PRZETARG OGRANICZONY

W krótkim opracowaniu przedstawiamy, jak toczy się ta procedura krok po kroku, tabelę obowiązujących w niej terminów oraz wady i zalety tego trybu. 

Pierwszy etap przetargu ograniczonego obejmuje czynności od ogłoszenia o zamówieniu po ocenę wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 

Datą wszczęcia postępowania w trybie przetargu ograniczonego jest dzień przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (UPUE). Ujawnienie postępowania następuje z chwilą publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE).

Jednocześnie od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia zamawiający zapewnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do SWZ. SWZ w przetargu ograniczonym nie zawiera informacji dotyczących ofert (terminu związania ofertą, opisu sposobu ich składania, terminu ich składania i otwarcia).

Zawiera natomiast dodatkowo:

• informację o etapach postępowania, na których wykonawcy będą zobowiązani do składania wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, jeżeli zamawiający przewiduje taką możliwość;
• informację, czy zamawiający przewiduje możliwość ograniczenia liczby wykonawców;
• opis sposobu przygotowywania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
• sposób oraz termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Wykonawcy mają prawo zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ (na podstawie art. 143 Pzp). Jeżeli wyjaśnienia te są niezbędne do należytego przygotowania i złożenia wniosku, zamawiający musi udzielić ich niezwłocznie, pod warunkiem, że wniosek został złożony w terminie. Ramka ważne

W odpowiedzi na ogłoszenie, każdy wykonawca może złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Zamawiający ma obowiązek ocenić wszystkie złożone wnioski o dopuszczenie do udziału, dokonując kwalifikacji podmiotowej wykonawców zgodnie z przepisami Działu II ustawy Pzp.

Zamawiający, dokonując kwalifikacji podmiotowej, musi sprawdzić, czy wniosek:

1)       został złożony po terminie;

2)       został złożony przez wykonawcę, który:

a)       nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia,

b)       spełnia warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

c)       złożył w przewidzianym terminie oświadczenie wstępne JEDZ oraz wymagane podmiotowe środki dowodowe, a także inne dokumenty i oświadczenia;

3)       jest zgodny z przepisami ustawy;

4)       jest ważny na podstawie odrębnych przepisów;

4a) nie został złożony przez wykonawcę pochodzącego z państwa trzeciego niebędącego stroną umowy międzynarodowej lub wspólnie z wykonawcą pochodzącym z państwa trzeciego niebędącego stroną umowy międzynarodowej (chyba, że zamawiający dopuścił taką możliwość);

5)       został sporządzony lub przekazany w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego.

W drugim etapie przetargu zamawiający kieruje do ocenionych wcześniej wykonawców zaproszenia do składania ofert i po ich badaniu i ocenie wybiera wykonawcę, z którym podpisze umowę. 

Tylko wykonawcy, do których zamawiający skierował zaproszenie do składania ofert, są uprawnieni do złożenia oferty. Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem złożoności i specyfiki przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do ich przygotowania.

Zaproszenie do składania ofert zawiera co najmniej:

1)       nazwę oraz adres zamawiającego, numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej prowadzonego postępowania;

2)       numer opublikowanego ogłoszenia o zamówieniu;

3)       adres strony internetowej, na której dostępna jest SWZ oraz jej ewentualne zmiany i wyjaśnienia, a także inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia;

4)       informację o podmiotowych środkach dowodowych, które należy załączyć do oferty, jeżeli zamawiający przewiduje wymóg składania wybranych lub wszystkich podmiotowych środków dowodowych na etapie składania ofert;

5)       sposób i termin składania ofert oraz język lub języki, w jakich muszą one być sporządzone, a także termin otwarcia ofert;

6)       termin związania ofertą.

W przetargu ograniczonym nie ma możliwości prowadzenia negocjacji ofert. Po złożeniu ofert zamawiający dokonuje ich badania i oceny. Ma on obowiązek wybrać najkorzystniejszą ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu, albo ofertę z najniższą ceną lub kosztem, zgodnie z kryteriami oceny ofert.

Po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiającego obowiązuje okres zawieszenia (standstill) przed zawarciem umowy, wynoszący minimalnie:

• 10 dni (przy elektronicznym przesłaniu zawiadomienia o wyborze) lub
• 15 dni (w przypadku inaczej przesłanego zawiadomienia).

Postępowanie kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranym wykonawcą, chyba że zajdą ustawowe przesłanki do unieważnienia postępowania.

Głównym atutem przetargu ograniczonego jest to, że pozwala on zamawiającemu na wstępną selekcję (ograniczenie kręgu) wykonawców, którzy będą składać oferty.

1. Gwarancja jakości i wiarygodności wykonawców: Tryb ten, będący procedurą dwuetapową, pozwala zamawiającemu zawęzić krąg wykonawców do tych, którzy gwarantują odpowiednią jakość i wiarygodność. Stosowanie tego trybu jest szczególnie zasadne, gdy przedmiot zamówienia wymaga specjalistycznego doświadczenia lub gdy istnieje ryzyko, że nie każdy wykonawca będzie w stanie należycie zrealizować zamówienie. Zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców zapraszanych do składania ofert, wskazując w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w dokumentach zamówienia kryteria selekcji, które zastosuje.

2. Ograniczenie kosztów i nakładu pracy (dla zamawiającego i wykonawców): Dzięki temu, że oferty składają tylko zaproszeni wykonawcy (ci, którzy zostali wyłonieni w pierwszym etapie na podstawie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu), zamawiający musi zbadać i ocenić mniejszą liczbę pełnych i szczegółowych ofert. Dla wykonawców, którzy zostali odrzuceni na etapie składania wniosków, nakład pracy jest mniejszy, ponieważ nie musieli oni przygotowywać szczegółowej i kosztownej oferty, a jedynie wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty podmiotowe.

Główną wadą przetargu ograniczonego jest złożoność proceduralna i potencjalne ryzyko ograniczenia konkurencji.

1. Dwuetapowa, dłuższa procedura: Przetarg ograniczony jest procedurą dwuetapową. Obejmuje ona dwa główne etapy: składanie wniosków o dopuszczenie do udziału, a następnie, dla wybranych wykonawców, składanie ofert. Taka dwustopniowość wydłuża czas trwania całego postępowania w porównaniu do przetargu nieograniczonego, gdzie wykonawcy od razu składają oferty.
2. Potencjalne ograniczenie konkurencji: Mimo że w pierwszym etapie wszyscy zainteresowani wykonawcy mogą złożyć wnioski, to ostatecznie oferty składają wyłącznie zaproszeni wykonawcy. Jeżeli zamawiający zdecyduje się na ograniczenie liczby wykonawców zapraszanych do składania ofert, może to prowadzić do sytuacji, w której o udzielenie zamówienia rywalizuje mniejsza grupa podmiotów. Może to potencjalnie wpłynąć na ostateczną cenę i innowacyjność ofert, chociaż tryb ma służyć zapewnieniu uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

3. Brak możliwości negocjacji ofert: Tryb przetargu ograniczonego nie przewiduje możliwości prowadzenia negocjacji ofert. Oznacza to, że zamawiający nie ma możliwości ulepszania złożonych ofert poprzez negocjacje z wykonawcami (jak  np. w trybie negocjacji z ogłoszeniem czy dialogu konkurencyjnego).

4. Zastosowanie tylko do zamówień unijnych: Przetarg ograniczony jest trybem, który ma zastosowanie wyłącznie w przypadku zamówień unijnych (tj. zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne). Nie jest on stosowany w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne (w tzw. procedurze krajowej, gdzie stosujemy tryb podstawowy).

Terminy minimalne w trybie przetargu ograniczonego są ściśle określone w przepisach i różnią się w zależności od etapu postępowania. Poniższa tabela przedstawia kluczowe terminy proceduralne obowiązujące w procedurze przetargu ograniczonego.

Poniżej znajduje się sekcja najczęściej zadawanych pytań (FAQ), która podsumowuje kluczowe aspekty trybu przetargu ograniczonego.

Przetarg ograniczony to tryb udzielania zamówienia publicznego, który charakteryzuje się dwuetapową procedurą. W pierwszym etapie wszyscy zainteresowani wykonawcy mogą składać wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Do drugiego etapu tj. składania ofert przystępują wyłącznie ci wykonawcy, którzy zostali zaproszeni przez zamawiającego.

Tryb ten stosuje się jedynie w przypadku zamówień unijnych, czyli zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, tj.:

• 143.000/221.000 euro – dla dostaw i usług,
• 5.538.000 euro – dla robót budowlanych. 

Stosowanie tego trybu jest możliwe bez konieczności spełnienia jakichkolwiek dodatkowych przesłanek. Procedura jest szczególnie uzasadniona, gdy przedmiot zamówienia wymaga specjalistycznego doświadczenia lub istnieje ryzyko, że nie każdy wykonawca będzie w stanie należycie je zrealizować.

Nie. Przetarg ograniczony to procedura dwuetapowa, która nie przewiduje możliwości negocjacji ofert (w przeciwieństwie do innych trybów, takich jak negocjacje z ogłoszeniem czy dialog konkurencyjny).

Po złożeniu wniosków o dopuszczenie do udziału, zamawiający ocenia wszystkie złożone wnioski, dokonując kwalifikacji podmiotowej wykonawców – czyli spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia. Zamawiający może, ale nie musi, ograniczyć liczbę wykonawców zapraszanych do składania ofert, stosując wskazane w ogłoszeniu kryteria selekcji.

Zamawiający nie może ograniczyć liczby wykonawców do mniej niż 5. Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki podmiotowe oraz kryteria selekcji, jest mniejsza niż ustalona minimalna liczba, zamawiający może kontynuować postępowanie, zapraszając tych wykonawców.

W przetargu ograniczonym SWZ nie zawiera informacji dotyczących przygotowania samej oferty i związanych z tym formalności. Te szczegółowe warunki odnośnie do przygotowania oferty (np. terminy, sposób obliczenia ceny) zostaną przekazane wyłącznie w zaproszeniu do składania ofert.

Standardowy termin składania wniosków to nie krócej niż 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (UPUE). Jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia, termin ten może zostać skrócony do nie mniej niż 15 dni.

Minimalny termin składania ofert to standardowo 30 dni, liczony od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

Możliwe są skrócenia terminów:

• do 10 dni w przypadku pilnej potrzeby udzielenia zamówienia oraz w przypadku wcześniejszego opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego;
• o 5 dni (tj. minimum 25 dni), jeżeli składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Główną różnicą między procedurami jest jedno i dwuetapowość. W przetargu nieograniczonym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu wykonawcy składają od razu oferty, które zamawiający bada i ocenia i na tej podstawie wybiera wykonawcę, z którym podpisze umowę.

Obydwie procedury są w pełni otwarte i konkurencyjne, mogą być stosowane bez konieczności spełniania jakichkolwiek dodatkowych przesłanek. Obydwa tryby stosujemy jedynie do zamówień tzw. unijnych.

Zobacz także: PRZETARG NIEOGRANICZONY, TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, NEGOCJACJE BEZ OGŁOSZENIA, NEGOCJACJE Z OGŁOSZENIEM