Centralny Rejestr Umów JSFP – kto będzie odpowiadać za jego prowadzenie?
Od lipca 2026 roku zacznie funkcjonować Centralny Rejestr Umów JSFP, który obejmie publikację szerokiego zakresu danych z umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych. Czy obowiązek jego prowadzenia automatycznie spada na pracowników działów zamówień publicznych? Przepisy nie wskazują konkretnej osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie danych do rejestru, pozostawiając kierownikowi jednostki swobodę w organizacji tego procesu. Sprawdź, kto faktycznie mógłby odpowiadać za CRU i jak można racjonalnie rozdzielić te obowiązki w praktyce.
Żaden z nowych oraz dotychczasowych przepisów nie przewiduje, kto w danej instytucji powinien być odpowiedzialny za przekazywanie danych o zawartych umowach do Centralnego Rejestru Umów JSFP.
W wielu instytucjach obowiązkiem tym planuje się obciążyć działy zamówień publicznych, ale nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby byli to pracownicy innych działów (np. działu prawnego, księgowości. administracji) bądź dedykowana do tego nowo zatrudniona osoba.
Sprawdź też:
- Centralny rejestr umów od 1 lipca 2026 r. – kluczowe zmiany dla zamawiających i nowe obowiązki w ramach Pzp
- Testowa wersja Centralnego Rejestru Umów JSFP już dostępna – ruszył system zgłoszeń
- Centralny Rejestr Umów a SPZOZ – od kiedy i na jakich zasadach obowiązek publikacji umów?
- Czy spółka komunalna musi publikować umowy w Centralnym Rejestrze Umów?
Lipiec 2026 roku to miesiąc prawdziwej rewolucji w zamówieniach publicznych. Prócz CRU JSFP wchodzą także w życie przepisy dotyczące certyfikacji wykonawców. Już za kilkanaście tygodni objętość dokumentów ofertowych może się znacząco zmniejszyć. Nierzadko kilkadziesiąt stron zaświadczeń i formularzy zastąpi jeden certyfikat.
Jeśli chcesz z wyprzedzeniem poznać reguły:
- wydawania certyfikatów braku podstaw wykluczenia i potwierdzania warunków udziału krok po kroku,
- posługiwania się nim w przetargu a także
- oceny i aktualizacji certyfikatów,
zapraszamy na praktyczne szkolenie >> NOWY SYSTEM CERTYFIKACJI WYKONAWCÓW 2026
Nasz ekspert Mariusz Ciosek – dyrektor Departamentu Kontroli UZP wyjaśni, jak w praktyce wdrażać nowe rozwiązania w codziennej pracy. Po każdym panelu przewidzieliśmy sesję Q&A – będziesz mógł rozwiać wszystkie swoje wątpliwości dotyczące nowych regulacji.
Szkolenie odbędzie się 25 maja w godz. 10−14 w wygodne formule ONLINE.
Czy ustawa wprowadzająca CRU organizuje proces techniczny publikowania danych w rejestrze?
Przepisy nie wymagają, aby wpisy do Centralnego Rejestru Umów JSFP organizowała osoba zajmująca się zamówieniami publicznymi. Z aktualnych regulacji i materiałów Ministerstwa Finansów wynika, że:
- formalna odpowiedzialność za udostępnianie informacji o umowach spoczywa na kierowniku jednostki, natomiast
- wprowadzanie danych do systemu mogą wykonywać zalogowani użytkownicy działający w imieniu kierownika.
W praktyce oznacza to, że dyrekcja może wyznaczyć do tych czynności inną osobę lub komórkę organizacyjną.
Pytania i odpowiedzi Ministerstwa Finansów o CRU JSFP w praktyce
Powyższe wprost potwierdza Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania dotyczące CRU JSFP. Resort wskazuje, że wprowadzanie i edycja danych w systemie będą możliwe tylko dla zalogowanych użytkowników, którzy realizują czynności w imieniu kierownika jednostki.
Jednocześnie kierownicy JSFP mają swobodę organizacji procesu udostępniania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów. To bardzo ważne, bo oznacza, że ustawodawca nie przypisał tego obowiązku z góry działom zamówień publicznych.
Odpowiedzialność formalna a obowiązki operacyjne
Trzeba zatem rozróżnić dwie kwestie:
1. Po pierwsze – odpowiedzialność formalna.
Po stronie przepisów obowiązek wykonuje kierownik jednostki. Wynika to z regulacji dotyczących CRU JSFP oraz z informacji publikowanych przez Ministerstwo Finansów. W ustawie wskazano również, że kierownik jednostki jest administratorem danych w systemie w zakresie informacji o umowach zamieszczonych przez tę jednostkę.
2. Po drugie – wykonywanie czynności operacyjnych.
To już kwestia organizacji wewnętrznej danej jednostki. Przepisy nie nakazują, aby dane wpisywał pracownik zajmujący się zamówieniami publicznymi. Może to robić inna osoba, np. pracownik administracji, księgowości czy działu prawnego, sekretariat, osoba wyznaczona specjalnie do obsługi rejestru, a nawet kilka osób, jeśli kierownik tak zorganizuje proces.
Centralny Rejestr Umów obejmie także umowy niebędące zamówieniami publicznymi
W praktyce CRU JSFP nie dotyczy wyłącznie „klasycznych” zamówień prowadzonych przez dział zamówień publicznych, lecz generalnie umów zawieranych przez jednostkę, które mieszczą się w ustawowym zakresie rejestru.
Ministerstwo Finansów podkreśla przy tym, że obowiązek udostępniania informacji o umowach nie jest ograniczony progiem wartości – decydują przesłanki ustawowe, a nie to, czy dana umowa była prowadzona w formalnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
To oznacza, że informacje potrzebne do CRU mogą znajdować się w różnych miejscach jednostki: w księgowości, kadrach, administracji, pionie technicznym, sekretariacie czy dziale prawnym. Z tego względu obciążenie wyłącznie pracownika ds. zamówień publicznych wszystkimi obowiązkami związanymi z rejestrem często nie będzie ani konieczne, ani organizacyjnie uzasadnione.
Rekomendowane działania
Podsumowując: przepisy nie nakazują powierzenia prowadzenia CRU pracownikowi ds. zamówień publicznych. Formalnie za wprowadzanie danych do rejestru zgodnie z ustawą odpowiada kierownik jednostki i to kierownik ma swobodę organizacji procesu wewnątrz instytucji. Z uwagi na zakres danych i dużą liczbę umów bardziej racjonalne może być powierzenie obsługi rejestru kilku komórkom organizacyjnym bądź jednej osobie koordynującej, która zbiera dane z różnych działów.
Będzie to szczególnie uzasadnione wtedy, gdy osoba zajmująca się zamówieniami publicznymi wykonuje równolegle także inne obowiązki, np. administracyjne, i nie ma realnych możliwości przejęcia kolejnego dużego obszaru zadań, jakim jest wprowadzanie danych do CRU.
Checklista – organizacja procesu wprowadzania danych do CRU JSFP
Najbardziej praktyczne wydaje się wprowadzenie w jednostce wewnętrznej procedury lub zarządzenia kierownika, które określą:
- kto odpowiada za rejestrację umów w CRU JSFP,
- kto przekazuje dane do wpisu,
- w jakim terminie po zawarciu umowy dane mają trafić do osoby wpisującej,
- kto weryfikuje poprawność informacji,
- kto odpowiada za aktualizację danych o zmianie lub zakończeniu umowy.
Takie rozwiązanie porządkuje odpowiedzialność i pozwala uniknąć sytuacji, w której cały obowiązek „spada” na jednego pracownika tylko dlatego, że zajmuje się zamówieniami publicznymi.
Powiązane treści
