Czy z każdej czynności w postępowaniu trzeba sporządzać oddzielny protokół?
Krótka odpowiedź: nie. Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie nakładają obowiązku sporządzania oddzielnych protokołów z każdej czynności w postępowaniu (np. z otwarcia ofert, oceny ofert czy oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu).
W praktyce pojawia się jednak pytanie, czy zamawiający powinien dokumentować takie czynności dodatkowymi protokołami podpisywanymi przez członków komisji przetargowej oraz czy konieczne jest przygotowanie wniosku do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie wyboru wykonawcy.
W dalszej części wyjaśniamy:
- czy ustawa Pzp wymaga sporządzania protokołów z poszczególnych czynności,
- czy protokoły takie muszą być podpisywane przez wszystkich członków komisji,
- czy konieczne jest sporządzanie wniosku o zatwierdzenie wyboru wykonawcy.
Czy ustawa Pzp wymaga sporządzania protokołów z każdej czynności?
Brak jest podstaw prawnych w ustawie Prawo zamówień publicznych do sporządzania odrębnych protokołów z każdej czynności w postępowaniu; obowiązkowy jest wyłącznie protokół z postępowania, natomiast dokumentowanie poszczególnych czynności komisji przetargowej ma charakter fakultatywny i zależy od organizacji pracy zamawiającego.
Ani ustawa Prawo zamówień publicznych, ani przepisy wykonawcze nie nakładają obowiązku sporządzania odrębnych protokołów z każdej czynności podejmowanej w postępowaniu.
Oznacza to, że sporządzanie protokołów np. z:
- otwarcia ofert,
- oceny ofert,
- oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu
jest rozwiązaniem fakultatywnym, pozostawionym decyzji zamawiającego.
W praktyce zamawiający często sporządzają takie protokoły pomocnicze, zwłaszcza gdy:
- pojawiają się wątpliwości dotyczące oceny ofert,
- konieczne jest odwołanie się do orzecznictwa lub pogłębiona analiza dokumentów,
- zamawiający chce szczegółowo udokumentować przebieg czynności komisji przetargowej.
Należy jednak pamiętać, że obowiązkowy jest protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzany według wzoru określonego w obowiązujących przepisach.
Czy protokoły muszą być podpisywane przez wszystkich członków komisji i czy potrzebny jest wniosek o wybór wykonawcy?
Jeżeli zamawiający sporządza dodatkowe protokoły z poszczególnych czynności komisji przetargowej, sposób ich podpisywania nie wynika wprost z przepisów ustawy Pzp. W praktyce przyjmuje się jednak, że dokumenty sporządzane przez komisję podpisują jej członkowie uczestniczący w danej czynności, aby potwierdzić przebieg i wynik prac komisji.
Podobnie sporządzenie wniosku do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie wyboru wykonawcy nie jest obowiązkiem wynikającym wprost z ustawy Pzp. Jest to element organizacji wewnętrznej zamawiającego i często wynika z regulaminu pracy komisji przetargowej lub procedur obowiązujących w danej jednostce.
W praktyce wiele jednostek stosuje taki wniosek, ponieważ pozwala on:
- formalnie przedstawić wyniki oceny ofert,
- udokumentować rekomendację komisji przetargowej,
- uzyskać akceptację kierownika zamawiającego dla wyboru najkorzystniejszej oferty.
FAQ – pytania dotyczące protokołowania czynności w postępowaniu
Czy z każdej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego trzeba sporządzać oddzielny protokół?
Nie. Ustawa Prawo zamówień publicznych nie nakłada obowiązku sporządzania odrębnych protokołów z każdej czynności, np. z otwarcia ofert czy oceny ofert. Obowiązkowy jest jedynie protokół z postępowania sporządzany zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Czy protokoły z czynności komisji przetargowej muszą być podpisane przez wszystkich jej członków?
Przepisy ustawy Pzp nie regulują szczegółowo podpisywania pomocniczych protokołów z czynności komisji. W praktyce dokumenty takie podpisują członkowie komisji uczestniczący w danej czynności, aby potwierdzić przebieg i wynik prac komisji.
Czy komisja przetargowa musi sporządzić wniosek do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie wyboru wykonawcy?
Nie jest to obowiązek wynikający bezpośrednio z ustawy Pzp. Sporządzenie takiego wniosku wynika najczęściej z regulaminu pracy komisji przetargowej lub wewnętrznych procedur zamawiającego i stanowi formę rekomendacji wyboru najkorzystniejszej oferty.
Powiązane treści
