Katarzyna Bełdowska

Pytanie: Ile razy lub jak długo zamawiający może przekładać termin składania ofert? W prowadzonym postępowaniu zamawiający robi to już 4 raz, a my złożyliśmy ofertę przed pierwszą datą. Przedłużenie następuje 2–3 h przed wyznaczonym terminem.

Pandemia COVID-19 nie daje za wygraną. Stały wzrost zachorowań dyktuje określone potrzeby zamawiających. Zazwyczaj konieczność zakupu danych środków ochronnych czy leczniczych jest pilna i zamawiający szukają sposobów, jak szybko zlecić zamówienia. To samo dotyczy pewnych kategorii usług. Trzeba pamiętać, że w czasie pandemii zamówienia publiczne są objęte szczególnymi ułatwieniami. Dodatkowo warto korzystać z ogólnodostępnych narzędzi ustawowych, które w określonych sytuacjach przyspieszają zakupy. W artykule publikujemy 2 pytania o stosowanie ustawy Pzp w czasie COVID-19. Omówienie kilku praktycznych zagadnień związanych z tematem pandemii i zamówień publicznych znajdziesz także tutaj: 4 pytania o zamówienia publiczne w czasie COVID-19

Tryb podstawowy dla zamówień krajowych zastąpił aż 4 dotychczas stosowane procedury. Mowa o przetargach – nieograniczonym i ograniczonym, negocjacjach z ogłoszeniem oraz dialogu konkurencyjnym. Takie rozwiązanie upraszcza i uelastycznia postępowanie zarówno po stronie wykonawców jak i zamawiających. Niewątpliwie pogłębia ono także dialog stron w celu uzyskania jak najlepszych efektów udzielanych zamówień. Negocjacjom prowadzonym w trakcie trybu podstawowego należy bowiem przypisać szczególnie istotne znaczenie dla kształtu zawieranej umowy, zarówno w zakresie warunków realizacji zamówienia, jak i ceny świadczenia. Sprawdź, jak przeprowadzić negocjacje w trybie podstawowym (wariant III). Upewnij się, jak przygotować zaproszenie do składania ofert ostatecznych i jak je ocenić.

Tryb podstawowy z negocjacjami (obowiązkowymi) w swoim III wariancie jest dla zamawiających dość skomplikowaną procedurą. Tymczasem niesie za sobą wiele korzyści – pozwala przede wszystkim uzyskać od wykonawcy realizację zamówienia na dobrym poziomie jakości i za rozsądną cenę. Z tego względu warto usystematyzować przebieg procedury i ułatwić jej przeprowadzenie zarówno zamawiającym jak i wykonawcom. O etapach trybu podstawowego z negocjacjami oraz o tym, jak sporządzić opis potrzeb i wymagań pisaliśmy w artykule: „Opis potrzeb i wymagań zamawiającego w wariancie III trybu podstawowego”. 

Pytanie: Jakim podpisem (podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty) powinno/może zostać opatrzone pełnomocnictwo do zawarcia umowy w postępowaniu poniżej progów unijnych? Zgodnie z art. 432 ustawy Pzp, umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej, a więc w przypadku jej zawarcia w postaci elektronicznej, strony umowy zobowiązane są ją podpisać z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Jednocześnie pełnomocnictwo, złożone wraz z ofertą lub przed zawarciem umowy, czyli w postępowaniu (literalnie, dopiero zawarcie umowy, jest czynnością niestanowiącą elementu postępowania), może upoważniać pełnomocnika do zawarcia umowy (sytuacja dotyczy nie tylko „konsorcjów”) oraz zostać podpisane również podpisem zaufanym lub osobistym. Wątpliwości budzi fakt, czy pełnomocnictwo opatrzone podpisem zaufanym lub osobistym, będzie wystarczające dla zawarcia ważnej umowy, która musi zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, gdyż wydaje się, że pełnomocnictwo upoważniające do zawarcia umowy, powinno zostać udzielone w takiej samej formie jak umowa.

Tryb podstawowy z obowiązkiem negocjacji (wariant III) zastępuje dotychczasowe negocjacje z ogłoszeniem oraz dialog konkurencyjny. Co istotne, można go stosować bez konieczności spełniania jakichkolwiek ustawowych przesłanek. Tryb ten jest zatem w pełni otwarty na konkurencję. Zamawiający wszczyna go, publikując ogłoszenie o zamówieniu. Następnie przygotowywany jest opis potrzeb i wymagań zamawiającego, który to dokument zastępuje SWZ. Sprawdź, o czym pamiętać przygotowując OPiW i jak w praktyce go sporządzić.

Pytanie: W postępowaniu wpłynęły do zamawiającego 4 oferty, w tym 2 dwie, do których mamy zastrzeżenia. W SWZ wymagaliśmy, aby wykonawcy składali oferty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym bądź osobistym. Każdy z wykonawców miał sporządzić ofertę zgodnie z formularzem ofertowym i dodatkowo załączyć do niej kosztorys ofertowy. W SWZ zaznaczono: „14. Ofertę należy sporządzić odpowiednio dla części, na którą wykonawca składa ofertę zgodnie z wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, do którego należy załączyć: 1)      oświadczenie art. 125 ust. 1 stanowiące załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia niniejszy dokument składa każdy z wykonawców; 2)      sporządzony dla każdego z lokali kosztorys ofertowy, o którym mowa w rozdziale XV ust. 3 i 4”. Jednocześnie w SWZ zapisano, iż sporządzony kosztorys ofertowy stanowi integralną część oferty. Rozdział XV SWZ wskazywał: „3. Podstawą wyliczenia ceny są (odpowiednio dla każdej części zamówienia) następujące dokumenty: 1) rozdział III SWZ »Opis przedmiotu zamówienia«, 2) dokumentacja projektowa, 3) specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych (STWiOR), 4) projekt umowy, na podstawie których wykonawca sporządza kosztorys ofertowy dla danego lokalu i załącza go do formularza oferty. 4. Sporządzony kosztorys ofertowy dla danego lokalu stanowi integralną część oferty”. Skoro ofertą jest formularz ofertowy, a kosztorys ofertowy jest jego integralną częścią, to kosztorys ofertowy również powinien być – naszym zdaniem – podpisany. W ofercie nr 2 wykonawca nie podpisał formularza ofertowego, ani kosztorysu ofertowego. Podpisany elektronicznie został jedynie plik formularza generowanego przez system, który jest składany podczas wysyłania ofert. Pozostałe pliki po weryfikacji nie posiadają podpisu elektronicznego. Czy można uznać, że dokumenty zostały właściwie opatrzone podpisem elektronicznym? Jeśli nie – komisja proponuje odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6. W ofercie nr 3 wykonawca podpisał formularz ofertowy, ale nie podpisał kosztorysów ofertowych. Czy skoro integralną częścią oferty jest kosztorys ofertowy, to można uznać, że wykonawca nie podpisał oferty? Komisja również zastanawia się, czy odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.

Pytanie: Proszę o informację, czy jeśli mam referencję, której nie podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to mogę jej użyć w postępowaniach unijnych?

Pytanie: W jakiej formie wykonawca składa: 1)      wyjaśnienie rażąco niskiej ceny, 2)      wyjaśnienie dotyczące złożonej oferty, 3)      oświadczenie o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą? Czy te dokumenty muszą być opatrzone podpisem elektronicznym wykonawcy?

Jakie problemy możesz napotkać przy zamówieniu z wolnej ręki realizowanym w 2021 roku? Na podstawie 3 autentycznych pytań naszych Czytelników omawiamy poniższe zagadnienia związane z tą procedurą: 1. Forma dokumentów i oświadczeń, jakie wykonawca składa w procedurze z wolnej ręki 2. Na jakiej podstawie prawnej skorzystać z trybu z wolnej ręki do zamówienia dostawy ciepła i usługi dystrybucji energii elektrycznej? 3. Czy zamówienia dodatkowe wolni zlecić w trybie z wolnej ręki?