Katarzyna Bełdowska

Pytanie: Zmawiający na początku roku kalendarzowego oszacował wartość zamówienia na usługi hotelarskie na 6.000.000 zł. W związku z koniecznością zapewnienia ciągłości usług w styczniu – w trybie art. 30 ust. 4 ustawy Pzp zawarł umowę na kwotę 129.000 zł netto na okres 3 miesięcy. Jednocześnie został ogłoszony przetarg nieograniczony, umowa w jego wyniku może zostać zawarta w maju. Umowa podprogowa uległa wyczerpaniu a zamawiający musi zapewnić pracownikom usługi hotelarskie w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi. W chwili zawierania umowy podprogowej nie można było przewidzieć wysokiego wzrostu zapotrzebowań na usługi hotelarskie i przedterminowego zakończenia tej umowy. Czy w zaistniałej sytuacji możliwe jest (w świetle art. 30 ust. 4, biorąc pod uwagę art. 29 ust. 2) zawarcie kolejnej umowy bez stosowania ustawy Pzp, czy konieczne jest przeprowadzenie postępowania w trybie Pzp w postępowaniu krajowym? Szacuje się, że wartość zamówienia wyniesie około 129.000 zł netto.

Na czym polegają negocjacje bez ogłoszenia? Jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Jak wskazuje nazwa procedury, zamawiający nie ogłasza procedury, ale kieruje zaproszenie do postępowania do konkretnych podmiotów. Z racji tego, że konkurencja jest tutaj znacząco ograniczona, z trybu negocjacji bez ogłoszenia wolno skorzystać w ściśle określonych przypadkach. Istnieje przy tym obowiązek stosowania ogólnych przepisów ustawy Pzp do konkretnych czynności proceduralnych takich jak opis przedmiotu zamówienia, szacowanie wartości itp. Sprawdź, jak krok po kroku przejść przez tryb negocjacji bez ogłoszenia. Zachęcamy także do pobrania schematu procedury w trybie pdf – umieszczamy go na końcu opracowania.

Pytanie: W przetargu nieograniczonym w SWZ żądano próbki produktu na potwierdzenie wymagań zamawiającego, która powinna być złożona do wyznaczonego terminu i godziny składania ofert. Dopuszczono też uzupełnienie próbek. Jeden z wykonawców dostarczył próbkę, jednak już po terminie z SWZ. Formalnie należy wezwać wykonawcę do złożenia tej próbki w trybie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp. Moja wątpliwość dotyczy tego, czy można byłoby uznać przesłane przez wykonawcę oświadczenie z informacją o zgodzie na zbadanie złożonej po terminie próbki, która jest u zamawiającego, czy jednak wykonawca powinien złożyć drugą próbkę (ponieważ jest to przedmiotowy a nie podmiotowy środek dowodowy i nie można zastosować art. 127 ust. 2 ustawy Pzp)? A może jest inne rozwiązanie tej kwestii?

Pytanie: W jakim terminie zamawiający powinien udzielić wyjaśnień do treści SWZ w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym? Termin otwarcia ofert przypada na 24.03.2023 r. Czy zamawiający udziela wyjaśnień najpóźniej do 22.03.2023 r. czy 21.03.2023 r.?

Twój konkurent wygrał przetarg, a Ty nie zgadzasz się z decyzją zamawiającego? Być może warto zaskarżyć wybór oferty do Krajowej Izby Odwoławczej. Zanim jednak zaryzykujesz poniesienie stosownych opłat, sprawdź, czy masz szanse wygrać. Zbadaj, czy nadal masz czas na złożenie pism, jak sformułować odwołanie, aby było skuteczne i jaki wpis i kiedy uiścić na rachunek UZP. W artykule przeczytasz m.in. o tym, jakie czynności i zaniechania zamawiającego może zaskarżyć wykonawca, w jakiej formie trzeba złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej oraz jaką powinno mieć treść, aby Izba je rozpatrzyła. Dowiesz się również, jaki skutek będzie miał wniosek o zwrot wadium w trakcie toczącego się postępowania o udzielenie zamówienia oraz jak liczyć terminy na złożenie odwołania. Skorzystaj też z gotowych wzorów odwołań do KIO opublikowanych na naszej WWW.

Oferta przetargowa to nie tylko sam formularz ofertowy, ale również załączniki do niego. Zamawiający w dokumentacji przetargowej powinien precyzyjnie wskazać, jakie dokumenty musi przygotować wykonawca i złożyć razem z ofertą. W poprzedniej części opracowania omawialiśmy kwestię sporządzenia formularza ofertowego oraz wstępnego oświadczenia, w którym wykonawca deklaruje, że nie podlega wykluczeniu z przetargu i spełnia warunki udziału w postępowaniu. W poniższym artykule znajdziesz zaś omówienie niektórych załączników do oferty, takich jak pełnomocnictwo, zobowiązanie podmiotu trzeciego oraz środki przedmiotowe.

Pytanie: Wykonawca biorący udział w postępowaniu złożył wniosek o udostępnienie: oferty innego wykonawcy biorącego udział w tym samym postępowaniu wraz z całą korespondencją z zamawiającym w ramach postępowania (np. wezwania zamawiającego, informacje o poprawieniu omyłek, odpowiedzi wykonawcy i inne składane pisma) powstałą od dnia udostępnienia dokumentów oraz protokołu postępowania w stanie aktualnym na dzień udostępnienia. Zamawiający udostępnił mu ofertę oraz protokół postępowania w stanie aktualnym na dzień udostępnienia, bo tylko takie dokumenty posiadał w chwili udostępnienia. Następnie zamawiający wezwał wykonawcę, którego ofertę udostępnił, do złożenia podmiotowych środków dowodowych, zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp. Czy zamawiający powinien w takiej sytuacji na bieżąco przekazywać wykonawcy, który złożył wniosek, wszelkie dokumenty w tym korespondencję związaną z wykonawcą, którego oferta została udostępniona? W treści tego wniosku znajdował się zapis, w brzmieniu: „(...) całą korespondencją z zamawiającym w ramach postępowania (np. wezwania zamawiającego, informacje o poprawieniu omyłek, odpowiedzi wykonawcy i inne składane pisma) powstałą od dnia udostępnienia dokumentów (...)” . A może pozostałą tego typu dokumentację należy udostępnić wykonawcy dopiero po wyborze oferty? Czy wniosek wykonawcy jest również skuteczny, w sytuacji gdy podał on w nim błędną podstawę prawną udostępnienia dokumentów (przepisy nieobowiązującej już ustawy Pzp)?

Wykonawca, który chce ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego, musi wiedzieć, jak fachowo przygotować ofertę i wszelkie załączniki do niej zgodnie z Prawem zamówień publicznych. Nawet jeśli spełniasz wymogi zamawiającego, ale nie wykażesz ich w ofercie, tak jak tego wymagał organizator przetargu, zostaniesz wykluczony z postępowania. W tej części opracowania „Jak napisać ofertę na przetarg?” omawiamy sam formularz ofertowy oraz wstępne oświadczenie, że spełniasz wymogi zamawiającego i nie podlegasz wykluczeniu. Tego rodzaju dokument trzeba załączyć do prawie każdej oferty. W kolejnej części omówimy, jak sporządzić załączniki ofertowe takie jak pełnomocnictwo, przedmiotowe środki dowodowe i zobowiązanie podmiotu trzeciego.

Pytanie: Gmina zamierza zwrócić zabezpieczenie należytego wykonania umowy w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym. Zabezpieczenie wynosi 10.000,25 zł. Po odbiorze powinien nastąpić zwrot 70% zabezpieczenia (tj. 7.000,18 zł) a 30% (tj. 3.000,08 zł) po okresie rękojmi. Po zsumowaniu tych wartości otrzymujemy kwotę o grosz większą niż wniesione zabezpieczenie. Czy powinniśmy zwrócić kwotę 7.000,18 zł, ale wtedy pozostanie nam zabezpieczenie w wysokości 3.000,07 zł, co stanowi o 1 grosz mniej niż 30% zabezpieczenia. W SWZ informowaliśmy, że 30% zabezpieczenia pozostanie na okres rękojmi a 70% zwrócimy po odbiorze robót. Co zrobić z tym 1 groszem?

Pytanie: OSP otrzymała dofinansowanie do remontu remizy. Chce udzielić gminie pełnomocnictwa na przeprowadzenie postępowania (od jego wszczęcia do wyboru oferty najkorzystniejszej). Jakie zapisy należy uwzględnić w SWZ? Jak opisać zamawiającego? Czy gmina może umieszczać ogłoszenia na swoim profilu w e-Zamowieniach?