Czy gmina powinna łącznie szacować zakupy placówek oświatowych?
Przy ustalaniu wartości zamówienia gmina nie zawsze musi sumować zakupy urzędu, szkół, przedszkoli i żłobków. Kluczowe znaczenie ma samodzielność finansowa placówek oświatowych oraz to, czy samodzielnie udzielają zamówień związanych z własną działalnością. Sprawdź, kiedy zakupy jednostek należy szacować łącznie, a kiedy każda placówka może ustalać wartość zamówienia odrębnie.
Case study: trudności w precyzyjnym oszacowaniu potrzeb szkół i przedszkoli
Czy przygotowując postępowanie, gmina powinna szacować łącznie własne zamówienia z tymi udzielanymi dla jednostek podległych typu szkoła, przedszkole, żłobek? Przykładowo artykuły biurowe dla gminy to koszt 29.424,00 zł netto i zamówienie nie podlega ustawie Pzp. Ciężko jest oszacować łącznie wszystkie tego rodzaju zamówienia jednostek podległych, z tego względu, że np. szkoły zamawiają poszczególne artykuły według potrzeb w różnych porach roku w zależności od prowadzonych działań i zajęć. Jak powinno to prawidłowo przebiegać?
Warunek samodzielności finansowej
Zgodnie z art. 33 ust. 2 ustawy Pzp, jeżeli szkoły, przedszkola i żłobki:
- posiadają samodzielność finansową oraz
- samodzielnie udzielają zamówień związanych z własną działalnością,
mogą ustalać wartość zamówień odrębnie od urzędu gminy. W takim przypadku nie ma obowiązku sumowania wartości zakupów artykułów biurowych realizowanych przez gminę i poszczególne jednostki organizacyjne.
Zamawiający o złożonej rozbudowanej strukturze a zasady udzielania zamówień
Gdy zamawiający składa się z kilku jednostek organizacyjnych, całkowita wartość zamówienia powinna być, co do zasady, ustalana dla wszystkich jednostek organizacyjnych łącznie.
Jednocześnie ustawodawca przewidział wyjątek, zgodnie z którym jeżeli wyodrębniona jednostka organizacyjna posiadająca samodzielność finansową udziela zamówienia związanego z własną działalnością, wartość tego zamówienia ustala się odrębnie od wartości zamówień udzielanych przez inne jednostki organizacyjne tego samego zamawiającego.
W odniesieniu do gminnych szkół, przedszkoli i żłobków należy zatem każdorazowo ocenić, czy jednostki te posiadają samodzielność finansową oraz czy samodzielnie realizują zamówienia na potrzeby własnej działalności.
Sam fakt posiadania przez dyrektora upoważnienia do zaciągania zobowiązań nie przesądza jeszcze o sposobie szacowania wartości zamówienia. Jeżeli jednak jednostka dysponuje własnym planem finansowym i samodzielnie dokonuje zakupów związanych z prowadzoną działalnością, może ustalać wartość zamówień odrębnie od gminy oraz pozostałych jednostek organizacyjnych.
Konkretne wskazówki dla zamawiającego
W przedstawionym przypadku, gdy wartość zakupu artykułów biurowych dla gminy wynosi 29.424,00 zł netto, a szkoły, przedszkola i żłobki dokonują zakupów samodzielnie, zgodnie z własnymi potrzebami pojawiającymi się w różnych terminach roku budżetowego, brak jest podstaw do automatycznego sumowania wartości zakupów wszystkich jednostek wyłącznie z uwagi na fakt, że należą one do tej samej gminy.
Każda jednostka powinna oszacować wartość zamówienia na podstawie własnego przewidywanego rocznego zapotrzebowania. Jednocześnie należy pamiętać o zakazie dzielenia zamówienia w celu uniknięcia stosowania określonych procedur zakupowych.
Powiązane treści
