Katarzyna Bełdowska

Ustawodawca zobowiązał zamawiającego do złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach (art. 82 ustawy Pzp).  Zakres informacji, które należy ująć w sprawozdaniu, określa rozporządzenie z 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania.

Karalność za pewne wymienione ustawą Pzp przestępstwa jest obowiązkową podstawą wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający musi uzyskać od wykonawcy potwierdzenie, że nie podlega on wykluczeniu z przetargu z powodu popełnienia czynu wskazanego w art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp. Wykonawcy często są więc proszeni o złożenie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego, aby potwierdzić, że nie figurują w tym rejestrze. Między innymi o tym, jak przebiega weryfikacja w tym zakresie i jak powinno wyglądać zaświadczenie z KRK, piszemy w poniższym artykule. Fakultatywne przesłanki wykluczenia związane z karalnością omówimy w kolejnych top tematach.

Pytanie: Postępowanie na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych w 2023 roku. Zamawiający w SWZ nie zawarł wymogu co do przedstawiania ceny z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku lub w pełnych złotych. Wykonawca w formularzu ofertowym podał: „Cena, którą oferuję za wykonanie przedmiotu zamówienia: cena netto – 526.434,40 zł, VAT – 42.114,76 zł wg stawki 8%, wartość brutto – 568.549,16 zł (słownie: pięćset siedemdziesiąt tysięcy osiemset czterdzieści złotych 25/100), według poniższej tabeli: (…)”. Kwoty powyższe są tożsame z kwotami podanymi w tabeli w wierszu razem (suma) cen netto dla poszczególnego rodzaju odpadu (526.434,40 zł), VAT dla poszczególnego rodzaju odpadu (42.114,76 zł) i ceny ofertowej brutto dla poszczególnego rodzaju odpadu (568.549,16 zł). Jednakże, z uwagi na to, że w większości wierszy z cenami brutto dla poszczególnego rodzaju odpadu, wykonawca zaokrąglił je do pełnych złotych – sumę cen brutto stanowi kwota 568.547,96 zł a nie 568.549,16 zł. Podobnie w przypadku ceny ofertowej netto – w jednej pozycji jest 25.700,00 zł (po zaokrągleniu), gdy tymczasem powinno być 25.700,40 zł (z przemnożenia szacowanej ilości odpadów przez cenę jednostkową netto) i w związku z tym sumę cen netto stanowi kwota 526.434,00 zł a nie 526.434,40 zł. Także, w przypadku VAT w dwóch pozycjach tabeli, wykonawca po zaokrągleniu wpisał 972,00 zł zamiast 972,32 zł (tak wychodzi z przeliczenia ceny netto x 8%) oraz 2056,00 zł zamiast 2056,03 zł i w związku z tym sumę kwot VAT stanowi kwota 42.114,41 zł a nie 42.114,76 zł. W pozostałych pozycjach pozostawił kwoty z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, czyli dokładnie tak jak wychodzi z wyliczenia. Gdyby nie zaokrąglał, a pozostawił kwoty z dwoma miejscami po przecinku, które to otrzymujemy z przeliczenia szacowanych ilości poszczególnego rodzaju odpadów przez cenę jednostkową netto (cena netto danego rodzaju odpadów) i następnie przez stawkę 8% (VAT dla danego rodzaju odpadów) i cenę brutto dla danego rodzaju odpadów – sumy odpowiednio cen netto, VAT i cen brutto dałyby kwoty, które widnieją w wierszu razem w tabeli i w pozycji formularza oferty. Podsumowując, czy prawidłowo postąpimy, poprawiając w ofercie (w wykazie) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku opisane przypadki zaokrągleń jako oczywiste omyłki rachunkowe? W wyniku tych korekt sumy cen netto, VAT i brutto poszczególnych rodzajów odpadów będą zgodne z kwotami widniejącymi w tej tabeli w wierszu razem i także w wyodrębnionej pozycji formularza ofertowego. Czy cenę brutto wyrażoną słownie (inna od ceny wyrażonej liczbą) należy poprawić jako omyłkę pisarską?

Pytanie: Przez kolejne 1,5 roku jesteśmy związani umową, ale musimy rozszerzyć zakres świadczonych usług. Umowę zawarto bez zastosowania ustawy Pzp. Obecnie jej wartość wzrasta ponad 130.000 zł i należałoby rozpisać przetarg. Jakich formalności dopełnić, skoro jesteśmy już związani umową na tę samą usługę?

Pytanie: Zamawiający zawarł umowę na zaprojektowanie budynku. Postępowanie przeprowadzono w trybie podstawowym. W umowie wyznaczono etapy realizacji zadania: I etap, który miał być – zgodnie z umową – zakończony w terminie 6 miesięcy od podpisania umowy. Miał on polegać na dostarczeniu dokumentów niezbędnych do wydania pozwolenia na budowę; II etap, który miał być zakończony w terminie 9 miesięcy od podpisania umowy na dostarczenie dokumentów potrzebnych do organizacji postępowania na roboty budowlane (STWOiRB, projektu wykonawczego, kosztorysu inwestorskiego, przedmiaru robót, zbiorczego zestawienia kosztów itp). W umowie wprowadzono też zapis, że terminy mogą ulec zmianie z uwagi na przyczyny niezależne od stron np. przekroczenie czasu wydawania niezbędnych uzgodnień przez organy administracji lub inne instytucje czy podmioty zewnętrzne. Po zakończeniu etapu I wykonawca wystąpił do operatora energetycznego o wydanie warunków przyłączenia, które są potrzebne do zakończenia etapu II. Na moment upływu terminu realizacji etapu nr 2 warunki nie zostały wydane i mimo monitów operator nadal ich nie wydaje. Opóźnienie z tej przyczyny w zakresie etapu nr 2 trwa już 6 miesięcy i nadal nie ma informacji, kiedy operator wyda warunki przyłączenia. Wykonawca wystąpił o aneksowanie umowy o zamówienie publiczne w zakresie przesunięcia terminu etapu nr 2, powołując się na zapis, że nie pozyskano niezbędnych uzgodnień od podmiotu zewnętrznego. Problem polega na tym, że nie wiadomo, o ile przesunąć termin. Czy można aneksować umowę w ten sposób, że zmianie ulegnie zapis umowny dotyczący terminu wykonania etapu nr 2 i otrzyma on brzmienie, że etap nr 2 zostanie przez wykonawcę ukończony w terminie 7 dni od dnia wydania ostatecznych warunków przyłączenia przez operatora (a zatem termin powiązany będzie ze zdarzeniem wydania warunków przez operatora)? Pierwotna treść tego postanowienia mówi, że etap zostanie zakończony w terminie 9 miesięcy od podpisania umowy. A może lepiej podpisać aneks przedłużający ten etap o aktualny stan opóźnienia plus np. 1 miesiąc i zastrzec, że termin może ulec ponownie przesunięciu, jeśli do jego upływu warunki nadal nie zostaną wydane?

Czy zamówienia związane z sytuacją wojny na terytorium Ukrainy (wyłączone spod reżimu ustawy Pzo) oraz  zamówienia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych należy sprawozdać w rocznym sprawozdaniu z udzielonych zamówień? Wyjaśnienie poniżej.

Pytanie: Prowadzimy postępowanie w trybie podstawowym i wybraliśmy już ofertę. Ustaliliśmy z wykonawcą termin zawarcia umowy. Wykonawca nadesłał nam wszystkie wymagane informacje potrzebne do podpisania kontraktu. Umowa miała być zawarta w formie elektronicznej. W dniu podpisania umowy wysłaliśmy wykonawcy przez platformę podpisaną z naszej strony umowę. Po około 30 minutach pracownik firmy bez wskazania imienia i nazwiska napisał do nas krótką jednozdaniową informację, na temat przesunięcia terminu podpisania umowy o 6 dni kalendarzowych. Termin związania ofertą mija następnego dnia po terminie wskazanym we wniosku. Wniosek zawiera jedynie lakoniczną informację o tym, że osoba podpisująca umowę znalazła się w szpitalu. Powyższa sytuacja wydaje się nam wątpliwa. Przeczuwamy, że wykonawca uchyla się od podpisania i nie chce stracić wadium w tym postępowaniu. Postanowiliśmy przesunąć termin podpisania umowy, ale o dwa dni, a nie jak wnioskował wykonawca. W sytuacji gdy wykonawca jednak nie podpisze tej umowy, chcemy mieć czas na przedłużenie terminu związania ofertą i rozpoczęcie procedury ponownej oceny spośród ofert pozostałych. Pytanie, czy możemy po wyborze oferty najkorzystniejszej i uchyleniu się wykonawcy od podpisania umowy wystąpić do pozostałych z prośbą o przedłużenie terminu związania ofertą i wniesienie na nowo wadium? Czy może powinniśmy spokojnie poczekać i zastosować art. 252 ust. 2 ustawy Pzp? Zależy nam na czasie, gdyż umowa dotyczy usług, które mają być świadczone od 1 stycznia 2023 r.

Czy w rocznym sprawozdaniu ujmujemy wydatki, które są zwrotem za szkolenie pracowników? Sprawdź w krótkim omówieniu.

Prawo zamówień publicznych pozwala zamawiającemu postawić wobec wykonawców warunki udziału w postępowaniu. Warunki te mogą odnosić się m.in. do ich sytuacji finansowej i ekonomicznej. Służą one w skrócie temu, by zamawiający zyskał pewność, że wykonawca jest w stanie finansowo podołać realizacji zamówienia, do czasu gdy otrzyma od zamawiającego stosowne wynagrodzenie. Jak każdy wymóg zamawiającego w postępowaniu tak i warunek odpowiednich zasobów finansowych i ekonomicznych musi być proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. Katalog środków – dokumentów, za pomocą których można zweryfikować postawiony warunek, wymienia rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych i ma on charakter otwarty i przykładowy.

Oferta w przetargu to niejednokrotnie kilkadziesiąt stron dokumentów i nie trudno w nich o przeoczenie czy braki. Prawo zamówień publicznych przewiduje tego rodzaju sytuacje i wprowadza instytucję wezwania do uzupełnienia dokumentów (art. 128 Pzp). Między innymi o tym, jakie dokumenty wolno uzupełnić, co oznacza zasada jednokrotności uzupełnienia, z jaką datą uzupełnić pełnomocnictwo oraz jak dokonać uzupełnienia w przypadku powołania się na zasoby podmiotu trzeciego, piszemy w poniższym artykule.