Raport z realizacji zamówienia – wskazówki UZP dotyczące sporządzania dokumentu
W przypadku części realizowanych zamówień zamawiający mają obowiązek po zakończeniu wykonywania umowy sporządzić raport z realizacji zamówienia. Jest to dokument, który w założeniu ma w przyszłości pomóc zamawiającemu uniknąć trudności przy wykonywaniu podobnego zamówienia publicznego. Urząd Zamówień Publicznych opracował materiał, w którym streszcza najważniejsze informacje związane z przygotowaniem raportu.
Wprowadzenie obowiązku sporządzania raportu ma na celu realizację zasady efektywności w praktyce. Zasada efektywności oznacza, że zamawiający ma za zadanie uzyskać możliwie najwyższą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach posiadanych przez siebie środków finansowych.
Zamówienie powinno także przynieść najlepsze efekty zamówienia w stosunku do poniesionych nakładów, w tym efekty społeczne, środowiskowe oraz gospodarcze, jeżeli są one możliwe do osiągnięcia z uwagi na przedmiot danego zamówienia. Z tego względu szczególnie ważne stało się także odpowiednie zarządzanie wykonaniem umowy w sprawie zamówienia.
Raport z realizacji zamówienia ma służyć zwiększeniu efektywności wydatkowania środków publicznych (art. 446 ustawy Pzp).
Kto ma obowiązek sporządzać raport z realizacji zamówienia publicznego?
Do sporządzenia raportu są zobowiązani zamawiający udzielający:
- zamówień klasycznych,
- zamówień sektorowych.
Obowiązek nie dotyczy:
- zamawiających udzielających zamówień z dziedzin obronności i bezpieczeństwa oraz
- umowy ramowej.
Raportu nie trzeba publikować ani przekazywać do innych instytucji np. do Urzędu Zamówień Publicznych. Jest to dokument na wewnętrzne potrzeby zamawiającego.
Kiedy trzeba sporządzić raport z realizacji zamówienia? 4 problematyczne sytuacje
Opracowanie raportu z realizacji zamówienia łączy się z wystąpieniem sytuacji niepożądanych podczas wykonywania umowy. UZP podsuwa 4 pytania, na które powinien odpowiedzieć zamawiający, analizując wystąpienie obowiązku raportowania. Odpowiedź twierdząca na co najmniej jedno z nich zobowiązuje do sporządzenia raportu. Wymieniamy je poniżej wraz z krótkim komentarzem:
1. Czy na realizację zamówienia była wydatkowana kwota wyższa o co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej?
Należy tutaj porównać kwotę wydatkowaną na realizację zamówienia z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą oferty albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie była podana cena jednostkowa lub ceny jednostkowe.
Ustawa Pzp nie odnosi się zatem do wynagrodzenia wykonawcy, ale ogólnie do zwiększenia wydatków zamawiającego związanych z realizacją umowy.
Obowiązek sporządzenia raportu istnieje bez względu na to, czy podwyższenie o 10% wartości środków wydatkowanych na realizację zamówienia w stosunku do kwoty wskazanej w umowie było rezultatem zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego, w tym m.in. podwyższenia wynagrodzenia wykonawcy w związku z waloryzacją wynagrodzenia, czy innych okoliczności.
2. Czy na wykonawcę nałożono kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej?
Wystarczy tutaj sytuacja, w której zamawiający złoży wykonawcy oświadczenie o naliczeniu kary umownej, czyli poinformuje go o tym i wezwie do zapłaty. Naliczenie kary nie oznacza automatycznie nienależytej realizacji umowy.
3. Czy wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:
- 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro,
- 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro?
Opóźnienie może dotyczyć zarówno ostatecznego jak i pośrednich terminów realizacji umowy wynikających z harmonogramu. Nie ma przy tym znaczenia fakt zawinienia bądź braku winy wykonawcy w opóźnieniu.
Opóźnieniem w realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego nie jest przedłużenie terminu na skutek zmiany umowy, jeśli nastąpiło ono przed upływem pierwotnego terminu, zgodnie z ustalonymi w umowie warunkami dokonywania zmian.
4. Czy zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części?
Nie ma tu znaczenia przyczyna odstąpienia oraz jego zakres a także wina bądź brak winy wykonawcy/zamawiającego. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron nie stanowi okoliczności, która zobowiązuje do sporządzenia raportu.
W jakim terminie trzeba sporządzić raport?
Zamawiający ma jeden miesiąc na sporządzenie raportu z realizacji zamówienia, licząc od dnia:
- sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo
- rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.
Wykonanie umowy to realizacja przez wykonawcę umówionego przedmiotu świadczenia głównego. Wykonanie umowy nie obejmuje okresu gwarancji ani rękojmi.
Opracowanie:
