Katarzyna Bełdowska

Podpisując umowę w sprawie zamówienia publicznego zamawiający i wykonawca nie zawsze są w stanie przewidzieć, jak potoczy się jej realizacja. Prócz nieplanowanych zdarzeń na rynkach krajowym i zagranicznych, zmiany mogą także wystąpić po stronie samych kontrahentów. Dlatego tak istotne jest, aby zastosować w umowie  odpowiednie zabezpieczenia, takie jak klauzule dotyczące modyfikacji umowy czy ustalenie terminów realizacji etapów zamówienia. Ważnym narzędziem w zarządzaniu ryzykiem jest także monitorowanie postępów wykonania zamówienia oraz ewentualnych problemów, które mogą wpłynąć na jego efektywność. Dzięki temu można w porę zapobiec ewentualnym trudnościom i zminimalizować ryzyko ich wpływu na realizację umowy. W tekście przeczytasz o 9 trudnych sytuacjach, jakie w praktyce napotkali zamawiający i wykonawcy podczas realizacji umów. Sprawdź, ja uniknąć ich podczas współpracy.

Pytanie: Ofertę w postępowaniu krajowym złożyła spółka cywilna – XX s.c. imię i nazwisko pierwszego wspólnika, imię i nazwisko drugiego wspólnika. Formularz ofertowy podpisało dwóch wspólników. Do oferty dołączono jedno oświadczenie z art. 125 Pzp podpisane przed dwóch wspólników i nie złożono z nią pełnomocnictwa ani umowy spółki cywilnej. Zamawiający na mocy art. 128 ustawy Pzp wezwał wykonawcę do uzupełnienia oświadczenia z art. 125 przez każdego ze wspólników oraz do uzupełnienia pełnomocnictwa. W komentarzu UZP do ustawy Pzp wyjaśniono, że: „Stosownie do art. 58 ust. 2 ustawy Pzp wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Oznacza to, że ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania współwykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia jest obowiązkowe, natomiast pełnomocnictwo do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego jest fakultatywne. Celem tego uregulowania jest ułatwienie komunikacji z takim wykonawcą. Pisma i zawiadomienia przekazane na adres pełnomocnika wywołują skutki dla wszystkich wykonawców składających ofertę wspólną. Art. 58 ust. 2 Pzp nakłada na współwykonawców obowiązek ustanowienia pełnomocnika, ale nie wprowadza przymusu działania przez pełnomocnika”. Wykonawca uzupełnił oświadczenia z art. 125 Pzp dla każdego ze wspólników. Nie złożył jednak pełnomocnictwa. Czy w tym przypadku zamawiający powinien odrzucić ofertę?

Czy istnieją jakieś zagrożenia dla zamawiającego, który decyduje się skorzystać z trybu podstawowego z możliwością negocjacji zgodnie z art. 275 ust. 2 ustawy Pzp? Dlaczego tak mało zamawiających decyduje się na tę formę procedowania? Tryb podstawowy w wersji II (z możliwością negocjacji) można stosować zamiennie z trybem podstawowym w wersji I (bez negocjacji). Nasz ekspert wyjaśnia, dlaczego warto wybrać procedurę z negocjacjami i jakie wiążą się z nią trudności. 

Pytanie: Postępowanie jest prowadzone w trybie podstawowym z możliwością negocjacji na roboty budowlane. Inwestycja jest dofinansowana z Polskiego Ładu (edycja 2). W postępowaniu zamawiający nie przewidział odbiorów i płatności częściowych a jedynie zaliczkę w wysokości 5% wysokości wynagrodzenia, tak jak wskazywały początkowe przepisy Polskiego Ładu. Po podpisaniu umowy i rozpoczęciu robót wykonawca zwrócił się do zamawiającego z wnioskiem o wprowadzenie jednej płatności częściowej w wysokości 30% wartości umowy, argumentując to zmianami w regulaminie naboru z Polskiego Ładu, a także faktem, że przyspieszy to realizację zamówienia. Czy taka zamiana będzie zmianą istotnych postanowień umowy? Zamawiający w dokumentach zamówienia nie przewidział możliwości takiej zmiany. Czy wprowadzenie na tym etapie odbiorów i płatności częściowych w formie aneksu jest dopuszczalne?

Pytanie: Zmawiający na początku roku kalendarzowego oszacował wartość zamówienia na usługi hotelarskie na 6.000.000 zł. W związku z koniecznością zapewnienia ciągłości usług w styczniu – w trybie art. 30 ust. 4 ustawy Pzp zawarł umowę na kwotę 129.000 zł netto na okres 3 miesięcy. Jednocześnie został ogłoszony przetarg nieograniczony, umowa w jego wyniku może zostać zawarta w maju. Umowa podprogowa uległa wyczerpaniu a zamawiający musi zapewnić pracownikom usługi hotelarskie w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi. W chwili zawierania umowy podprogowej nie można było przewidzieć wysokiego wzrostu zapotrzebowań na usługi hotelarskie i przedterminowego zakończenia tej umowy. Czy w zaistniałej sytuacji możliwe jest (w świetle art. 30 ust. 4, biorąc pod uwagę art. 29 ust. 2) zawarcie kolejnej umowy bez stosowania ustawy Pzp, czy konieczne jest przeprowadzenie postępowania w trybie Pzp w postępowaniu krajowym? Szacuje się, że wartość zamówienia wyniesie około 129.000 zł netto.

Na czym polegają negocjacje bez ogłoszenia? Jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Jak wskazuje nazwa procedury, zamawiający nie ogłasza procedury, ale kieruje zaproszenie do postępowania do konkretnych podmiotów. Z racji tego, że konkurencja jest tutaj znacząco ograniczona, z trybu negocjacji bez ogłoszenia wolno skorzystać w ściśle określonych przypadkach. Istnieje przy tym obowiązek stosowania ogólnych przepisów ustawy Pzp do konkretnych czynności proceduralnych takich jak opis przedmiotu zamówienia, szacowanie wartości itp. Sprawdź, jak krok po kroku przejść przez tryb negocjacji bez ogłoszenia. Zachęcamy także do pobrania schematu procedury w trybie pdf – umieszczamy go na końcu opracowania.

Pytanie: W przetargu nieograniczonym w SWZ żądano próbki produktu na potwierdzenie wymagań zamawiającego, która powinna być złożona do wyznaczonego terminu i godziny składania ofert. Dopuszczono też uzupełnienie próbek. Jeden z wykonawców dostarczył próbkę, jednak już po terminie z SWZ. Formalnie należy wezwać wykonawcę do złożenia tej próbki w trybie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp. Moja wątpliwość dotyczy tego, czy można byłoby uznać przesłane przez wykonawcę oświadczenie z informacją o zgodzie na zbadanie złożonej po terminie próbki, która jest u zamawiającego, czy jednak wykonawca powinien złożyć drugą próbkę (ponieważ jest to przedmiotowy a nie podmiotowy środek dowodowy i nie można zastosować art. 127 ust. 2 ustawy Pzp)? A może jest inne rozwiązanie tej kwestii?

Pytanie: W jakim terminie zamawiający powinien udzielić wyjaśnień do treści SWZ w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym? Termin otwarcia ofert przypada na 24.03.2023 r. Czy zamawiający udziela wyjaśnień najpóźniej do 22.03.2023 r. czy 21.03.2023 r.?

Oferta przetargowa to nie tylko sam formularz ofertowy, ale również załączniki do niego. Zamawiający w dokumentacji przetargowej powinien precyzyjnie wskazać, jakie dokumenty musi przygotować wykonawca i złożyć razem z ofertą. W poprzedniej części opracowania omawialiśmy kwestię sporządzenia formularza ofertowego oraz wstępnego oświadczenia, w którym wykonawca deklaruje, że nie podlega wykluczeniu z przetargu i spełnia warunki udziału w postępowaniu. W poniższym artykule znajdziesz zaś omówienie niektórych załączników do oferty, takich jak pełnomocnictwo, zobowiązanie podmiotu trzeciego oraz środki przedmiotowe.

Pytanie: Wykonawca biorący udział w postępowaniu złożył wniosek o udostępnienie: oferty innego wykonawcy biorącego udział w tym samym postępowaniu wraz z całą korespondencją z zamawiającym w ramach postępowania (np. wezwania zamawiającego, informacje o poprawieniu omyłek, odpowiedzi wykonawcy i inne składane pisma) powstałą od dnia udostępnienia dokumentów oraz protokołu postępowania w stanie aktualnym na dzień udostępnienia. Zamawiający udostępnił mu ofertę oraz protokół postępowania w stanie aktualnym na dzień udostępnienia, bo tylko takie dokumenty posiadał w chwili udostępnienia. Następnie zamawiający wezwał wykonawcę, którego ofertę udostępnił, do złożenia podmiotowych środków dowodowych, zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp. Czy zamawiający powinien w takiej sytuacji na bieżąco przekazywać wykonawcy, który złożył wniosek, wszelkie dokumenty w tym korespondencję związaną z wykonawcą, którego oferta została udostępniona? W treści tego wniosku znajdował się zapis, w brzmieniu: „(...) całą korespondencją z zamawiającym w ramach postępowania (np. wezwania zamawiającego, informacje o poprawieniu omyłek, odpowiedzi wykonawcy i inne składane pisma) powstałą od dnia udostępnienia dokumentów (...)” . A może pozostałą tego typu dokumentację należy udostępnić wykonawcy dopiero po wyborze oferty? Czy wniosek wykonawcy jest również skuteczny, w sytuacji gdy podał on w nim błędną podstawę prawną udostępnienia dokumentów (przepisy nieobowiązującej już ustawy Pzp)?