Centralny Rejestr Umów a faktury i zamówienia bieżące – co naprawdę podlega wpisowi?
Czy każdą fakturę lub dokument WZ trzeba będzie ujmować w Centralnym Rejestrze Umów? W praktyce zamawiający mogą mieć wątpliwości przy zakupach realizowanych na bieżąco, np. na podstawie zamówień telefonicznych. Wpisowi do CRU podlega umowa, na podstawie której składane są zamówienia jednostkowe i którą zgodnie z obowiązującymi przepisami miał obowiązek zawrzeć zamawiający. Ani dokument wydania, jakim jest WZ ani faktura nie są umowami na gruncie obowiązujących przepisów. Tym samym, co do zasady, nie podlegają one wpisowi do Centralnego Rejestru Umów.
Poniżej wyjaśniamy szczegółowo, czy wystawienie dokumentów księgowych bądź zamówienia telefoniczne powinny być ujawniane w CRU.
Polecamy także:
Case study: co z FV i bieżącymi zamówieniami zamawiającego – czy należy je wpisywać do CRU?
Gmina ma otwartą WZ w firmie dostarczającej artykuły biurowe lub BHP i wystawianą FV na koniec miesiąca. Jak należy wprowadzać zakup do Centralnego Rejestru Umów? Po każdym jednostkowym zakupie czy na koniec miesiąca, gdy zamawiający otrzyma FV? Zamówienia składane są telefonicznie lub osobiście.
Wskazówki wynikające z orzecznictwa
Jak stwierdzono w wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 9 stycznia 2013 r. (sygn. akt V ACa 648/12): „(…) nie ma podstaw do wnioskowania, by fakt odebrania faktury VAT, wystawionej przez powoda, miał świadczyć o wykonaniu przez powoda świadczenia niepieniężnego w zakresie uzasadniającym naliczenie przez powoda należnego wynagrodzenia w wysokości wskazanej w tej fakturze.
Podkreślić bowiem należy, że sama faktura, będąca rachunkiem, ma umożliwić dłużnikowi spełnienie świadczenia pieniężnego, nie jest jednak dowodem zawarcia umowy czy też jej wykonania przez wystawcę faktury.
(…) Sam zaś fakt odbioru faktury i jej ujawnienia w księgach pozwanej nie przesądza jeszcze o zawarciu przez strony umowy o określonej treści i jej wykonaniu przez powoda w zakresie świadczenia niepieniężnego”.
Forma zawarcia umów a CRU JSFP − opinia Ministerstwa Finansów
Wyżej opisane stanowisko potwierdziło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie: „Udzielenie zamówienia w formie niedokumentowej (np. na podstawie rozmowy telefonicznej, przez infolinię) − czy jeśli jego wartość przekracza 10 000 PLN netto − to należy je zgłosić w rejestrze?” opublikowanej na stronie Ministerstwa Finansów (https://www.gov.pl/web/finanse/najczesciej-zadawane-pytania2).
Wskazano tam, że:
„W kontekście form zawierania umów należy podkreślić, że:
1) obowiązek udostępniania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów JSFP, co do zasady, nie dotyczy zawierania umów w formie ustnej. Zgodnie jednak z art. 34a ust. 9 proponowanej zmiany przepisów, kierownicy jsfp mają możliwość udostępniania informacji o takich umowach, jeżeli podejmą taką decyzję;
2) faktury, rachunki czy paragony nie są umowami w rozumieniu przepisów prawa, a tym bardziej nie spełniają definicji form przewidzianych dla zawierania tych umów.
Zgodnie m.in. z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 9 stycznia 2013 r., wydanym w sprawie o sygn. akt V ACa 648/12:
„(…) sama faktura, będąca rachunkiem, ma umożliwić dłużnikowi spełnienie świadczenia pieniężnego, nie jest jednak dowodem zawarcia umowy czy też jej wykonania przez wystawcę faktury.
(…) Sam fakt odbioru faktury i jej ujawnienia w księgach pozwanej nie przesądza jeszcze o zawarciu przez strony umowy o określonej treści i jej wykonaniu przez powoda w zakresie świadczenia niepieniężnego (…)”.
Jaka jest podstawa dokonywanych zakupów?
Kwestią kluczową jest podstawa, na jakiej zamawiająca gmina składa jednostkowe zamówienia i otrzymuje zbiorcze faktury.
Zasadą jest, że zamówienia takie wynikają z umowy o udzielenie zamówienia publicznego zawartej w procedurze udzielenia zamówienia odpowiedniej do należycie ustalonej wartości szacunkowej.
W takim przypadku wpisowi do CRU podlega umowa, na podstawie której składane są zamówienia jednostkowe.
Zamówienia bez umowy naruszają dyscyplinę finansów publicznych
Jeżeli w analizowanym przypadku, zakupy dokonywane są na bieżąco bez wcześniejszego udzielenia zamówienia publicznego (zawarcia umowy), działanie takie narusza zarówno przepisy ustawy o finansach publicznych jak i ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
Przepisy Pzp określają natomiast m.in. zasady ustalania wartości zamówień o podobnym lub takim samym charakterze, czyli np. powtarzających się zakupów materiałów biurowych lub BHP, oraz tryby i procedury, w jakich taka umowa musi zostać zawarta. Dokonywanie takich zakupów bez ich sformalizowania w formie umowy stanowi naruszenie prawa.
Sprawdź także:
Powiązane treści
