Krzysztof Hodt

Decyzja co do wyboru metody szacowania konkretnych wartości dostaw i usług powtarzających się okresowo należy do zamawiającego. Podejmując ją, musi on jednak pamiętać o wytycznej wynikającej z art. 29 ustawy Pzp. Przepis ten wskazuje, że zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia.

Prawo zamówień publicznych zawiera precyzyjne i restrykcyjne reguły szacowania wartości przedmiotu zamówienia. Są to jednak teoretyczne wskazówki, które potem należy przełożyć odpowiednio na praktykę. W artykule znajdziesz pomocne w tym zakresie wytyczne oraz wzory dokumentów. Dowiesz się m.in. jak zlecić szacowanie zewnętrznemu podmiotowi, jakie są reguły szacowania według cenników na stronach internetowych, jak dokonać rozeznania rynku i wstępnej wyceny u wykonawców przed wszczęciem postępowania a także gdzie uzyskać bazy cenowe w przypadku szacowania robót budowlanych. W tekście zamieszczamy także wzory: planu zamówień, kosztorysu inwestorskiego, notatki z rozeznania rynku oraz dokumentów dotyczących szacowania usług powtarzających się okresowo oraz dostaw.

Plan pomoże zamawiającemu, który ma wiele jednostek organizacyjnych zlecających zamówienia. Pomoże mu ustalić, które zamówienia zsumować w skali całej jednostki zamawiającej.

Kosztorys inwestorski sporządza się metodą kalkulacji uproszczonej. Polega ona na obliczeniu wartości kosztorysowej robót objętych przedmiarem robót jako sumy iloczynów liczby jednostek przedmiarowych robót podstawowych i ich cen jednostkowych. Bazą do przygotowania kosztorysu inwestorskiego są dokumentacja projektowa, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych, założenia wyjściowe do kosztorysowania i ceny jednostkowe robót podstawowych.

Pytanie: Zamawiający postawił warunek w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej: „Warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr (...) do SWZ, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert wykonał lub wykonuje co najmniej dwie dostawy polegające na dostawie ...................., o łącznej wartości co najmniej 1.700.000 zł brutto w tym jedną na kwotę co najmniej 1.500.000 zł brutto. Poprzez jedną usługę zamawiający rozumie jedną umowę zrealizowaną dla danego zamawiającego, trwającą min. 6 miesięcy”. Termin składania ofert upływał 7.06.2022 r. Na wezwanie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp zostały przedłożone – wykaz z dostawą i referencja na wartość zamówienia 2.058.069,17 zł zrealizowanego w okresie od 3.04.2018 r. do 2.04.2021 r. Zamawiający zakwestionował referencję, twierdząc, że dolna granica dostaw sukcesywnych nie obejmuje zakresu czasowego warunku (zdolności technicznej) – 7.06.2019 r. Czy zamawiający ma rację? Jak długo pozostają ważne referencje (data końcowa – do kiedy można je złożyć)?

Pytanie: W ramach zamówienia publicznego zamawiający chciałby na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp zlecić podobne usługi/roboty budowlane. Czy wartość szacunkowa zamówienia musi uwzględniać obie kwoty, tj. kwotę zamówienia podstawowego oraz wartość zamówienia dodatkowego (art. 214 ustawy Pzp)? Czy w razie ewentualnego badania rażąco niskiej ceny zamawiający odnosi się do wartości szacunkowej podstawowego zamówienia czy zarówno podstawowego, jak i dodatkowego?

Pytanie: Ośrodek pomocy społecznej realizuje projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach RPO WSL na lata 2014–2020. W ramach projektu przewidziane są do realizacji następujące działania: festyn integracyjny i organizacja 3 imprez okolicznościowych z różnych okazji. W celu wyboru wykonawcy na realizację usługi przystąpiono do szacowania wartości zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia zamieszczono na platformie przetargowej i zwrócono się tam do 19 potencjalnych wykonawców, aby oszacowali wartość zamówienia. Wyznaczono im termin, do kiedy mogą złożyć szacunek, jednak żaden z nich tego nie zrobił. Zamawiający zwrócił się ponownie za pośrednictwem poczty elektronicznej z prośbą do potencjalnych wykonawców o przesłanie szacunkowej ceny usługi. Jednak i tym razem nie otrzymał żadnej oferty. Czy w tej sytuacji istnieje możliwość przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na usługi w trybie podstawowym bez wcześniejszego szacowania wartości zamówienia? Kwota, jaką przeznaczono by na realizację powyższych usług, wynikałaby jedynie z wniosku o dofinansowanie, gdzie ujęto wszystkie koszty związane z organizacją imprez, tj. 119.000 zł brutto.

Pytanie: Czy w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu na dostawy dopuszcza się sumowanie doświadczenia wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie? Ograniczenie znajduje w art. 117 ust. 3 ustawy Pzp, ale wyłącznie w odniesieniu do usług i robót budowlanych. Czy mam rację?

Pytanie: Co w sytuacji, gdy w trybie podstawowym na usługi społeczne poniżej progów unijnych bez negocjacji złożono jedną i jedyną pustą ofertę (tj. załączniki podpisane profilem zaufanym, ale żadna rubryka w żadnym załączniku nie została wypełniona)? Ponadto ofertę przesłano przez ePUAP, choć w SWZ wskazano: „Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem »Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku« dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu. Formularz oferty (wypełniony), oświadczenie (art. 125 ust. 1 Pzp) i ew. inne wymagane pliki należy najpierw podpisać elektronicznie (tj. podpisem kwalifikowanym) lub podpisem zaufanym lub osobistym, a następnie (po ewentualnym spakowaniu do zip) zaszyfrować zgodnie z aktualną instrukcją dostępną na stronie: https://miniportal.uzp.gov.pl/ i wysłać przez miniPortal w formacie pdf (który rekomenduje zamawiający), jpg, gif, zip. (Uwaga! Rekomendacja zamawiającego! Wykonawca wysyłając dokumenty przez miniPortal, nie podpisuje zaszyfrowanego „zip”. W paczce „zip” należy umieścić pliki wcześniej podpisane elektronicznie (tj. podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym). Funkcjonalność do zaszyfrowania oferty przez wykonawcę jest dostępna dla wykonawców na miniPortalu, w szczegółach danego postępowania. W formularzu oferty/wniosku wykonawca ma obowiązek podać adres skrzynki ePUAP, na którym będzie prowadzona korespondencja związana z postępowaniem. Sposób złożenia oferty, w tym jej zaszyfrowania, opisuje „Instrukcja użytkownika” dostępna na stronie: https://miniportal.uzp.gov.pl/ Wykonawca zapoznaje się z aktualną ww. »Instrukcją użytkownika«”.

Pytanie: Zamawiający wezwał wykonawcę w trybie art. 224 ustawy Pzp do wyjaśnienia cen jednostkowych, które były w ocenie zamawiającego rażąco niskie. Wykonawca przysłał odpowiedź, że faktycznie się pomylił, przygotowując ofertę i wpisał złe ceny. Ta sama oferta zawierała błędy rachunkowe wynikające z zaokrągleń, które nie wpłynęły na ranking ofert. Czy mimo, że oferta podlega odrzuceniu, zamawiający musi poprawić omyłki rachunkowe i powiadomić wykonawcę?