komunikacja

Komunikacja po otwarciu ofert – czy zamawiający może przejść z Platformy e-Zamówienia na e-mail?

Komunikacja po otwarciu ofert – czy zamawiający może przejść z Platformy e-Zamówienia na e-mail?

Po otwarciu ofert zamawiający staje przed praktycznym dylematem: czy dalsza korespondencja z wykonawcami – w szczególności wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych, wyjaśnienia treści oferty, omyłek czy rażąco niskiej ceny – może być prowadzona za pośrednictwem poczty elektronicznej, czy też całość postępowania musi być kontynuowana wyłącznie na platformie e-Zamówienia. Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie treść ogłoszenia oraz SWZ, które zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych określają dopuszczalne środki komunikacji elektronicznej i wyznaczają ramy, w jakich zamawiający powinien konsekwentnie prowadzić postępowanie.

087389939b929d88c17ae2a49e0fa4ccf3e4cc27-medium

Komunikacja elektroniczna w postępowaniu Pzp

Jakie są środki komunikacji elektronicznej? Jak złożyć ofertę w formie elektronicznej? Czy zamawiający musi podpisywać przygotowywane dokumenty podpisem elektronicznym? Jak odszyfrować ofertę? Między innymi na te pytania odpowiadamy w artykule. Sprawdź, jak przebiega komunikacja elektroniczna między zamawiającym i wykonawcami zgodnie z Pzp.

W tym artykule
  • Poczta elektroniczna jest środkiem komunikacji elektronicznej, a zamawiający powinien wyraźnie to zakomunikować wykonawcy w dokumentach zamówienia.
  • Wnioski o wyjaśnienie treści SWZ albo wymiana innej korespondencji pomiędzy stronami mogą odbywać się przy użyciu adresów e-mail i nie zawsze musi być to platforma komunikacyjna, z której korzysta zamawiający. Poczta elektroniczna nie będzie natomiast właściwa, np. dla złożenia oferty.
  • Elektroniczna komunikacja obowiązuje w stosunku do składania ofert, składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiany informacji (m.in. zapytań o postępowanie, odpowiedzi zamawiającego na te pytania, wszelkich komunikatów i informacji), przekazywania dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą
  • z uwzględnieniem wyjątków, jakie zawiera ustawa.
  • Nie każdy dokument elektroniczny, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stanowiący odwzorowanie dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w postaci papierowej (np. skan w PDF), będzie uznany za elektroniczną kopię. W każdym przypadku należy brać pod uwagę kontekst wystawienia i złożenia danego oświadczenia lub dokumentu.
  • Dokumenty inne niż oferta, wniosek i praca konkursowa, takie jak np. wnioski wykonawców o wyjaśnienia treści SWZ czy wezwania kierowane przez zamawiającego do wykonawców, nie muszą być opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  • Aby zwrócić wadium – gwarancję lub poręczenie, zgodnie z art. 98 ust. 5 ustawy Pzp, zamawiający składa gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenie o zwolnieniu wadium.
  • Wobec tego, że na Platformie e-Zamówienia można już prowadzić postępowania, Urząd Zamówień Publicznych ogłosił niedawno, że procedury na tymczasowym miniPortalu będzie można wszczynać jedynie do 1 września 2022 r. Postępowania wszczęte tam przed 1 września 2022 r. będzie można dokończyć.

Teraz o nowych treściach na Portalu ZP możesz dowiadywać się jako pierwszy! Jak? Pobierz darmową aplikację „Twój asystent” i bądź zawsze na bieżąco! Więcej przeczytasz TUTAJ >>  https://twojasystent.pl/

Komunikacja w trybie z wolnej ręki – jak i w jakiej formie składać dokumenty?

Komunikacja w trybie z wolnej ręki – jak i w jakiej formie składać dokumenty?

Sprawdź, jak prawidłowo przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, kiedy w poprzedniej procedurze podstawowej bez negocjacji nie wpłynęły żadne oferty. W krótkim opracowaniu znajdziesz odpowiedzi na pytania:

W tym artykule
  • Zaproszenie do negocjacji w trybie z wolnej ręki można skierować do wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wystarczy gdy wykonawca otrzyma skan tego dokumentu opatrzony  własnoręcznym podpisem.
  • Zamawiający nie ma obowiązku publikować na stronie WWW ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy w trybie z wolnej ręki oraz treści zaproszenia do negocjacji.
  • Postępowanie prowadzone w procedurze z wolnej ręki nie musi być zarejestrowane na miniPortalu.
  • Formę prowadzenia negocjacji wskazuje zamawiający. Dopuszczalna jest tu wyjątkowo nawet forma ustna, z tym zastrzeżeniem, że należy ją  udokumentować.

Polecamy Twojej uwadze także bezpłatne szkolenie internetowe na temat komunikacji elektronicznej w zamówieniach publicznych:

>> Elektronizacja zamówień publicznych – aktualne praktyczne problemy zamawiających i wykonawców

Czy zamawiający może ograniczyć komunikację z wykonawcami

Czy zamawiający może ograniczyć komunikację z wykonawcami tylko do platformy zakupowej, eliminując inne formy np. pocztę elektroniczną?

Zamawiający jest upoważniony wskazać jedną, właściwą ścieżkę komunikacji elektronicznej w postępowaniu. Jeżeli tak się stanie, nie będzie wówczas zobligowany sprawdzać, czy wbrew jego zaleceniom, wykonawca nie skorzystał z innej (np. z poczty e-mail).

Komunikacja ustna w postępowaniu – kiedy i przy jakich czynnościach jest dopuszczalna?

Pytanie:

Czy zapis art. 61 ust. 2 ustawy Pzp odnosi się do wszystkich trybów, a jeśli tak to w jaki sposób należy udokumentować treść komunikacji ustnej w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia?

Komercyjna platforma do komunikacji i jej funkcjonalności – sprawdź, jak formułować zapisy siwz

Pytanie:

Pierwszy raz konfiguruję postępowanie powyżej progów unijnych za pośrednictwem komercyjnej platformy zakupowej. Skuszona ciekawymi funkcjonalnościami, skorzystałam z opcji formularza systemowego, która pozwala szybko skonfigurować postępowanie poprzez stworzenie m.in. ogłoszenia o zamówieniu, JEDZ i wygenerowanie protokołu postępowania. Niestety pojawia się problem, bo w takim przypadku wykonawca musi wypełnić formularz ofertowy w systemie i podpisać go podpisem kwalifikowanym. Ja jednak chciałabym mieć „klasyczny” formularz w formie skanu opatrzonego kwalifikowanym podpisem, ponieważ nie mogę skonfigurować formularza elektronicznego tak, aby zawierał wszystkie wymagane informacje. Oczywiście możliwe jest dodanie podpisanego załącznika, ale w takiej sytuacji uzyskam dwa formularze ofertowe – jeden systemowy, a drugi w pdf. Czy nie będą to 2 oferty złożone w postępowaniu? Co w sytuacji, gdy cena z pdf będzie różnić się od tej podanej w systemie? Przychodzą mi do głowy dwa rozwiązania:

1)     zawrzeć zapis w siwz, która cena będzie wiążąca w przypadku rozbieżności (np. ta z formularza pdf); lub

2)     cenę pozostawić wyłącznie w formularzu systemowym, a „klasyczny” formularz nazwać jako „ciąg dalszy formularza oferty” (już bez konieczności wpisywania cen) i umieścić w nim wszystkie potrzebne zapisy.

Jak najlepiej poradzić sobie w tej sytuacji?

Wybór „techniki” przygotowania zapisów w siwz, w tym odnośnie do wzoru formularza ofertowego, należy do zamawiającego i może wiązać się m.in. z wynikającymi z charakteru przedmiotu zamówienia wymaganiami dotyczącymi opisu sposobu obliczenia ceny.

Oferty elektroniczne w postępowaniach poniżej progów unijnych – zasady składania

Wykonawca nie może ponosić konsekwencji błędów w działaniu platformy do komunikacji

Jeśli na skutek awarii platformy do komunikacji wykonawca nie otrzymał powiadomienia o przesłaniu do niego wezwania do uzupełnienie dokumentu, to nie wolno obciążać go konsekwencjami tej usterki (wyrok KIO z 12 marca 2020 r.; sygn. akt KIO 415/20).

O problemach w komunikacji w przetargach w dobie pandemii

Pytanie:

Zamawiający ogłosił postępowanie w formie elektronicznej, w którym porozumiewanie się i składanie ofert odbywa się za pomocą dedykowanych portali (miniPortal, ePUAP, itp). Na złożenie oferty z reguły wyznaczany jest dość długi wielodniowy termin, ale składanie oświadczeń, odbiór wezwań od zamawiającego i odpowiedzi zawierają się w krótkich ramach czasowych. Sprawa jest prosta, w sytuacji gdy zamawiający zawarł w siwz zapis: „Zamawiający dopuszcza komunikację z wykonawcami również za pomocą poczty elektronicznej, w sytuacjach nie przewidzianych na portalu ePUAP i miniPortal. Komunikacja odbywa się pod adresem: [email protected]”.

Co jednak może zrobić wykonawca, jeśli zamawiający nie zawarł takich zapisów w siwz a komunikacja za pomocą dedykowanych portali jest nieskuteczna? Nie docierają wezwania zamawiającego, często też wykonawca nie jest w stanie złożyć stosownych dokumentów.

W dobie koronawirusa UZP namawia do elektronicznej komunikacji w każdym postępowaniu

W dobie koronawirusa UZP namawia do elektronicznej komunikacji w każdym postępowaniu

Na stronie WWW UZP czytamy: „W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego Urząd Zamówień Publicznych zachęca zamawiających do komunikowania się z wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej również w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów unijnych”. Sprawdź, o czym należy pamiętać, dopuszczając elektroniczną postać porozumiewania się podczas procedury zamówieniowej.

5eabe43beec8c043ebd72f3e46dbe839de2c9676-medium

Od dziś tylko elektroniczna komunikacja w postępowaniach unijnych

Począwszy od 18 października br. w postępowaniach równych progom unijnym lub od nich wyższych zamawiający i wykonawcy mogą komunikować się tylko drogą elektroniczną. Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz wszelkie dokumenty składane przez uczestników postępowań powinny być opatrzone bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

43d6eb21bb4265f13bc4766d8861fc1edec7b0e2-medium

Jasna i czytelna komunikacja z wykonawcą – zamawiający musi o niej pamiętać

W zawiadomieniu o wykluczeniu wykonawcy z postępowania zamawiający powinien precyzyjnie opisać swoją motywację, odnosząc się do treści przedłożonych dokumentów. Przeciwne jego działanie narusza art. 24 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 28 lutego 2018 r., sygn. akt KIO 291/18).

0f5e82e8cca1f8ba2db848e8bb0a5d6cc763f9e7-medium

Zasady komunikacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia

Sposób  porozumiewania się z wykonawcami w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia określa podmiot zamawiający. To do niego należy decyzja w zakresie wyboru środków, za pomocą których będzie przekazywał wykonawcom informacje i je od nich odbierał. Zanim postępowania zostaną całkowicie zelektronizowane, warto jeszcze raz przyjrzeć się różnym metodom porozumiewania się w procedurze i wybrać najwłaściwszą z nich. Sprawdź, jakie regulacje stosować przed i po 18 października 2018 r. Zobacz, czy awaria faksu może być argumentem, iż nie otrzymałeś pisma od strony postępowania. Upewnij się też, jak postępować, gdy wiadomości, które przesyła zamawiający/wykonawca, trafiły do Spamu.

Jasna i czytelna komunikacja z wykonawcą – zamawiający musi o niej pamiętać (KIO 291/18)

229bf5ab9cce330b763974108ed5aaaf6a2eed31-medium

Nowe przepisy o środkach komunikacji elektronicznej w przetargach

W dniu 12 lipca br. weszło w życie rozporządzenie o środkach komunikacji elektronicznej. Jednostki inne niż centralni zamawiający, przepisy rozporządzenia dotyczące składania oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ustawy Pzp, w tym jednolitego dokumentu zamówienia, zastosują dopiero od 18 kwietnia 2018 r., zaś pozostałe regulacje od 18 października 2018 r.

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.