Które dokumenty w postępowaniu musi podpisać kierownik zamawiającego?
Czy kierownik zamawiającego powinien podpisywać całą dokumentację przetargową – od SWZ, przez wezwania, po informacje o wyborze oferty? Przepisy ustawy Pzp wskazują jednoznacznie: jedynym dokumentem wymagającym podpisu kierownika (lub upoważnionego pracownika) jest protokół postępowania. Pozostałe pisma mogą być zatwierdzane zgodnie z wewnętrznymi procedurami zamawiającego, np. instrukcją kancelaryjną, a brak podpisu nie stanowi naruszenia ustawy.
Przepis § 3 pkt 23 rozporządzenia w sprawie protokołu stanowi, że protokół postępowania zawiera informacje dotyczące:
- kierownika zamawiającego zatwierdzającego protokół postępowania albo
- pracownika zamawiającego upoważnionego przez kierownika zamawiającego do zatwierdzenia protokołu postępowania.
Wzór protokołu będący załącznikiem do rozporządzenie wskazuje, że zatwierdzenie protokołu następuje poprzez złożenie podpisu przez kierownika zamawiającego (lub pracownika działającego w jego imieniu).
Przepisy ustawy Pzp nie wymagają, aby dokumenty przygotowane bądź przekazywane przez zamawiającego były podpisane. Skoro zatem brak w ustawie Pzp przepisu nakazującego kierownikowi (pracownikowi) zamawiającego podpisywanie jakichkolwiek dokumentów, to brak takiego podpisu nie może stanowić o naruszeniu tej ustawy.
W praktyce dokumenty takie jak SWZ, wezwanie do złożenia/uzupełnienia dokumentów lub informacja o wyborze/odrzuceniu oferty, czy też informacja o unieważnieniu postępowania są podpisywane przez uprawnione osoby. Wynika to z faktu, że oprócz przepisów ustawy Pzp zamawiający są też zobowiązani przestrzegać wewnętrznych uregulowań (np. instrukcji kancelaryjnych) dotyczących obiegu korespondencji.
Powiązane treści
