Krzysztof Hodt

Zamawiający nie powinien używać w opisie zamówienia np. marki czy pochodzenia produktu. Jeśli jednak nie ma innej możliwości, aby w dostatecznie precyzyjny sposób wskazać, co chce zamówić, może na zasadzie wyjątku podać znak towarowy, patent czy pochodzenie. Wówczas ma jednak obowiązek dopuścić rozwiązania równoważne oferowanym. Co więcej – musi wtedy także wskazać, w jaki sposób oceni równoważność ofert, podając konkretne stosowane w tym celu kryteria. Między innymi o tym, kiedy kryteria oceny równoważności są zbyt ogólne a także jak ocenić oferty pod kątem równoważności, piszemy w poniższym artykule.

Pytanie: Prowadzę przetarg nieograniczony na dostawę sprzętu komputerowego (25 pozycji). Ofertę należy złożyć dla wszystkich pozycji (zamówienie nie jest podzielone na części). Zgodnie z prawem jest możliwość stosowania stawki VAT 0% na część sprzętu komputerowego tj. zgodnie z załącznikiem nr 8 do ustawy o podatku od towarów i usług. Stawką 0% na podstawie art. 83. ust. 1 pkt 26 ustawy o VAT opodatkowana jest dostawa jednostek centralnych komputerów, serwerów, monitorów, zestawów komputerów stacjonarnych, drukarek, skanerów, urządzeń komputerowych do pism Braille'a (dla osób niewidomych i niedowidzących), urządzeń do transmisji danych cyfrowych (w tym koncentratory i switche sieciowe, routery i modemy). Zamawiający w SWZ dokonał zapisu: „Dla celów porównania, oceny i wyboru oferty wykonawca w formularzu ofertowym zastosuje stawkę VAT w wysokości 23 %”. W otrzymanej ofercie od wykonawcy w formularzu ofertowym wartość brutto podana jest w taki sposób, że 20 pozycji zawiera stawkę 23% VAT, a 5 pozycji zawiera stawkę 0% (wynika to załączonego formularza asortymentowo-cenowego). Czy powinniśmy odrzucić tę ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, ponieważ jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia? Czy może potraktować to jako omyłkę? Poza tym w SWZ zamawiający wskazał: „W stosunku do dostawy: Pozycja 1: Jednostka centralna komputera stacjonarnego + monitor Pozycja 3: Serwer do przechowywania danych Pozycja 7: Przełącznik sieciowy 8- portowy, zamawiający wystąpi do ministra nauki i szkolnictwa wyższego (organu nadzorującego) o potwierdzenie zamówienia, o którym mowa w art. 83 ust. 14 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług uprawniające do zastosowania stawki VAT 0%. Czyli 0 stawkę VAT można zastosować zgodnie z powyższym tylko do tych trzech pozycji. Natomiast wykonawca zastosował ją także dla dwóch innych tj. urządzeń wielofunkcyjnych co jest niezgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Dla tych pozycji wykonawca powinien zastosować stawkę 23%. Czy oferta może podlegać także odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp? Wykonawca w formularzu asortymentowo-cenowym wpisał inne modele oferowanego asortymentu niż w przedmiotowym środku dowodowym, jakim jest w tym przypadku formularz „Parametry techniczne oferowanego przedmiotu zamówienia”. Czy powinniśmy wezwać do złożenia wyjaśnień, który produkt zamawiający ma brać pod uwagę – z formularza asortymentowo-cenowego czy przedmiotowego środka dowodowego? W formularzu asortymentowo-cenowym jedna z pozycji nie spełnia naszych wymagań, a zaoferowany produkt w formularzu „Parametry techniczne oferowanego urządzenia” dla tej samej pozycji spełnia.

Pytanie: Zamawiający przewidział w postępowaniu prawo opcji 10%. Czy w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia oraz w sprawozdaniu z udzielonych zamówień, zamawiający powinien dodać do wartości umowy 10%? Przykładowo wartość umowy wynosi 150.000 zł. Czy w ogłoszeniach powinna być kwota 165.000 zł czy 150.000 zł?

Pytanie: Jesteśmy instytutem naukowym i podlegamy pod ustawę Pzp. Firma zewnętrzna przeprowadzała nam przetarg nieograniczony dla zakupu grupowego (ale na indywidualnych pełnomocnictwach) z art. 132 ustawy Pzp na kompleksową dostawę gazu. Nikt jednak nie złożył oferty, więc przeprowadzono procedurę z wolnej ręki z art. 214 ustawy Pzp czyli dla wartości powyżej progów unijnych. Postępowania prowadzono osobno dla każdego zamawiającego i wartość naszego zamówienia nie przekroczyła progów unijnych. Nie przyjęliśmy oferty z uwagi na bardzo wysokie ceny. Postanowiliśmy podpisać umowę na podstawie obecnej taryfy , w której kWh wynosi około 0,79 zł a zaproponowana cena w ofercie z wolnej ręki wyniosła 2,21904 zł/kWh. Jak potraktować takie zawarcie kontraktu? Jak oszacować wartość udzielonego zamówienia? Taryfa będzie się dynamicznie zmieniać w ciągu roku. Nadmienię jeszcze, że tylko PGNiG składa oferty, inne firmy nie oferują gazu na rynku.

Pytanie: Z dniem 31 grudnia br. przestaje obowiązywać aktualna umowa na dostawę energii elektrycznej. Prowadzimy obecnie nowe postępowanie dotyczące dostawy energii. Mamy wątpliwości co do dalszego sposobu realizacji zamówienia w świetle ustawy z 27 października 2022 r. o nadzwyczajnych środkach mających na celu ograniczenie wysokości cen energii elektrycznej oraz wsparcia niektórych odbiorców w 2023 roku. Jesteśmy po wyborze oferty najkorzystniejszej. Otrzymana cena znacznie przekracza poziom cen maksymalnych określonych w ww. ustawie. Rozważamy różne sposoby zakończenia sprawy i nie wiemy, który jest właściwy. Pierwszy wariant to podpisanie umowy zgodnie ze złożoną ofertą i następnie aneksowane zgodnie z opinią wydaną przez prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (nie będzie to do końca właściwe, bo dla nas nie jest to sytuacja nieprzewidziana). Drugi wariant to rezygnacja z postępowania o udzielenie zamówienia i płacenie za prąd dostawcy rezerwowemu na podstawie stawek określonych w przepisach dla odbiorców, którzy nie mają podpisanej umowy. W obu przypadkach ostateczna płacona cena będzie taka sama tj. wynikająca z nowej ustawy o poziomie maksymalnym. Nasze pytanie brzmi – czy gminie jako zamawiającemu wolno realizować zakup prądu bez wcześniejszej procedury zamówienia publicznego tylko na podstawie umów rezerwowych? Jak powinniśmy dostosować umowę do nowych cen w przypadku kontynuacjo wszczętego postępowania i podpisania umowy wg. ceny ze złożonej oferty?

Pytanie: Spółka bierze udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługę ochrony osób i mienia. Zamawiający wybrał jej ofertę jako najkorzystniejszą. Kolejna firma złożyła odwołanie do KIO, wskazując, że w wybranej ofercie zaoferowano rażąco niską cenę. Proszę o szczegółowe wskazanie procedury przystąpienia do odwołania po stronie zamawiającego, z uwzględnieniem formy, treści odwołania i sposobu złożenia pism.

Jednym z istotnych elementów umowy w sprawie zamówienia publicznego jest termin wykonania zamówienia. Właściwe ustalenie czasu przewidzianego na wykonanie zamówienia ma duże znaczenie zarówno z perspektywy zamawiającego, jak i wykonawcy. Zamawiający zazwyczaj dąży do tego, by jak najszybciej zrealizować umowę. Nadmierne oczekiwanie w tym zakresie może jednak skutkować wyższymi cenami w ofertach wykonawców. Jeżeli zamawiający wymaga wykonania zamówienia w terminie dużo krótszym niż praktykowany w danej branży, to zazwyczaj zwiększy to koszty wykonania zamówienia i ceny oferty. Zdarza się też, że zamawiający ustanawiają zbyt krótki, wręcz nierealny okres realizacji zamówienia. Najczęściej wiąże się to z koniecznością wydatkowania funduszy z różnego rodzaju programów pomocowych. Z perspektywy wykonawcy wskazany w dokumentach zamówienia termin wykonania prac wpływa na decyzję o ubieganiu się o dane zamówienie i o złożeniu oferty.

Pytanie: W związku ze zmianą Pzp ustawą z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców proszę o zajęcie stanowiska w opisanej sprawie. W umowie zawieranej na okres 12 miesięcy na dostawę paliwa wskazano, że rozliczenie będzie się odbywać według aktualnych cen na danej stacji w dniu ich wydawania z uwzględnieniem stałego, obowiązującego przez cały okres umowy upustu w złotych od każdego litra zakupionego w danym dniu paliwa. Strony dopuściły rozliczenie na podstawie średniej ceny za dany okres rozliczeniowy. Czy w takiej sytuacji należy określić zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy, w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia? Jak przykładowo mogą brzmieć te zapisy? Czy wymóg określenia reguł zmian umów, o których mowa w art. 44 ustawy nowelizującej z 7 października br., jest bezwzględnie obowiązujący i dotyczy wszystkich kontraktów zawieranych na okres dłuższy niż 6 miesięcy?

Ustawa Pzp zobowiązuje zamawiającego do łącznego szacowania podobnych dostaw. Wynika to z art. 30 ust. 2 ustawy Pzp, który mówi, że w przypadku gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

Zamawiający może zwrócić się do wykonawców działających w danej branży z prośbą o wstępną wycenę zamówienia. Z takiego procesu szacowania wartości zamówienia zamawiający powinien sporządzić notatkę.