Umowa ramowa a CRU – czy zlecenia cząstkowe trzeba wpisywać do rejestru?

Mamy podpisaną umowę ramową z kilkoma wykonawcami. Realizacja umowy następuje na podstawie zleceń cząstkowych bez poddania ich procedurze konkurencyjnej, na zasadach określonych w umowie ramowej. Jak należy realizować obowiązek wpisu do CRU zleceń cząstkowych? Czy jest taki obowiązek, a może wystarczy wpisanie do rejestru umowy ramowej?

Wpisowi do Centralnego Rejestru Umów JSFP (CRU) nie podlega umowa ramowa zawarta z kilkoma wykonawcami. Wpisowi podlegają zawierane na jej podstawie zlecenia cząstkowe, jeżeli mają one charakter umów wykonawczych, tj.:

• konkretyzują świadczenie,
• prowadzą do powstania zobowiązania finansowego po stronie jednostki i
• zostały zawarte w formie objętej regulacją art. 34a ustawy o finansach publicznych.

Powyższy wniosek wynika z zestawienia przepisów ustawy o finansach publicznych regulujących CRU z konstrukcją umowy ramowej przewidzianą w ustawie Pzp.

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych obowiązek udostępniania informacji w CRU dotyczy wyłącznie takich umów, które łącznie spełniają dwa warunki:

1)       po pierwsze stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp,

2)       po drugie zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Ustawa o finansach publicznych przesądza przy tym, że w CRU ujawnia się informacje o konkretnej umowie, w tym jej numer, datę zawarcia, okres obowiązywania, oznaczenie stron, przedmiot i wartość umowy.

Dla prawidłowej odpowiedzi kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy umową ramową a umową wykonawczą. Zgodnie z art. 7 pkt 26 ustawy Pzp przez umowę ramową należy rozumieć umowę zawartą między zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i – jeżeli zachodzi taka potrzeba – przewidywanych ilości.

Z kolei art. 7 pkt 32 ustawy Pzp definiuje zamówienie jako odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług. Z zestawienia tych dwóch definicji wynika, że umowa ramowa nie jest tym samym, czym konkretne zamówienie realizacyjne.

Jej funkcją jest ustalenie reguł przyszłego udzielania zamówień, a nie ostateczne nabycie określonego świadczenia w konkretnym zakresie i za konkretną cenę. Ma ona zatem charakter organizujący i warunkujący przyszłe zakupy, natomiast samo właściwe zamówienie publiczne materializuje się dopiero na etapie wykonawczym.

Zlecenia cząstkowe realizowane na podstawie umowy ramowej, bez ponownego przeprowadzania procedury konkurencyjnej, są momentem, w którym dochodzi do skonkretyzowania świadczenia. Dopiero na ich podstawie wskazuje się:

• który z wykonawców ma wykonać dane zamówienie,
• jaki jest zakres zamówienia,
• w jakim terminie ma zostać wykonane zamówienie oraz
• jakie wynagrodzenie przysługuje wykonawcy lub według jakich zasad zostanie ono ustalone.

Zatem zlecenie cząstkowe z perspektywy CRU należy traktować jako umowę wykonawczą w znaczeniu materialnym, niezależnie od przyjętej nazwy dokumentu.

W konsekwencji należy przyjąć, że w sytuacji, w której:

• po przeprowadzeniu jednego postępowania zawarto jedną umowę ramową z kilkoma wykonawcami, a następnie
• udzielane są im konkretne zamówienia na podstawie zleceń cząstkowych, 

do CRU powinny być wpisywane poszczególne zlecenia cząstkowe stanowiące umowy wykonawcze. Natomiast sama umowa ramowa nie wymaga wpisu.