dokumentów (10 minut)

• Sporządź pełnomocnictwo w formie papierowej
• Podpisz własnoręcznie (mocodawca)
• Przygotuj dokumenty potwierdzające umocowanie (KRS, umowa spółki)

KROK 2: Wizyta u notariusza (20 minut)

• Umów się telefonicznie (większość notariuszy przyjmuje w trybie pilnym)
• Przedstaw oryginał pełnomocnictwa
• Okaż dokument tożsamości
• Notariusz sporządzi elektroniczne poświadczenie

KROK 3: Otrzymanie dokumentu (natychmiast)

• Notariusz przesyła e-mailem poświadczenie w formacie PDF lub XML
• Dokument jest podpisany kwalifikowanym podpisem notariusza
• Możesz od razu dołączyć go do oferty na platformie

BŁĄD 1: Skan pełnomocnictwa bez poświadczenia

Problem: Wykonawca załącza zwykły skan papierowego pełnomocnictwa
Skutek: Odrzucenie oferty (art. 226 ust. 1 pkt 4 PZP)
Rozwiązanie: Zawsze poświadczaj skany u notariusza

BŁĄD 2: Poświadczenie "za zgodność" przez pracownika

Problem: Pracownik potwierdza skan swoim podpisem elektronicznym
Skutek: Brak skuteczności – tylko mocodawca lub notariusz może poświadczać
Rozwiązanie: Korzystaj z usług notariusza

BŁĄD 3: Pełnomocnictwo z datą wsteczną

Problem: Pełnomocnictwo datowane na dzień złożenia oferty, ale podpisane później
Skutek: KIO uznaje za wadliwe (data podpisu elektronicznego ujawnia prawdziwą datę)
Rozwiązanie: Dbaj o zgodność dat, notariusz też na to zwróci uwagę

BŁĄD 4: Brak umocowania osoby udzielającej pełnomocnictwa

Problem: Pełnomocnictwo podpisuje osoba bez uprawnień
Skutek: Nieważność pełnomocnictwa
Rozwiązanie: Notariusz weryfikuje umocowanie przy poświadczeniu

Kluczowe orzeczenie: KIO 821/19 z 22.05.2019 r.

Krajowa Izba Odwoławcza potwierdziła, że elektroniczna kopia pełnomocnictwa potwierdzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza jest w pełni skuteczna w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Izba uznała, że taka forma spełnia wszystkie wymogi prawne i nie może być podstawą do odrzucenia oferty.

Stanowisko KIO w sprawie formy pełnomocnictw

KIO konsekwentnie przyjmuje, że możliwość elektronicznego poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem przez notariusza poprzez opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym wynika wprost z art. 97 § 2 Prawa o notariacie i jest w pełni dopuszczalna w zamówieniach publicznych.

Koszty i gdzie szukać notariusza

Cennik orientacyjny:

• Poświadczenie zgodności kopii: 6-10 zł netto za stronę + 23% VAT
• Poświadczenie podpisu: 20-30 zł netto + 23% VAT
• Tryb pilny (w dniu zgłoszenia): możliwa dopłata 50-100%
• Tłumaczenie poświadczenia na język obcy: 50-100 zł

Uwaga: Podane ceny są orientacyjne i mogą się różnić w zależności od kancelarii notarialnej i regionu.

Platforma notariusz Warszawa umożliwia:

• Porównanie cen w różnych kancelariach
• Sprawdzenie dostępnych terminów
• Wybór notariuszy z doświadczeniem w obsłudze firm
• Filtrowanie po lokalizacji np. notariusz Warszawa Wola
• Czytanie opinii innych przedsiębiorców

WSKAZÓWKA: Szukaj notariuszy oferujących "obsługę przedsiębiorców" – mają doświadczenie w dokumentach przetargowych i często oferują tryb ekspresowy.

Nowe przepisy 2025 – co się zmieniło?

Od 1 stycznia 2025 roku przy pełnomocnictwach składanych elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, opłatę skarbową (17 zł) wpłaca się do organu podatkowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę mocodawcy. Jeśli mocodawca nie ma siedziby w Polsce, właściwy jest Prezydent m.st. Warszawy.

Dla pełnomocnictw składanych w formie papierowej nadal obowiązuje zasada wpłaty do organu właściwego ze względu na miejsce złożenia dokumentu.

E-doręczenia

Od 2025 roku stopniowo wdrażane są e-doręczenia. Pełnomocnictwa będzie można przesyłać przez system e-doręczeń z automatycznym potwierdzeniem doręczenia.

Podpis osobisty (e-dowód)

Coraz więcej platform akceptuje podpis osobisty z e-dowodu. To tańsza alternatywa dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Checklisty dla wykonawców

Przed złożeniem oferty:

• Sprawdź kto podpisuje ofertę
• Zweryfikuj ważność podpisów elektronicznych
• Przygotuj pełnomocnictwa z wyprzedzeniem
• Ustal tryb awaryjny (dane notariusza)
• Sprawdź wymogi SWZ dotyczące formy pełnomocnictw

Dokumenty do notariusza:

• Oryginał pełnomocnictwa
• Odpis KRS (nie starszy niż 3 miesiące)
• Dowód osobisty osoby udzielającej pełnomocnictwa
• Uchwała zarządu/wspólników (jeśli wymagana)
• Tłumaczenie przysięgłe (dla dokumentów obcojęzycznych)

Po otrzymaniu poświadczenia:

• Sprawdź poprawność danych
• Zweryfikuj ważność podpisu notariusza
• Zapisz w bezpiecznym miejscu
• Dołącz do oferty we właściwym formacie
• Zachowaj potwierdzenie wysłania

Podsumowanie: 5 kluczowych zasad

1. Nie czekaj do ostatniej chwili – notariusz też może mieć kolejkę
2. Zawsze poświadczaj elektronicznie – zwykły skan to za mało
3. Weryfikuj umocowanie – notariusz pomoże, ale ty musisz dostarczyć dokumenty
4. Dbaj o zgodność dat – elektroniczny podpis ujawnia prawdziwą datę
5. Miej plan B – zapisz kontakt do notariusza oferującego tryb pilny

P: Czy mogę użyć tego samego poświadczonego pełnomocnictwa w kilku przetargach?
O: Tak, jeśli pełnomocnictwo jest rodzajowe (do wszystkich przetargów) i nadal aktualne.

P: Ile czasu zajmuje uzyskanie poświadczenia?
O: Standardowo 30-45 minut w kancelarii. W trybie pilnym niektórzy notariusze oferują obsługę w 15 minut.

P: Czy notariusz może przyjechać do firmy?
O: Niektórzy oferują taką usługę za dodatkową opłatą (orientacyjnie 200-500 zł).

P: Co jeśli zamawiający kwestionuje poświadczenie notarialne?
O: Powołaj się na art. 97 § 2 Prawa o notariacie i wyrok KIO 821/19. Notarialne poświadczenie jest w pełni skuteczne.

P: Czy mogę poświadczyć pełnomocnictwo u dowolnego notariusza w Polsce?
O: Tak, każdy notariusz w Polsce może wykonać tę czynność. Nie ma znaczenia lokalizacja.

Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452)
• Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1001)
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) – przepisy o pełnomocnictwie

Przydatne linki:

• Orzecznictwo KIO
• Wyszukiwarka kancelarii notarialnych www.notalot.pl

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych zalecamy konsultację z prawnikiem.