WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Prawidłowe ustalenie wartości zamówienia pełni dwie kluczowe funkcje:

• funkcja proceduralna – wartość zamówienia przesądza o wyborze właściwej procedury udzielenia zamówienia: czy postępowanie ma być prowadzone w reżimie krajowym (próg podstawowy: 170 000 zł dla zamówień klasycznych) czy unijnym, jakie tryby udzielenia zamówienia są dostępne, jakie terminy obowiązują oraz gdzie należy opublikować ogłoszenie. Wadliwe ustalenie wartości może prowadzić do konieczności unieważnienia postępowania;
• funkcja weryfikacyjna – szacowanie wartości pozwala zamawiającemu ocenić realność wyceny planowanego zamówienia i podjąć decyzję o wszczęciu postępowania lub jego zaniechaniu (np. gdy wartość przekracza dostępne środki finansowe).

Zasady ustalania wartości szacunkowej zamówienia określają przepisy art. 28–36 ustawy Pzp, zamieszczone w dziale I („Przepisy ogólne"). Mają one zastosowanie do wszystkich rodzajów zamówień uregulowanych w ustawie (klasycznych, sektorowych, z dziedzin obronności i bezpieczeństwa) oraz do szczególnych instrumentów i procedur w zakresie zamówień klasycznych (dział IV ustawy Pzp).

Ustawa bezwzględnie zakazuje zamawiającemu:

1)       zaniżania wartości zamówienia lub konkursu,

2)       wybierania sposobu obliczania wartości zamówienia,

3)       dzielenia zamówienia na odrębne zamówienia

− jeżeli celem tych działań jest uniknięcie stosowania przepisów ustawy.

Zakaz ten obejmuje zarówno sytuacje, gdy zamawiający w ogóle nie stosuje przepisów Pzp (bo zaniżona wartość nie osiąga progu 170.000 zł), jak i sytuacje, gdy stosuje reżim łagodniejszy, niż wynikałoby z prawidłowo ustalonej wartości. Sam podział zamówienia na części nie jest zakazany. Dopuszcza się go, jeżeli wynika z obiektywnych przyczyn organizacyjnych, ekonomicznych lub funkcjonalnych. Niedozwolony jest wyłącznie podział sztuczny, który zamawiający przeprowadza tylko w celu obejścia ustawy.

1. Zamówienia udzielane w częściach (art. 30 ustawy Pzp)

Jeżeli zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach (jako odrębne postępowania) albo dopuszcza oferty częściowe, wartością zamówienia jest łączna wartość wszystkich części. Analogiczna zasada dotyczy podobnych dostaw − łącznemu szacowaniu podlegają podobne dostawy, których zamawiający udziela w częściach, nawet w ramach odrębnych postępowań.

Do każdego postępowania na poszczególne części stosuje się procedury właściwe dla łącznej wartości zamówienia. Ustawa przewiduje jednak wyjątek. Do udzielenia zamówienia na daną część zamawiający może stosować przepisy właściwe dla wartości tej części, jeżeli:

• jej wartość jest mniejsza niż równowartość 80.000 euro (dostawy lub usługi) lub 1.000.000 euro (roboty budowlane),
• łączna wartość objętych tym wyjątkiem części nie przekracza 20% wartości zamówienia.

2. Zamówienia podobne, opcje i wznowienia (art. 31 ustawy Pzp)

Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień podobnych (polegających na powtórzeniu zbliżonych usług lub robót budowlanych) na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 Pzp, ich wartość uwzględnia się w wartości zamówienia podstawowego. Tym samym wartość zamówienia określa się łącznie z wartością planowanych zamówień z wolnej ręki, a nie wyłącznie na podstawie wartości zamówienia podstawowego.

Przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się ponadto największy możliwy zakres opcji i wznowień. Opcja to uprawnienie zamawiającego do rozszerzenia lub zmniejszenia zakresu zamówienia; wznowienie − ponowne wykonanie tych samych dostaw lub usług przewidzianych w umowie pierwotnej. Obydwa mechanizmy podlegają doliczeniu do wartości zamówienia.

3. Partnerstwo innowacyjne

W przypadku partnerstwa innowacyjnego wartością zamówienia jest maksymalna wartość wszystkich działań badawczo-rozwojowych zaplanowanych w ramach każdego etapu partnerstwa oraz wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych, które mają być opracowane i zamówione na jego zakończenie.

4. Umowy ramowe, dynamiczny system zakupów i katalogi elektroniczne (art. 32–33 ustawy Pzp)

Dla umowy ramowej wartość zamówienia stanowi maksymalna łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić przez cały czas obowiązywania umowy ramowej.

Analogicznie ustala się wartość dla dynamicznego systemu zakupów − uwzględnia się łączną szacunkową wartość zamówień planowanych do udzielenia w ramach systemu w całym okresie jego trwania.

W przypadku konkursu wartość stanowi suma wartości nagród i kosztów zwrotu przewidzianych dla uczestników (art. 32 ust. 3 ustawy Pzp). Jeżeli nagrodą w konkursie jest zaproszenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wartością konkursu jest wartość tego zamówienia powiększona o wartość ewentualnych nagród dodatkowych i zwrotów kosztów (art. 32 ust. 4 ustawy Pzp).

4. Samodzielność finansowa wyodrębnionych jednostek organizacyjnych (art. 33 ustawy Pzp)

Artykuł 33 ustawy Pzp wprowadza ważny wyjątek od zasady ustalania wartości zamówienia dla całości działalności zamawiającego. Jeżeli:

• wyodrębniona jednostka organizacyjna zamawiającego posiada samodzielność finansową i
• udziela zamówienia związanego z jej własną działalnością,

wartość tego zamówienia ustala się odrębnie od wartości zamówień udzielanych przez inne jednostki organizacyjne zamawiającego posiadające samodzielność finansową.

Wyjątek ten ma praktyczne znaczenie w przypadku złożonych podmiotów publicznych, takich jak jednostki samorządu terytorialnego posiadające wyodrębnione jednostki budżetowe.

4. Roboty budowlane (art. 34 ustawy Pzp)

Wartość zamówienia na wykonanie robót budowlanych ustala się na podstawie:

• kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót w przypadku wykonania robót budowlanych, albo
• planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (PFU) – w przypadku zaprojektowania i wykonania robót budowlanych.

5. Dostawy i usługi powtarzające się lub podlegające wznowieniu (art. 35 ustawy Pzp)

Dla zamówień na dostawy lub usługi o charakterze powtarzającym się lub podlegającym wznowieniu zamawiający może wybrać jedną z dwóch metod ustalenia wartości:

1. Metoda historyczna — rzeczywista łączna wartość zamówień tego samego rodzaju udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym/obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości, które mogły nastąpić w ciągu 12 miesięcy od udzielenia pierwszego zamówienia.
2. Metoda prospektywna — łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

Wybór metody należy do zamawiającego, jednak nie może on być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.

Szczególne reguły obliczania wartości przewidziano dla:

• Dostaw na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu:
  • na czas nieoznaczony lub niemożliwy do oznaczenia − wartość miesięczna × 48;
  • na czas oznaczony do 12 miesięcy − wartość z uwzględnieniem okresu wykonywania;
  • na czas oznaczony powyżej 12 miesięcy − wartość z uwzględnieniem okresu wykonywania oraz wartości końcowej przedmiotu umowy.
• Usług, których łączna cena nie może być określona:
  • dla zamówień na okres oznaczony nie dłuższy niż 48 miesięcy − całkowita wartość zamówienia przez cały okres jego realizacji;
  • dla zamówień na czas nieoznaczony lub dłuższy niż 48 miesięcy − wartość miesięczna × 48.
• Usług specyficznych:
  • bankowe i finansowe − opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia;
  • ubezpieczeniowe − należna składka oraz inne rodzaje wynagrodzenia;
  • projektowania − wynagrodzenie, opłaty, prowizje i inne podobne świadczenia.

Ustawa określa, jak aktualna musi być szacunkowa wartość zamówienia w chwili wszczęcia postępowania. Zamawiający powinien ustalić wartość zamówienia:

• nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania − jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi,
• nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania − jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane szacowanie (np. wzrost cen materiałów, zmiana zakresu zamówienia), zamawiający zobowiązany jest zaktualizować wartość zamówienia przed wszczęciem postępowania. Wymóg ten służy urealnieniu szacunku i zapewnieniu adekwatności wybranej procedury do rzeczywistej wartości planowanego zamówienia.

Ustawodawca wymaga, aby wartość zamówienia była ustalona z należytą starannością (art. 28 Pzp). Pojęcie to nawiązuje do art. 355 § 1 Kodeksu cywilnego, który nakazuje dłużnikowi zachowanie staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju, z uwzględnieniem zawodowego charakteru działalności.

Oznacza to, że zamawiający powinien podjąć wszelkie rozsądne działania w celu rzetelnego oszacowania przedmiotu zamówienia, korzystając w szczególności z dostępnych cen rynkowych, rozeznania rynku, analizy kosztorysów lub danych historycznych.

Zobacz też:

KOSZTORYS INWESTORSKI, OPCJA, PARTNERSTWO INNOWACYJNE, PODZIAŁ ZAMÓWIENIA NA CZĘŚCI, PROGRAM FUNKCJONALNO-UŻYTKOWY, SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA, TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ, UMOWA RAMOWA, WZNOWIENIE ZAMÓWIENIA, ZAMÓWIENIA PODOBNE