UZP podpowiada, jak ułatwić i usprawnić realizację umowy w sprawie zamówienia
Urząd Zamówień Publicznych opublikował krótkie opracowanie, w którym przypomina o kilku ustawowych narzędziach wspomagających realizację zamówień publicznych. Wśród nich znajdują się takie instytucje prawne jak: analiza potrzeb i wymagań, klauzule waloryzacyjne, raport z realizacji zamówienia, wstępne konsultacje rynkowe czy odpowiednio dobrany tryb postępowania. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak zastosować niektóre z nich i o czym szczególnie pamiętać, aby uchronić się przed trudnościami w realizacji kontraktów zamówieniowych.
W opracowaniu znajdziesz kilka informacji na temat:
- analizy potrzeb i wymagań,
- wstępnych konsultacji rynkowych,
- klauzul waloryzacyjnych,
- metod zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego,
- pozasądowego rozwiązywania sporów.
Analiza potrzeb i wymagań
W przypadku zamówień tzw. unijnych tj. tych o wyższych wartościach zamawiający publiczni muszą przed rozpoczęciem postępowania dokonać analizy potrzeb i wymagań. Mają przy tym obowiązek wziąć pod uwagę rodzaj i wartość zamówienia (art. 83 ust. 1 ustawy Pzp). W innych przypadkach opracowanie analizy jest fakultatywne.
Zamawiający przygotowując analizę, bada rynek i ustala, jakie ma możliwości realizacji potrzebnego mu zamówienia. Określa także, jakie ryzyko wiąże się z prowadzeniem procedury zamówieniowej a potem z wykonaniem umowy.
Wstępne konsultacje rynkowe
Zamawiający, który potrzebuje więcej danych i informacji na temat zamówienia bądź rynku, na którym będzie nabywał zamówienie, może przed wszczęciem postępowania przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe (art. 84 ust. 1 ustawy Pzp).
Podczas konsultacji zamawiający informuje wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia. Jak wskazuje UZP „Taka forma dialogu z rynkiem może stanowić doskonałe narzędzie umożliwiające pozyskanie przez zamawiającego wiedzy rynkowej, a także przygotowanie rozwiązań dla ewentualnych ryzyk, dotyczących etapu realizacji zamówienia (np. adekwatne klauzul przeglądowe i waloryzacyjne, odpowiednie terminy dostawy, itp.)”.
Więcej informacji na temat wstępnych konsultacji rynkowych znajdziesz w opracowaniach:
>> Czy wstępne konsultacje rynkowe wolno przeprowadzić przed trybem podstawowym?
Procedury z negocjacjami
Mimo, że raczej niechętnie stosowane przez zamawiających, to jednak polecane przez UZP. Podczas negocjacji zamawiający mają szansę na pozyskanie korzystnych dla siebie rozwiązań. Dialog z wykonawcą pozwala także lepiej zrozumieć realia wykonania danego zamówienia.
Jak podaje UZP: „W związku z przygotowywaniem na etapie wszczęcia postępowania jedynie opisu potrzeb i wymagań – elastyczne reagowanie na zmieniające się okoliczności rynkowe na etapie postępowania o udzielenie zamówienia. Taka forma dialogu z rynkiem pozwala z jednej strony na optymalne przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia, z drugiej zaś - otrzymanie ofert uwzględniających potrzeby zamawiających”.
Wzór opisu potrzeb i wymagań zamawiającego znajdziesz tutaj: >> Wzór OPiW (TP wariant III)
Pełna dokumentacja do trybu podstawowego z obowiązkiem negocjacji jest opublikowana w dziale: >> Tryb podstawowy z obowiązkiem negocjacji (TP wariant III)
Pamiętaj o możliwości zmiany umowy
UZP przypomina, że warto przewidzieć w umowie możliwość jej zmiany.
Stosownie do art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp wolno zmienić umowę bez przeprowadzenia
nowego postępowania o udzielenie zamówienia, niezależnie od wartości tej zmiany, o ile
przewidziano ją w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, w postaci jasnych,
precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych.
Postanowienie te muszą:
1) określać rodzaj i zakres zmian,
2) określać warunki wprowadzenia zmian,
3) nie przewidywać takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy.
W przypadku nieprzewidzianych okoliczności zamawiający i wykonawca mogą zmienić umowę na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Zgodnie z jego brzmieniem wolno zmienićumowę bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli:
- konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
- zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy, a
- wzrost cen spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy.
Klauzule waloryzacyjne
Klauzule waloryzacyjne chronią strony umowy na wypadek np. zmiany cen na rynku danych dostaw czy usług a także inflacji. Na skutek ich zastosowania wynagrodzenie wykonawcy może zarówno wzrosnąć jak i się obniżyć.
Ich zastosowanie jest obowiązkowe w umowach na roboty budowlane lub usługi, które zawarto na okres dłuższy niż 12 miesięcy.
Strony umowy powinny współdziałać a w razie sporu próbować rozwiązać go polubownie
Na końcu opracowania UZP przypomina o konieczności współdziałania stron umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 431 ustawy Pzp). W razie natomiast nieporozumień i sporów ustawa Pzp daje możliwość pozasądowego ich rozwiązania (art. 591–595 ustawy Pzp). Taki sposób przyspiesza rozstrzygnięcie konfliktu, wpływa na lepsze wzajemne relacje stron i jest po prostu tańszy niż procedury, które toczą się w sądach.
Opracowanie:
